회사 서류 만들기 5단계 – 재고장,현금출납부

주요 서류는 4단계로 끝이 나고 5단계는 보조장부 중 효용성이 큰 재고장과 현금출납부에 대해 이야기 합니다.

현금이 들어오고 나가고를 적은 현금출납부는 일종의 가계부로서 회사의 가계부라고 생각하시면 됩니다.
이 장부는 회사의 세금을 결정하는데 필요한 경비를 뽑아내는 데 꼭 필요한 장부 입니다. 그래서 잘 기록해서 분기별로 회계사무소에 영수증과 함께 가져다 줘야 합니다. 또한 모든 경비를 적어 두는 습관은 절약을 위해서라도 꼭 필요합니다.

또 재고의 관리를 하려면 재고장이 필요합니다. 재고를 두지 않으면 필요 없는 장부이지만, 회사 운영하다 보면 재고 관리는 항상 생길 수 있으니 알아두시는 것이 좋습니다.

회사 서류 만들기 5단계 – 재고장, 현금출납부 에선 이 두 가지 장부에 대해 이야기합니다.

 1. 현금출납부

현금출납부는 매일 매일 현금이 들어오고 나가고 와, 은행 통장의 입출금 내역을 정리한 문서입니다.
각 가정의 가계부와 같은 회사용 가계부 입니다.
각 내용별로 영수증을 첨부해서 정리해야 합니다.

가정의 가계부와 다른점은
가정의 가계부는 참고용이지만, 현금 출납부는 법정 서류인 점이 다릅니다.

현금출납부의 모든 내용과 영수증은 분기별 정리되어 회계사무소로 전달되고 이중 일부는 경비 처리가 됩니다.
즉 이 증빙으로 1년에 한번 내는 세금의 금액이 달라집니다.
여기서 세금이라고 하면 주식회사인 법인이라면 “법인세”를 말하고 개인이라면 “종합소득세” 입니다.

간단히 말해서 “[총 매출금] – [경비] = [회사 이득금]” 이 되고
이 이득금 합계의 15~35% 정도가 “법인세 혹은 종합소득세” 가 됩니다.

물건사오는 매입금 외의 급여나 보나스부터 사무실임대료, 자동차 기름값까지 이 모든 돈이 다 “경비”입니다.

물론 모아놓은 모든 영수증이 다 경비로 처리되는 건 아니고,
일차로 회계사무소가 걸러서 신고를 하고 최종 세무서의 심사들 받게 됩니다.

경비처리가 많이 되면 세금을 적게 낼수 있으니,
사용한 모든 비용은 다 영수증을 받아 꼼꼼히 모아서 회계사무소로 보내야 합니다.
모든 증빙 영수증을 다 모아서 보내도 경비처리가 다 안되는 판에
누락되어 경비처리가 못받는다면 매우 안타까울 겁니다.

남들은 법을 어기며 절세하는 판에, 누락되어 세금 감면 못받는다면 억을 하지요.

 1-1. 입출금, 일시

현금 출납부의 기록은 워낙 간단하여 그냥 가계부 적듯 기록하면 됩니다.

제일 처음 “입출금” 항목은 말그대로 돈이 들어오는 “입금” 돈이 나가는 “출금” 정하는 곳 입니다.
나중에 입금만 모아서 보거나 출금만 모아서 보기위해 구별한 곳입니다. 

입금과 출금이 나누어 져 금액이 적히니 필요 없을 수도 있지만, 이전 설명한 회사 서류 만들기 1단계
4-3-2 고급필터 사용법 을 이용해서 필요한 내용 뽑아 볼 때 필요해서 집어 넣은 항목입니다.

그 다음 일시는 말 그대로 돈이 움직인 날자를 표현합니다.
이전 설명한 단축키 “Ctrl + 콜론(;)” 키를 누르면 오늘 날짜가 자동으로 들어옵니다.

 1-2. 계정과목

첨부 샘플 엑셀파일 현금출납부 2번째 파일이 “계정과목”입니다.
이 계정과목이 가정의 가계부와 구별되는 가장 큰 내용입니다.

