회사용 간단한 엑셀 사용법 이란
회사에서 사용하는 엑셀의 꼭 필요한 기능만을 뽑아서 사용법을 적은 것입니다.
젊은 분들은 학교에서 이미 엑셀을 배우셔서 잘 알지만,
컴퓨터가 익숙지 않은 분들이나 엑셀을 배웠지만 다 까먹은 분들을 위해 적은 글입니다.
다들 잘 알다시피 엑셀은 정말 많은 기능을 가지고 있고,
모든 회사에서 필수적으로 사용합니다.
하지만 그 많은 기능을 다 사용하는 것은 아니고 필수적인 가능만 반복해서 사용합니다.
여기서는 꼭 알아 두어야 만 하는 기능만을 뽑아서 소개합니다.
엑셀 고수에게 유치한 내용일 수도 있습니다.
틀린 부분도 있을 겁니다. 욕하진 말고 틀린 부분은 알려 주세요.
이메일 master@space-marine.com 혹은 010-4558-9075
1. 회사용 간단한 엑셀 사용법 – 엑셀의 시작
혹시 엑셀이 컴퓨터에 깔려 있지 않다면 프로그램을 설치해야 합니다.
네이버에서 검색하여 정품 구매하고 직접 설치하는 방법도 있지만,
저는 주변의 아들이나 직원 혹은 컴퓨터 수리해주는 분의 도움을 받으라고 권합니다.
수많은 로그인 설치 사용설명서와 씨름하는 것 보단 제일 간단하고 안전한 방법입니다.
1-1. 엑셀 찾기
거의 모든 컴퓨터와 노트북엔 엑셀이 설치되어 있는 경우가 많습니다.
왜냐하면 기계를 팔면서 윈도우를 기본으로 깔아 주듯이 엑셀로 설치되어 있는 경우가 많습니다.
그럼 혹시 내 컴퓨터에도 있는지 확인해 봅니다.
1) 과 같이 컴퓨터 화면 제일 밑의 줄에 있는 윈도우 로고를 찾습니다.
2) 와 같이 [찾기]라는 것이 있으면 이곳에 “Excel” 라고 치면 나옵니다.
아니면 1)에서 [시작]을 누르면 3)과 같이 화면이 쭉 보입니다.
이때 A~ 에서 Z 까지 순서대로 나오는 데
4)와 같이 E 순서에 엑셀이 보이거나
5)와 같이 M의 순서에 Microsoft Office 도구에서 찾아 봅니다.
이 모든 곳에서 안보이면 엑셀 깔아야 합니다.
1-2. 엑셀 시작
엑셀을 찾았으면 로고를 누르면 엑셀이 시작됩니다.
저와 같이 엑셀을 많이 사용하시면 아래 작업 표시 줄이나 바탕 화면에
엑셀 로고를 가져다 놓으면 편합니다.
로고 가져다 놓는 방법은 위의 1-1 엑셀 찾기에서 찾은 로고
(2,3,4,5 어느 것이라도 같음)를 마우스로 찍어서 바탕 화면이나 작업 표시 줄에
드래그 하면 가져와 집니다.
이제 가져온 엑셀 로고를 찍으면 엑셀 화면이 열립니다.
시작은 머리 메뉴 중 [홈]에서 시작됩니다.
그리고 이 [홈]에는 여기서 이야기하는 엑셀의 모든 기능이 들어 있습니다.
이 화면만 아시면 엑셀은 끝이라 해도 과언이 아닙니다.
2. 파일 : 만들기/저장/출력
빈 엑셀에 무언가 치게 되면 [만들기]
다시 필요할 때 가져오기 위해 저장하고 사용 하기 위해 출력을 합니다.
지금 빈 엑셀을 일단 저장해 봅니다.
빈 엑셀 아무 곳에서나 Alt + F + A 를 차례대로 누릅니다.
그러면 1) 화면이 보입니다.
이때 2)를 누르고 원하는 곳에 지금 작업 중인 파일의 적당한 이름을 정하면 저장됩니다.
단축키 Alt+F+A를 누르는 것은
엑셀 빈 화면에서 3) 번 그림 같이 머리 메뉴 중 [파일]을 누르고 그림 4) 같이
[다른 이름으로 저장] 은 누르는 것과 똑 같은 작동을 합니다.
그래서 단축키를 외우시면 이런 복잡한 화면 이동 없이 바로 작동을 시킬 수 있습니다.
