Easyper견적서 내용 입력 은
엑세스를 사용하여 만든 견적관리프로그램인 Easyper의 입력을 연습하는 방법 중
견적서입력 요령을 이야기한 곳입니다.
회사업무의 시작은 고객이 견적 문의를 하는 것으로부터 시작이 됩니다.
1. 견적 문의서 접수
견적 문의서가 접수되는 방법은
1)팩스 2) 이메일 3) 전화 문자 4) 직접 전화 5) 카톡 이 있고
인터넷 매체로는
자기 홈페이지나 인터넷 홈쇼핑 (옥션, 쿠팡, 구글 등등)으로 접수됩니다.
이런 경로를 통해 판매처 중의 하나인 “지마”에서 아래의 견적 문의서가 접수되었다고 가정해 봅니다.
1-1. 문서번호 만들기
견적 문의서가 접수되면 처음 할 일은 문서번호를 정하는 일입니다.
여러 번 이야기한 대로
문서번호는 주민등록 번호와 같이 고유 번호이므로 절대 중복되면 안되고
쉽게 문서의 성격을 알아야 합니다.
그래서 가장 일반적인 방식인
“회사 이름 + 접수일 + 고유번호 “의 방식으로 설명합니다.
스페이스 마린의 경우 2024년 6월 7일 처음 접수된 문서는
“SP-240607-01” 가 됩니다.
다른 방식이 좋으시면 취향대로 정하시면 됩니다.
1-2. 문서번호 입력
문서번호 입력은 2가지 방법이 있습니다.
1) 업무대장에서 [새 문서 만들기] 단추로 입력하기
2) 업무대장에서 직접 입력 –> 이 방법이 문서번호 중복 방지에 좋습니다.
1-2-1. [새 문서 만들기] 단추 입력
업무대장 열고 [새 문서 만들기] 단추 눌러 직접 입력하면 됩니다.
이 방식은 잘 사용하지 않으니 참조만 하세요
1-2-2. 업무대장에서 직접 입력
업무대장에서 직접 입력하는 방법은
1. 업무대장 열고
2. 제일 마지막으로 가서
3. 새로 정한 문서번호를 입력.
4. 문서번호를 더블클릭 하면 견적서 폼으로 갑니다.
의 순서로 하시면 됩니다.
2. 견적서폼 머리부분 입력 방법
그럼 실재로 1-2-2. 업무대장에서 직접 입력으로 직접 입력해 봅니다.
가장 중요한 내용이라서 “Easyper 업무대장 입력 연습” 에서 설명한 내용을 다시 한번 더 설명 합니다.
2-1. 진행
진행은 지금 이 문서의 현재 상황을 말합니다.
빈칸을 찍어보면 9가지 상태가 있고 설명이 있습니다.
지금은 처음 접수되었으니 “미견적” 단계입니다.
마우스로 이걸 선택하면 됩니다.
2-2. 접수일
오늘 (2024-06-07) 문서가 접수되었으니 그대로 입력하면 됩니다.
단축키 [Ctrl] + [;] 치면 오늘 날짜 자동 입력되는 거 잊지 마세요.
2-3. 문서번호
1-1.문서번호 만들기 설명한대로 새로 정한 문서번호를 입력합니다.
이경우 스페이스 마린은 [SP-240607-01] 이 됩니다.
2-4. 거래처 코드 와 거래처 이름
거래처는 이문서를 보내온 회사이니 이경우 우리는 “지마”로 하기로 했습니다.
“지마”라로 치면 “지마켓”이란 거래처 이름이 자동으로 불러 집니다.
| 참고 : 새로 거래처 입력는 방법은 Easyper 사용 전 준비 사항 중에서 4-2 . 거래처 입력연습 / 4-2-2 신규등록 단추 참조하세요 |
2-5. 담당자
상대 회사의 직원이 많을 경우 누가 보냈는지 알아야 할 경우가 많습니다.
습관적으로 담당자 이름은 적어 두는 습관을 들이는 것이 좋습니다.
2-6. 선명
대부분의 선용품업무는 선박이름으로 모든 일이 진행됩니다.
그래서 선박이름을 적어두는 것은 매우 중요합니다.