계정과목은 경리 부기에서 사용하는 말인데, 돈이 왜 나가고 들어왔는지를 구분하는 경리 용어 입니다.
이 계정과목은 무조건 찾아서 적어 넣으셔야 합니다.
왜냐하면 계정과목에 따라 세무서에 신고가 되어 경비가 정해지고 세금이 정해지기 때문입니다. 

그래서 돈이 들어오고 나가면 계정과목에서 찾아서 같이 기록해야 나중에 정리하기 편합니다.
그리고 이렇게 구별하는 것은 법으로 정해진 경리 부기입니다.
필히 잘 읽어보고 외우고 사용해야 하는 이유입니다.

계정과목을 찾는 방법은 첨부파일의 계정과목 파일을 열고,
아무곳에서나 “Ctrl + F  문서찾기“ 하셔서 내용을 찾고
그 계정과목을 적으시면 됩니다.

한 예로 아침에 까페에서 사먹은 “커피”를 찾아 볼까요?
제일 첫칸에서 “Ctrl + F  찾기“ 후 “커피”라고 치니
일반관리비 / 복리후생비가 찾아 집니다.
즉 커피사먹은 돈은 “복리후생비”라고 적어야 한다는 말 입니다.

같은 방법으로 여러가지 생각나는 경비를 찾아보세요.
찾다 보면 일반 상식과 다른 점을 발견하는 경우도 종종 있습니다.

저는 거래처에서 돈 미리 받은 “선수금”이 “유동부채” 로 “부채” 항목에 구별되어 놀랐습니다.
내 주머니에 돈 들어 왔는데, “빚” 인 “부채”라고 해서요.
꼼꼼히 살펴보시면 여러가지 상식하고 다른거 찾아 집니다. (아닌가? 나만 몰랐던건가?)

 1-3. 외화 수금처리

외국에서 $를 받지 않는다면 이 내용은 그냥 한번 훓어 보시면 충분합니다.
하지만 외화통장을 가지고 계시면서 $수금을 하시면, 내용을 한번 검토하시고 넘어가시는 것이 필요할 겁니다.

$로 견적을 내서 오다를 받고 납품후 장부에 적은 금액과,
수금해서 $를 원화로 바꾼후 나온 금액은 여러가지 이유로 달라집니다.
왜냐하면 당장 환율의 차이도 생기고 은행에서 수수료도 생깁니다.
심지어 돈주면서 깍아서 주기도 합니다.

이렇게 금액이 달라지는 모든 이유는 장부에 적을 때 다 다른 계정과목이 사용됩니다.
그래서 계정과목을 잘 찾아서 기록할 필요가 있습니다.

외화 수금시 현금 출납부에 적어서 “경비”로 처리되는데
필요한 항목은 2가지 입니다. (물론 직접 금액을 깍아준 할인은 별도입니다)

하나는 환율의 변동으로 손해 본 “환찬손” 이고
(환율로 본 이득은 세금 더내고 싶지 않은 이상 가능한 숨기는 것이 좋겠지요??)
그 다음은 송금시 생기는 상대방 은행과 한국의 은행에서 발생하는 송금 수수료 입니다.

우선 번저 환율부터 이야기 합니다.

1-3-1. 환율

$로 수금하면 필수로 환율의 변동이 생깁니다.
즉 견적을 낼때의 환율과 수금했을 때의 환율이 같지가 않습니다.

그리고 현금 출납부는 원화로 적습니다. $로 직접 적지는 않습니다.

결국 판매가 완료되어 외화거래명세서인 인보이스(Invoice) 가 생겨서 장부에 적을때와
수금해서 원화로 바꾼후 장부에 적을 때
날자가 다르니 당연히 환율이 달라지고 원화 금액은 무조건 달라 집니다.  

이때 달리진 금액이 + 이면 “환차익”이 되고 손해를 보면 “환차손”이 생깁니다.
참고로 환차익의 계정과목은 “영업외수익” 이며 “환차손”은 “영업외이익”이 됩니다.

문제는 이 환율이 2가지로 간단히 끝나지 않는 다는 겁니다.
실예로 제가 거래하는 기업은행에서 받은 외화 수금 거래 계산서를 봅니다.