마찬가지로 지금 작성중인 엑셀을 저장하려고 3) 4)번 같이 가서 [저장]을 누르지 말고
Ctrl +S 만으로 되고, 출력도 Ctrl+P로 끝납니다.
그래서 단축키를 외우는 것은 문서를 빨리 만드는 것뿐 아니라
복잡한 단계를 거치지 않아도 되게 끔 만들어 줍니다.
3. 단축키
수많은 단축키가 있지만 저는 아래 보이는 단축키만 알고 사용합니다.
좋은 점은 이 단축키는 엑셀 뿐 아니라 워드나 아래아 한글, 인터넷, 이메일 등등
거의 모든 컴퓨터에서도 거의 같은 작동을 합니다.
그러니 가능한 필수적으로 알아 두시면 좋습니다.
4. 홈에 다 있다
엑셀에서 알아 두어야 할 각종 기능은 처음 엑셀을 열 때 나오는
머리 보조 [홈]에 거의 다 있습니다.
이중에서도 꼭 알아두면 좋은 것을 나름대로 모아서 이야기합니다.
4-1. 클립보드 : 서식 복사
제일 처음 [클립보드] 에서 알아두면 좋은 건 [서식 복사] 입니다.
예제로 아래 그림 과 같이 [2. 파일… 3. 단축키 3. 홈에 다 있다] 라는 글도
[1. 엑셀의 시작]과 같이 큰 글씨 이면서 바탕색도 붉은 색으로 하고 싶으면…
1) A1의 칸을 마우스로 찍고
2) 클립보드의 [서식복사 : 브러쉬 같이 생긴 것] 찍고
3) A2 ~A4 까지 (똑 같은 서식을 만들고 싶은 곳 다 선택) 마우스로 드래그 선택하면
4) 와 같이 다 같은 크기 바탕색이 만들어 진 것을 볼 수 있습니다.
예제는 글씨 크기와 바탕색만 보이지만
만일 A1 원본에 [테두리]가 있거나 [가운데 맞춤]이나 끌꼴 모양이 다르더라도
모두 다른 곳으로 가져가 줍니다.
단 A1원본에 계산식이 있다면 그건 가져가 주지 않습니다.
4-2. 글꼴
서류를 만들다 보면 제목은 큰 글씨이고 내용은 작은 글씨이고
어떤 글씨는 굵게 쓰거나 빨간색 글씨를 쓸 일이 있습니다.
이 모든 내용이 [홈] 두번째 [글꼴]에 다 있습니다.
여기 적힌 내용은 설명이 필요 없습니다.
엑셀에 아무 글씨나 하나 쳐 놓고 하나하나 눌러보면 다 무슨 역할을 하는지
금방 알 수 있습니다. 시간 내서 직접 시행해 보세요
참고로 제가 베트남 회사들이 많이 요구하는 Cert. of Quality 서류 만들어 놓은 샘플이
아래와 같습니다.
[글꼴] 의 내용을 적절히 이용하시면 여러분도 이런 기본 모양을 만들어 사용이 가능합니다.
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4-3. 맞춤
4-3-1. 글자 위치
[홈] 화면 3번째 [맞춤]에선
파란색 칸 안의 내용은 쉽게 무엇인지 알아집니다.
엑셀 칸 안에 아무 글씨나 치고 각각 다 눌러 보시면 알 수 있습니다..
4-3-2. 들여쓰기 / 내어 쓰기
빨간색 사각 1) 은 [들여쓰기] [내어 쓰기] 라고 합니다.
보통 표를 만들 때 테두리와 글자의 사이가 너무 좁습니다.
이때 [CODE] 칸의 211452 에서 내어 쓰기를 누르면
테두리와 글자 사이가 약간 늘어 납니다.
4-6-1. 글자 위치와 다른 점은 셀의 크기를 좌우, 위아래 로 늘려도 간격이 일정합니다.
표를 예쁘게 보이려고 많이 쓰는 기능입니다.
4-3-3. 자동 줄 바꿈
자동 줄 바꿈은 셀 한 칸에 많은 내용을 타자 쳤을 때 보기 좋게 만들어 주는 기능입니다.
4-3-4. 병합하고 가운데 맞춤
이것도 표에서 주로 사용합니다.
비슷한 목록을 서로 묶어 줄 때 사용합니다.
4-4. 표시형식
표시 형식은 숫자에서 사용하는 곳입니다.
그림 그대로 표현을 바꾸어 줄 때 사용합니다.