그냥 빈칸으로 두어도 됩니다.
2-7. 상대문서번호
우리 문서번호가 중요하듯이 상대의 문서번호도 고유번호이라서 참고할 일이 많습니다.
있다면 꼭 적어 두는 것이 좋습니다.
2-8. 내용
개략적 청구된 내용을 요약해서 적어두는 곳입니다.
나중에 문서를 찾을 때 많이 사용됩니다. 간단하게 라도 적어 두세요
2-9. 금액단위와 환율
Easyper 3단계이상 외국회사와 거래할 때 사용합니다.
(1,2단계 넘어가시면 됩니다)
환율은 원화로 입력된 금액이 자동으로 외화로 변하기 때문에 매우 중요합니다.
환율에서 조심할 것은 2가지로 하나는 환율의 종류와 예측입니다.
2-9-1. 환율의 종류
네이버에서 환율을 치면 환율-네이버 금융에서 지금현재 환율을 알려줍니다.
총 5가지가 있습니다.
매매 기준율/ 현찰 사실 때 파실 때/ 송금 보내실 때 받으실 때 입니다.
상대방과 거래를 직접 $로 받는다면 $를 은행에 팔아야 하니 “현찰 파실 때” 를 적용하고,
$를 송금 받는다면 “송금 받으실 때” 를 참조하면 됩니다.
2-9-2. 환율의 예측
환율은 하루에도 몇 번씩 수시로 바뀝니다.
오늘 견적서 만들기 시작하면,
완성하고 보내고 결정되고 납품하고 수금하여 은행에서 바꾸는 때는 지금보다 상당히 먼 미래입니다.
그 기간은 거래처 마다 다르기 때문에 거래처 마다 다르게 환율을 정하면 됩니다.
당연히 수금 때의 환율은 아무도 모릅니다. 그래서 알아서 추측해야 합니다.
네이버를 자세히 보시면 일별/기간별 환율 변동 수치를 알려줍니다.
이것을 참조하여 환율이 오를지 내릴지 예측해서 정하면 됩니다.
참고로 저는 기업은행에서 서비스하는 환율변동 추이 그래프를 참조합니다.
(아무래도 그림이 보기 편해서)
저는 통상 오늘 환율을 정할 때 오늘 송금 받을 때 금액에서 50원정도를 낮은 금액을 정합니다.
2-10. 참고
말그대로 참고사항을 적는 곳입니다.
저는 이 문서와 관련된 모든 내용을 적어 둡니다.
소소한 것까지 다 적어두는 습관을 꼭 들이세요. 정말 필요합니다.
왜냐하면
1. 우리회사 여러 사람이 근무할 경우에는 담당자가 자리를 비워도
다른 사람이 금방 대체하여 진행이 가능하기 때문이고
2. 나중에 이 내용을 다시 찾아볼 경우
머리 나쁜 저 로서는 적어둔 메모가 정말 도움이 됩니다.
저의 경우 예를 들자면….
제일 처음은 “이메일-구매처이름” 을 제일 먼저 적고 나중에 납기 나오면 참고로 적습니다.
견적서 들어온 경로와 이 물건 사오는 구매처가 어디인지가 처음에는 제일 중요해서 입니다.
그 다음은 2024-06-07 : 어쩌고저쩌고 식으로 각종 정보를 일자별로 세세히 적어 나갑니다.
2-11. 견적서 열기
이제 업무대장에 필요한 사항을 다 적었으니
내용이 적힌 견적서폼을 열어 봅니다.
여는 방법은 문서번호를 더블 클릭하면 됩니다.
2. 견적서폼 내용 입력 방법
이제 견적서 실재 내용을 입력해 보겠습니다.
샘플내용을 입력하기 전 가장 먼저 할 일은
각 품목의 구매처를 정하는 일입니다.
만일 복수로 견적을 문의하시려면 2곳을 정하시면 됩니다.
지금 샘플로 입력된 거래처는 구매1,2,3,4,5 5곳이니
갑판부는 구매 1,2 기관부는 구매3,4라고 입력해 보세요.
3-1. 입력순서 바꾸기
입력 항목의 입력 순서를 임의로 바꾸는 방법은 이전
Easyper 업무대장 입력연습 4-2. 입력 난 바꾸기 없애기 에서 설명했습니다.
