회사 서류 만들기 4단계 – 매출장,매입장

물건의 납품이 끝나고 세금계산서가 발급되면 그 내용을 매입장과 매출장에 정리를 해 놓습니다.
돈을 받아야 할 곳을 정리한 장부가 매출장이고
돈을 주어야 할 곳을 정리한 장부가 매입장입니다.
그래서 회사를 운영한 일의 최종결과가 보여지는 곳이 매입장, 매출장이라고 하여도 과언이 아닙니다.
이 두 장부만 보면 그 회사의 모든 실적이 다 적혀 있습니다.
회사 서류 만들기 4단계 – 매출장,매입장 에선 회사의 최종 실적을 보이는
이 두 가지 장부에 대해 이야기 해 보겠습니다.

 1. 거래처 장부

물건을 판매하여 거래명세서가 발생이 되면
회사는 그것을 거래처별로 장부를 만들어 기록해 둡니다. 그것이 거래처 장부입니다.

물론 거래처는 판매처에도 생기고 구매처에도 생깁니다.
첨부 엑셀파일의 매출장을 참조하시면 “판매1, 판매2”라고 적혀 있고
매입장에선 “구매1, 구매2”라고 적혀 있습니다.

이 모든 판매와 구매처가 다 거래처 장부 입니다.

일단 이 판매처 장부 먼저 이야기 합니다.

 1-1. 판매처 장부

오다를 받아 납품을 하면 거래명세서 (외국이라면 인보이스 Invoice) 가 만들어 집니다.
이 서류가 만들어 지면 제일 먼저 각 거래처 장부에 거래명세서 내용을 적습니다.

내가 만든 판매 거래명세서를 적은 거래처 장부는 “매출처 장부” 혹은 “판매처 장부” 가 될것이고
물건을 사고 구매처에서 받은 거래명세는 “매입처 장부” 혹은 “구매처 장부”가 될 겁니다.
기록하는 방법은 아래 그림과 같습니다.

거래명세서 (외국이면 인보이스 Invoice) 를 적으면 아무색도 아닌 무색으로 적힙니다.

외국은 이대로 금액이 확정이지만,
국내 거래처라면 “세금계산서” 발급이라는 단계를 하나더 거쳐야 합니다.
“세금계산서” 발급 했냐 아니냐가 나라에 신고와 세금과 직결되므로 세금계산서의 관리도 매우 중요합니다.
해서 거래명세서 상태인지 세금계산서 발급 생태인지 구별하기 위해
거래명세서인 “거명”은 무색으로
세금계산서 발급이 되면 “세금”으로 초록색으로 변하게 하였습니다.

색의 변환을 하여두면 구별이 확실하여 장부 읽기가 편하기 때문입니다.
세금계산서 발급을 한후 “수금”이 되고 완전히 완결이 되면 회색으로 하여 표시를 하였습니다.

이러면 거래처 장부를 한눈에 파악이 되어 편해서 저는 이렇게 처리해 놓습니다.

혹시 다른 색갈의 변환이나 다른 구별 방법이 있다면 원하시는 대로 하시면 됩니다.
제 방식대로 표시한 판매처 거래처 장부는 아래 그림과 같습니다.

다른 내용은 다 보시면 이해가 될것이지만,
마지막 “번호” 와 “참고”가 생소하실 겁니다.

 1-1-1. 세금계산서 누락방지 일련 번호용 “번호”

저는 “세금계산서”도 일일이 일련번호를 주어 관리를 합니다.
혹시 누락되는 걸 방지하려고 그랬습니다.

하지만 지금은 모든 세금계산서를 국세청 인터넷으로 발급하기 때문에
발급했는지의 여부도 이전 발급내용도 한눈에 검색이 됩니다.
그래서 “번호”난에 세금계산서 일련번호 적으며 관리해야할 이유는 많이 없어졌지만,
아직도 습관처럼 기록합니다.
각자 판단해서 없애도 큰 지장 없을거 같습니다.

 1-1-2. 월별 합계로 이용하는 “참고”난

그리고 “참고”난은 참고될 내용을 적는 난인데…
저는 월별로 합계를 주로 적어 놓습니다.
처음에는 다음에 설명할 1-1-3처럼 부기장부식 기록 처럼 적었는데,
하다보니  보기가 힘들어서 그냥 간단히 적고 월별 합계를 참고난에 적어 버렸습니다.