당장 이곳에만 2가지 환율이 적혀 있습니다.
문제는 만일 이 계산서 받자마자 원화로 바꾸어도
저기 적힌 대로 외대)송금금액의 적용 환율 @1129.00 적용하여 879,491이 내 통장에 찍히지 않는 다는 점 입니다.
왜냐하면 저는 기업은행이 우대 환율을 적용해 주어서 @1129 보다 5원더해서 @1134을 적용 받았습니다.
그리고 환율은 매 시간 변합니다.
그러니 제가 $를 원화로 바꿀 때 적용하는 환율은 결국 바꾸고 나서야 얼마인지 알수 있습니다.
그래서 저는 $를 바꾸어 원화로 찍힌 통장의 금액을 역산해서 나온 환율로 최종 환율이 얼마로 했다고 확인합니다.

만일 저 은행 발급 계산서도 장부에 적는 다면 저는 장부에 적을 것이 너무 많아 져서 나름대로 간단히 정리합니다.
인보이스 나올 때 $ 금액과 환율로 매출장에만 기록하고 현금출납부는 기록하지 않습니다.
그리고 $는 수금되어 기업은행 외국환 거래 계산서 왔을 때는 현금 출납부 기록하지 않다가,
$를 원화로 바꾸고 최종 환율이 나오면 그때서야 현금 출납부 기록해서 환차익이나 환차손을 한번만 발생 시킵니다.

여러분도 각자의 상황에 맞추어 여러분만의 방식으로 기록하시면 됩니다.

 1-3-2. 송금수수료

외화를 은행에서 보내려면 송금수수료가 생깁니다.
그래서 외국에서 $800.00 짜리 인보이스를 송금했다고 연락 해줘서 알고 있지만,
수금된 외국환 거래 계산서에는 $779.00 라고 적제 적히는 경우가 많습니다.

즉 돈을 보낼 때 송금수수료를 보내는 사람이 물고 송금하면 $가 그대로 저에게 도착하는데,
따로 송금수수료를 주지 않으면 이렇게 적은 금액을 받게 됩니다.
(미국,캐나다에서 오는 돈은 대부분 다 들어오는데, 중국,베트남등은 거의 대부분 적게 들어 옵니다)

즉 $800 – $779 =$21 이 결국 상대방 나라의 은행이 떼어간 수수료가 됩니다.

그리고 이 송금수수료는 우리나라도 생깁니다.
위의 외대)송금수수료 $8.85 (10,000원)이 저의 주거래은행 기업은행이 가져가 수수료 입니다.
(그것도 10,879원중 879원은 깍아 주었다고하네요)

도대체 돈을 받는데 왜 송금수수료를 떼는지 이해는 안갑니다.
차라리 “수금 수수료” 라고 하면 이해가 가겠는데… 힘없는 우리로선 따져봐야 어쩔수 없습니다.

송금수수료는 계정과목에서 찾아보면 “일반관리비/ 지급수수료”입니다.

미리 말했듯이 저는 외국거래명서인 Invoice 와 $ 수금했을 때는 현금출납부에 기록하지 않고
최종 $를 팔아서 원화로 통장에 찍히면 그때서야 기록합니다.

왜냐하면 수금이 되어도 환율이 오를때를 기다렸다가 한꺼번에 $를 파는 경우가 많기 때문입니다.
이렇게 $파는 날 모든 판매와 $수금도 같이 적어 버립니다.
왜냐하면 지급수수료는 은행 외국환 계산서에 적혀서 경비로 인정해 주지만,
환차손이나 환차익은 경비 인정이 잘 안되기 때문입니다.

그래서 매번 기록 하지 않고 마지막 최종만 기록합니다. 경비 인정 해주면 좋고 아니면 말고.
아마 100% 주식회사라면 이것도 인정해 줄지 모르지만, 지금은 개인회사이니 생략했습니다.
여러분도 자신 회사에 따라 참조하시면 됩니다.

 2. 재고장

재고장은 회사에서 보관중인 물품의 재고 관리를 위해 만드는 장부 입니다.