한번 더 복습하자면, 아래와 같습니다.
3-2. 순서
순서는 입력하는 레코드 순서입니다. 접수된 내용 차례로 번호를 주시면 됩니다.
이 순서를 조정하면 레코드 사이에 추가로 레코드를 삽입하는 것도 가능합니다.
예를 들어 3번과 4번 사이에 품목한줄 더 입력하고 싶으면
제일 마지막 입력줄에 3.1 이라고 입력 후 [새로 고침] 하면
자동으로 3번과 4번 사이에 3.1이 입력됩니다.
같은 방법으로 순서의 번호를 바꾸고 [새로 고침] 하면 레코드 순서가 바뀝니다.
3-3. 부서
부서란 샘플 데이터처럼 갑판부, 기관부가 나누어 지는 경우나,
여러 장의 청구서가 같이 오는 경우에 서로 구별하기 위해서 입력하는 곳입니다.
문서 출력에서 중요한 묶음이니 빈칸으로 두면 안됩니다.
만일 구별할 일이 없으면 “1. 소모폼” 과 같이 치면 됩니다.
주의할 점은 출력할 때 출력의 순서도 이 부서에 의해서 정해집니다.
그러니 순서대로 출력을 위해 꼭 부서 앞에 번호를 적어주세요.
하지만 부서 항목은 글씨 숫자를 같이 치는 곳 (속성이 Text) 이기 때문에
주의하셔야 합니다.
1~9 까지는 원하는 대로 되지만, 10번을 치면 1번 다음에 10번이 먼저 옵니다.
그래서 1, 10, 2, 3… 의 순서로 출력 됩니다.
그래서 부서가 10이 넘으면 01,02 ~ 10,11.. 같이 앞에 “0”을 붙여서 입력해야 합니다.
3-4. NO
이 번호는 내가 임의로 정하는 번호가 아니라, 상대방이 보내온 번호입니다.
그래서 상대방 번호를 그대로 적어 주는 것이 좋습니다.
왜냐하면 상대방이 내용 전체를 내게 보내온 것이 아니라 일부를 보내온 것일 수도 있기 때문에
우리가 번호를 바꾸면, 상대는 짝 맞추기 어려울 수 있습니다.
보통 이곳은 숫자로 적어오는 곳이 많지만,
23A 나 5-1 등과 같이 숫자와 문자를 같이 적어오는 경우도 많습니다.
그래서 이곳은 기본적으로 속성이 문자입니다.
이 번호는 입력, 출력의 순서에 아무 영향을 주지 않으니 그대로 타자 치면 됩니다. 여기 적힌 내용과 상관없이
3-3 부서 다음에 3-2 순서에 의해서 출력이 됩니다. (출력 Sort의 순서)
3-5. CODE
Easyper 1,2를 사용하시는 분은 이 부분 지나쳐도 상관없습니다.
CODE 는 상품의 코드를 말합니다.
선용품에서 가장 많이 사용하는 ISSA/ IMPA/ RS/ UNITOR 코드와 한국의 물가정보코드,
혹은 기관 부품코드도 다 코드입니다.
Easyper 3,4 버전을 사용하시는 분은
ISSA 6자리 (= IMPA 코드)를 치면
3-6 품명과 3-9 단위, 3-12 상호, 3-13,구매단가 3-14 구매 참고, 3-16 최종단가 의 내용이
자동으로 입력되게 만들어져 있습니다.
(단. 품명과 단위는 미리 입력되었지만, 나머지 내용은 입력하셔야 합니다.
자동으로 불러올 내용을 미리 입력하시려면,
시작폼의 [단가 찾기 (제품표에서)] 에 입력하면
적은 내용이 자동으로 불러집니다.
이곳을 잘 이용하면 견적서 작성의 시간을 획기적으로 줄일 수 있습니다. )
또 같은 방법으로 자기가 새로운 IMPA코드를 만들거나
자기만의 회사 코드번호를 새로 입력하면 창조할 수도 있습니다.
3-6. 품명
상대방이 보내온 품명입니다. IMPA코드가 없다면 일일이 타자를 쳐야 합니다.