보통 판매처들이 거래명세서를 월별로 합계를 내어 세금계산서를 1달에 1장 발급하는 경우가 많습니다.
그리고 지급도 월별로 끊어서 지급을 많이 합니다.
그래서 월별로 합계는 꼭 필요해서 이렇게 적어 놓습니다.
여러분도 이렇게 합계를 적든지 다른 참고 사항을 적든지 하여, 자신이 필요한 사항을 적어 놓으시면 됩니다.

 1-1-3. 부기기록식 거래처 장부

혹시 경리 부기를 배우신 분들도 있으실 겁니다.
이 분들은 이전 경리부기식 기록법의 장부가 더 익숙 하실수 있습니다.
그래서 첨부 엑셀파일 “매출장” 에는 부기 기록식 엑셀 파일도 첨부해 놓았습니다.
적힌 내용은 판매처1의 내용과 똑 같습니다.

저도 처음엔 이렇게 기록했지만,
파일의 길이도 길어지고 일일이 수식도 지정해야 하고 해서 귀찮고, 한눈에 들어오지 않아
지금은 처음 소개했던 단순 기록 방식으로 사용합니다.
만일 이 방식이 편하시면 부기식 장부로 거래처 관리 하시면 됩니다.

 1-1-4. 외국 거래처 장부

만일 외국거래처가 있다면 매출장은 원화 매출장과 $가 적히는 매출장 2종류가 생깁니다.

원화 매출장과 내용은 같지만
세금계산서라는 처리가 필요 없고, 숫자가 소수점 2자리 가 다르다는 겁니다.
그리고 좀더 상세히 처리하기 위해서 환율을 항목을 더 넣어 두기도 합니다.

필요에 의해서 다르게 만드시면 됩니다.
샘플 엑셀 파일 마지막 “판매 외국” 이라고 하여 샘플을 넣어 두었습니다.

 2. 회사 서류 만들기 4단계 – 매출장,매입장

각 판매처의 거래처 매출 판매처 장부가 완성되었으면 이것을 모으는 매출장을 만들어 보겠습니다.

매출장은 간단히 말해서 각 판매처 장부의 현재 상황을 모아 놓은 집계표입니다.
보통 분기별, 월말 년말 마감시 내 실적이 궁금하여 계산기를 두드려서 만드는 분석표 입니다.
하지만 사장님은 실시간으로 회사의 실적을 보고 싶으실 겁니다. 그래서 이 장부가 필요합니다.

첨부 샘플 파일 매출장의 제일 처음 파일이 “매출장대장” 입니다.
이 “매출장대장”이 각 거래처 대장의 합계를 모아서 집계를 한눈에 보게 해주는 파일 입니다.

이제 이 매출장대장에 각 거래처 장부를 잇는 계산식만 만들면
사장님이 원하시는 실시간 집계표가 만들어 지는 것 입니다.

 2-1. 매출장대장의 계산식 넣기

우선 매출장 대장의 처음 판매처1의 매출금인 E7 의 계산식을 보겠습니다.
E7을 찍으면 위에 계산식이 보입니다.

계산식엔 “=판매1!G15”라고 적혀 있습니다.

이젠 이 계산식만 보아도 내용이 읽혀 질것이라 생각됩니다.
지정한 제일 앞의 “판매1” 은 다른 파일 이름을 이야기 하고
가운데 “!” 표시는 파일 이름과 셀을 구별하는 구분표 입니다.
“G15” 는 파일의 셀 주소 입니다.

이 해석대로라면 매출장대장 E7은 판매1파일의 G15셀이란 소리입니다.

그럼 맞는지 “판매1”  파일을 열어 G15를 찾아 봅니다.

정확히 우리가 원하는 판매1장부의 판매합계인 G15가 맞습니다.

이제 같은 요령으로 하면 매출장 대장의 모든 칸을 원하는 파일의 원하는 셀을 불러올 수가 있습니다.
내가 불러올 셀이 단순히 숫자를 친 것이든 계산된 계산식이든 상관없이 현재 보이는 결과치를 불러 옵니다.

 2-2. 다른 폴더 파일의 내용 불러오기

하기 셀 계산식을 보시고 어디서 어떤 것을 불러 왔는지 한번 생각해 보겠습니다.

“=’D:\11-인터넷판매\휘둘림방지와이어\[휘둘림방지 판매현황.xlsx]최종집계’!$I$14”

처음 부분에 매우 익숙한 모양이 보입니다.
“\” 이 모양은 문서 검색하실 때 많이 보았을 겁니다.
폴더를 지정할 때 다음으로 넘어가는 구분표시로 많이 씁니다.