재고장은 재고를 가진 모든 회사가 다 사용하지만 소규모 회사에선 재고장을 100% 잘 사용하는 회사는 드믑니다.
그건 입출고 때마다 일일이 기록하는 것이 매우 귀찮은 일이기 때문입니다.
매년말이나 분기말 재고와 장부를 맞추는 것은 어느 회사나 아부 번잡한 행사입니다.
장부와 재고가 딱딱 맞는 경우는 정말 잘 없습니다.

그래서 맞지 않으면 강제로 책임을 지우거나,
모든 출고는 전표로 처리하고 전표없이 입출고가 안되도록 강제하기도 합니다.
최근에는 바코드로 정리해서 재고 관리를 하기도 하지만,
그래도 딱딱 재고와 장부는 맞아 지지 않습니다.
기록 누락도 있지만, 자연 파손도 있고 분실도 생기기 때문입니다.
이것을 맞추는 것은 모든 회사의 숙제일 겁니다.

각설하고,
재고의 관리 장부에는 보통2가지가 있습니다.
하나는 한가지 품목의 한가지 사이즈 재고 관리인 경우와
다른 것은 여러가지 사이즈를 가진 품의 재고 관리인 경우입니다.

 2-1. 한가지 품목 재고장

가장 간단히 관리하는 방법은 현금 출납부 식으로 기록하여 보관하는 방법입니다.
(첨부 엑셀파일 재고장 제일 마지막 “풍향기 재고장” 참조)

이 장부는 한가지로 독립되는 품목의 재고를 관리하시는데 편리합니다.
내용이 워낙 간단하고 첨부된 계산식도 거의 없습니다.
그냥 하나의 엑셀 파일 입니다.
참조 엑셀 파일에서 품목에 따라 관리 필요가 있는 내용을 추가하거나 빼면 가장 적당한 관리 장부가 만들어 집니다.

 2-2. 여러 사이즈 품목의 재고장

품목은 한가지인데 사이즈가 여러 개인 제품이 있습니다.
작업복인 색갈과 크기별로 구별되는 등의 경우입니다.
이런경우 품목이 하나이므로 같은 파일이나 목록으로 묶어서 관리할 필요가 생깁니다.
첨부 샘플 엑셀 파일에선 휘둘림 방지 와이어의 경우로 예를 들어 이야기 하겠습니다.

휘둘림 방지 와이어의 경우 총 5가지 사이즈의 품목으로 되어 있습니다.
물론 각각의 금액이 다릅니다.
하지만 품목이 한 종류이니 당연히 품목별 합계와 함께 전체 합계를 볼 필요는 항상 생깁니다.
그래서 총 5가지 개별 품목 장부와 전체 합계 장부가 필요합니다.

 2-2-1. 개별 품목 재고장

샘플 엑셀파일 휘둘림 방지 와이어 중 가장 작은 사이즈인 SP-350를 열어보면 머리부분에 입고된 내용이 나오고 아래 부분에 출고된 내용이 나옵니다.

사용된 계산식은 워낙 간단한 것이니 각 항목을 찍어 보시면 금방 이해가 갈 겁니다.
입력 계산식중 잔량은 “입고합 – 출고합” 이고 이윤은 “수입합-판매합” 입니다.
각 사이즈 개별 재고장은 어것으로 OK 입니다.

 2-2-2. 재고장 합계

첨부 엑셀 파일 휘둘림방지 와이어 재고장 전체표를 열어보면
각 개별품목 재고장의 합계를 보여준 집계 장부인 것이 보입니다.

전체 대장의 각 항목은 각 개별 품목 재고장의 내용을 불러온 것입니다.
파일을 넘어서 다른 내용을 불러오는 것은 회사 서류 만들기 4단계 – 매입장,매출장 의 2-1 다른 폴더 파일의 내용 불러오기 에서 이야기 했습니다.
혹시 기억이 나지 않으면 다시한번 복습해 보셔서 자기것으로 만들어 보세요.

이제 엑셀로 만드는 회사 서류 만들기는 다 설명을 했습니다.
추가 설명이 필요하신 내용이 있으면 따로 이메일 master@space-marine.com 이나 블로그에 남겨 주세요.
제가 아는 대로 설명 드리겠습니다.

이제 본격적으로 데이터 베이스 프로그램 엑세스를 이용한 회사 서류 만들기를 시작해 보겠습니다.