3-7. 참고사항
내가 견적을 내면서 참고 내용을 알리는 곳입니다.
예를 들어 “삼성” 제품을 원했는데 “LG”로 견적을 낸다면 그 내용을 적어주는 곳 입니다.
이렇게 메이커 바뀌는 것은 보통 구매처에서 알려줍니다.
구매처에서 참조사항을 알려주면 “3-14. 구매 참고” 난에 그 내용을 적고
참고사항 더블 클릭하면
“— OFFER: LG”처럼 자동으로 입력됩니다.
| 참고사항 자동 불러 오기 수정 자동 입력된 “—OFFER:” 의 부분을 바꾸고 싶으시면 따로 연락 주세요. 여기선 너무 복잡해서 설명 하지 않습니다. |
3-8. 수량
말 그대로 수량입니다. 이건 100% 숫자를 치는 곳입니다.
3-9. Unit(단위)
수량의 단위입니다.
주의할 점은
3-5. CODE 에서 IMPA코드를 치면 이 단위도 자동으로 바뀌어 집니다.
그러면 청구된 최종 수량이 전혀 엉뚱하게 바뀌어질 수 있습니다. 주의하셔야 합니다.
예를 들어 청구가 10개 인데 IMPA 코드 단위가 “타” 라면 10개가 아니라 10타가 입력될 수 있습니다.
수량을 바꾸든 단위를 바꾸든 수정해 주셔야 합니다.
3-10. 발주
견적서를 제출했는데, 몇 가지는 빼고 주문이 오는 경우가 있습니다.
이 경우 이내용을 없앤다면 나중에 다시 주문 오거나, 다음번에 다시 물어볼 때 아쉽습니다.
그래서 자료 정보를 보관하게 해주는 단추입니다.
이 단추를 누르면 선택 레코드가 까맣게 변하고, 물론 어떤 출력에도 다 빠져 버립니다.
하지만 다시 단추를 누르면 도로 살아납니다.
3-11. 구매 바꾸기
어떤 경우 2곳 이상의 구매처에 같은 내용을 물어보고 2중 한곳을 선택할 경우가 있습니다.
이렇게 2곳 (상호와 상호2)의 선택을 바꾸는 단추가 구매 바꾸기 입니다.
3-12. 상호
메인 구매처의 이름을 말합니다.
3-13. 구매단가
메인 구매처가 보내온 단가를 말합니다.
가격을 물어보고 회신 온 가격을 보고 적으시면 됩니다.
3-14. 구매 참고
구매처에서 단가를 적으면서 보내온 참고 사항입니다. 메이커나 규격 등이 바뀌었을 경우 많이 적히는 내용입니다.
위의 3-7. 참고사항 에서 설명 했듯이
참고사항을 더블 클릭하면 이 내용이 “— OFFER : “ 이후에 적혀 집니다.
3-15. 마진율/ 환율
마진율은 내가 정하는 내 이윤을 말하며, 마지막 “율”자와 같이 %를 적는 곳입니다.
즉 30% 라면 30 이라고 적으면 됩니다.
그러면 판매단가 (3-16. 최종단가) 가 자동으로 계산됩니다.
만일 국내거래만 하는 Easyper 1,2 의 경우는 환율이 1 이므로 이 마진율이 그대로 최종단가가 됩니다.
즉 1000 원의 구매 단가에 마진율 15 이라고 적으면 1000원의 15% 마진을 붙인 가격
계산식으론 1000 x 1.15 = 1,150 원이 최종 단가가 됩니다.
만일 Easyper 3,4 와 같이 외국 거래처가 있어서 환율을 적었다면,
30% 마진을 값을 적힌 환율에 따라 다시 계산을 하여 자동 계산됩니다.
예를 들어 금액단위가 US$이고 환율이 1200 원이며 30% 마진을 붙이면
1,000 x 1.3 / 1200 = 1.083333 이 되어 최종단가에는 1.08로 적힙니다.
3-15-1. 소수점 이하 자리.
주의할 점 (소수 3자리부터는 안보입니다)
위의 계산대로 1.08로 최종단가가 적혀도 실재로 최종단가는 1.0833333333…
이라는 값이 저장되어 있습니다. 다만 자리 수를 소수 2자리고 고정하여 마치 1.08로 적힌 것처럼 보입니다.