제일 처음은 제 컴퓨터 “D:” 폴더를 말합니다.

그럼 “=’D:\11-인터넷판매\휘둘림방지와이어\[휘둘림방지 판매현황.xlsx]최종집계’!$I$14” 표시는

제 컴퓨터 D: 폴더의 \ “11-인터넷 판매” 폴더의 \ “휘둘림방지와이어” 폴더에 가면 \ [휘둘림방지판매현황.xlsx] 라는 엑셀 파일이 있고 \ 그 엑셀 파일중에 하나에는 “최종집계”라는 파일이 다시 있고 그중 “I14”의 셀을 가져 왔다는 말입니다. ( $i$ 와 같이 $로 묶어 놓은 것은 회사서류 만들기 3단계 – 견적서 2-1 환율에서 고정 표시라는 것이라고 설명 했습니다. )

이렇게 내 컴퓨터 안의 어디에 있는 어떤 엑셀 파일 내용도 다 가져올수 있습니다.

그리고 지금 이 컴퓨터는 네트워크 연결이 안되어서 보여 드리진 못하지만
회사 사무실의 경우처럼 다른 직원 컴퓨터 엑셀 파일 내용도 가져올수 있고,
클라우드 인터넷 자료의 엑셀 파일도 불러 올수 있습니다.

이걸 잘 응용하시어 여러가지 컴퓨터의 엑셀 파일내용을 실시간 집계를 내어 한눈에 전체 실적을 볼 수가 있습니다.

여러가지 분석이 필요한 곳에 응용하여 사용하시면 됩니다.

 3. 매입장

매입장은 매출장에서 이야기 한걸 그대로 이용하시면 무난히 만들어 지는 장부입니다.
매입 거래처에서 가져다 주는 각 구매처의 거래명세서를 내가 관리 편한 방식으로 적어 놓으시면 됩니다.

다만 매입장엔 어느회사 어느 선박에 팔았는지가 나중에 필요해지니 그 내용을 적어 놓을 필요가 있습니다.
보통 구매처에 발주를 할 때 선명을 적어 달라고 하지만, 아무것도 적지 않고 올 때 가끔있어서 그렇습니다.

판매처와 선명의 정보는 나중에 꼭 필요해지니 적어 놓는 습관을 들이는 것이 좋습니다.
특히 블로그 후반부 데이터 베이스 프로그램 만들어 놓으면 매우 잘 써먹을 수 있는 정보입니다.

 3-1. 매입장 대장

매입장 대장에서는 제일 중요한 것은 현재 줄돈이 얼마인지 집계를 내는 것 입니다.
각 구매처 별로 구매처 장부를 만들었으면 매입장 대장을 만들어
각 구매처 대장의 미지급금 합계만 대장에 모으면 됩니다.

단순 합계를 모아 놓은 “매입장대장” 도 있지만,
“매입장대장2”와 같이 월별로 집계를 따로 모아서 집계를 내기도 합니다.
매입장대장2의 경우는 지급 자금계획을 세울 때 많이 사용하는 방식입니다.

물론 매출장대장도 이렇게 월별 집계로 보이게 만들 수도 있습니다.

이상으로 매입, 매출의 거래처 장부와 그걸 모아 놓은 매입 매출 대장까지 다 이야기 했습니다.

하지만 모든 거래명세서를 대장에 기록하는 것도
대장에 각 거래처 장부의 집계 항목을 지정하는 것도 매우 귀찮고 번거로운 일입니다.
또한 약간 이라도 실수하면 엉뚱한 내용을 불러오는 수도 생깁니다.

그리고 만일 어떤 제품을 언제 어디서 사서 어느 회사로 납품했는지를 검색하는 일은
선용품 업무에서 매우 중요합니다. (물론 일반회사에서도 중요합니다.)

하지만 이렇게 수 많은 엑셀 파일로 나누어져 있다면 검색에 상당히 많은 시간이 필요해 집니다.
물론 요새는 컴퓨터 검색기능이 워낙 강력한 프로그램도 있어서 파일, 폴더를 다 검색도 해주지만,
아직 파일의 내용까지 다 검색해 주지는 않습니다.
그래서 더욱 데이터베이스 견적서 프로그램이 필요해 집니다.

이 데이터 프로그램은 후반부에서 다시 설명하겠습니다.

이제 선용품 회사의 보조 엑셀 파일인 현금 출납부와 재고장에 대해서 이야기 합니다.