그리고 출력해도 같은 결과입니다.
하지만 소수 3째 자리의 값은 없어진 것이 아닙니다.
그러면 어떤 결과가 나오냐 하면 출력된 서류를 모두 계산기로 더해보면
출력폼의 합계와 맞지 않는 경우가 나옵니다.
3-15-2. 최종단가로 마진율 계산법.
주의할 점2 와 마진율 이용 방법
그럼 최종 단가를 1.08로 강제로 다시 입력하면 어떻게 될까요??
최종 단가 1.08로 강제 입력한다는 말은
구매원가 1000원일 때 $1.08로 팔면 내 마진이 얼마인지 역산을 한다는 말과 같습니다.
0.0333333 이 없어졌으니 마진이 줄어 들것입니다.
새로 타자 칠 필요없이 최종단가에서 엔터 쳐서 빠져 나와도 같은 효과를 냅니다.
실재해보면 마진이 30에서 자동으로 29.6으로 줄어 있습니다
이것을 이용하면 최종단가를 먼저 쳐서 최종 마진을 알아볼 때 좋습니다.
즉 1.08이 맘에 안 들어 1.1로 하면 내 마진이 얼마 지? 하는 경우도 가능합니다.
실재 업무의 경우 저는 소수점 이하는 가능한 적지 않고 꼭 적어야 하면 소수점 한자리 까지만 적어 줍니다.
여러분들도 정상 순서로 마진을 먼저 적어 최종 단가를 뽑아 보고
최종 단가를 내 맘대로 수정하여 마진이 얼마로 변하는지 확인해 보는 방식으로 사용해 보세요.
3-16. 최종단가/ 최종합
최종단가의 설명은 앞의 3-15. 마진율 설명에서 거의 다 했습니다.
최종합은 최종단가 곱하기 수량을 해서 나온 단순계산 식입니다.
3-18. 상호2/ 구매단가 2/ 구매참고 2
3-12. 상호 가 이번 구매처라면 상호2는 복수 견적 문의 회사입니다.
구매단가 2/ 구매참고2도 마찬가지 입니다.
3-19. 견적서폼 하위 집계난
견적서 폼의 하위는 집계난으로 되어있습니다.
이곳은 내용을 치면 자동으로 입력되는 곳이 대부분입니다.
그래서 내용을 보시면 대부분 무슨 내용인지 알 수 있습니다.
다반 직접 입력가능한 곳이 5곳으로 이곳에 내용을 입력하실 수 있습니다.
3-18-1. DC%
판매처에서 발주를 하면서 할인 (네고, DC=Discount)요구하기도 합니다.
보통 몇% 깎아달라고 하는데, 여기에 %를 적어도 판매금액이 자동으로 바뀌거나 하지는 않습니다. 왜냐하면 5% 깎아 달라고 하지만, 최종 실재 금액은 정확히 5%만 깎아지지 않기 때문입니다. 그래서 요건 판매처에서 연락 온 참조 수치 입니다.
3-18-2. 할인금액과 할인 참고
실재로 깎아진 할인금액을 적는 곳이고 할인과 관련한 내용을 기록하는 곳 입니다.
3-18-3. 커미션과 커미션 참고
할인 금액이 회사를 상대로 일어난다고 하면, 커미션은 판매 담당자를 상대로 일어나는 경우가 많습니다.
판매 담당자의 비리가 되는 수도 있지만, 회사 차원에서 사장님 뒷거래 일 수도 있습니다.
하지만 이것이 외국이라면 말이 달라집니다.
외국에선 커미션이 회계상 존재하는 정식 내용이기도 합니다.
비리의 경우는 내가 수금을 받고 다시 커미션을 송금하지만,
정식의 경우 커미션을 빼고 수금이 되기도 합니다.
어떤 경우이든 판매자의 입장에선 과도하지 않다면 해달라는 대로 해줄 수 밖에 없는 것이 할인과 커미션 입니다.
이상으로 견적서에서 레코드를 직접 타자치는 내용 부분은 설명 했고
다음번엔 대량으로 레코드를 입력 변환 하는 방법을 설명 하겠습니다.