4-5. 편집 / 데이터
[스타일] [셀] 란은 저는 40년 일하는 동안 거의 쓸 일이 없었습니다.
필요해 보이시면 공부하세요.
4-5-1. 정렬
[정렬] 이란 데이터를 가나다 순 으로 순서를 바꾸는 겁니다.
정렬할 데이터가 한 줄 일수도 있고 여러 줄 일 수도 있습니다.
일단 한줄이라면…
1) 원본을
2) 같이 범위를 정하고
3) 4)번을 누르면
5)와 같이 됩니다.
여러 내용을 정렬 하려면…
1)2)3)까지는 한 줄일때와 같은 요령입니다.
다만 이번엔 머리글이 있는 여러 줄이므로 4)번에서 [사용자 지정 정렬]을 선택 합니다.
그러면 5)와 같은 화면이 나옵니다.
원본에는 종류를 구별한 머리글이 있습니다.
그러니 1) 같이 [내 데이터 머리글 표시] 를 누릅니다.
그러면 2) 와 같이 자동으로 머리글 중 제일 처음 것이 보입니다.
우리는 같은 [종류]를 모으고 다시 [이름]을 순서대로 정리 할 것이므로
3) 과 같이 [+ 기준추가]를 누릅니다. 그러면
4) 와 같이 한 줄이 더 생깁니다. 이때
5)를 누르면 머리글이 다 보입니다. 이때 [이름]을 선택합니다.
6) 과 같이 확인을 누르면 아래와 같이 정리 된 자료가 보입니다.
정리할 줄이 많아도 똑 같은 방법으로 하시면 됩니다.
4-5-2. 필터
필터는 수많은 데이터 중에서 원하는 것만 뽑아서 볼 때 사용하는 겁니다.
정렬과 같은 샘플이고 3번까지는 같지만 4)번을 [필터]를 선택합니다.
이제 5)와 같이 머리글 옆에 아래 화살표가 생깁니다. 이걸 누르면
6)의 사각형 선택이 나오고 이때 내가 모으고 싶은 품목을 선택하면 됩니다.
여기서는 [어류]를 모아 보겠습니다. 그러면
7) 같이 선택하면 되고 이때 [확인]을 누르면 8)과 같이 결과가 나옵니다.
만일 다른 것을 보고 싶다면 9)와 같이 아래 화살표를 누르고
6) 번의 과정을 거쳐 다른 것을 선택하면 됩니다.
예제를 2줄만 해서 이렇게 간단하지만, 데이터가 많을 때는 정말 유용한 기능입니다.
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카테고리별 제한 옵션갯수 파일을 아래 올립니다.
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5. 출력 : 페이지 레이아웃
모든 문서는 출력하기 위해서 작업을 합니다.
출력은 종이, PDF, 혹은 화면으로 출력하여 한번 보고 없어지기도 합니다.
이 출력을 어떻게 할지 정하는 것이 페이지 레이아웃 (= 출력 설정) 입니다.
[페이지 레이아웃] 은 [홈]에 없고 따로 5번째 있습니다.
이 화면에는 출력 조정을 위한 거의 모든 단추가 있습니다.
하지만 실제로 회사에선 어떤 내용 출력을 위해 많은 조종을 하지 않습니다.
즉 이 많은 단추가 저에겐 거의 필요가 없었습니다.
물론 제 기준에 그렇다는 겁니다. 다른 분들은 더 필요할 지도 모릅니다.
또 요즘엔 컴퓨터가 좋아서 컴퓨터 자체 출력 조정이 많이 되기도 합니다.
즉 Ctrl + P로 나오는 단추 만으로도 거의 원하는 출력 조정이 되더군요.
그래서 제가 필요했던 조정들과
그 조정을 위해 꼭 이곳에서 해야만 하는 작업을 이야기 합니다.
제가 생각하는 꼭 필요한 출력 조정은
1) 출력의 범위 : 어디까지 출력할지 정하는 것
2) 종이 혹은 PDF출력
3) 용지 방향 : 가로 혹은 세로 출력
4) 여백 : 종이 끝과 출력 시작의 간격
5) 크기 : 확대 축소 출력
6) 칼라와 흑백 : 색깔 여부입니다.
5-1. 출력의 범위
4-5-2. 필터 설명을 위한 다운 받은 엑셀 파일은 엄청 데이터가 많습니다.
이중 일부분만 출력하고 싶다고 가정합니다.
그림과 같이 자기가 출력하고 싶은 부분을 마우스로 드래그 하면 회색으로 선택이 됩니다.
이때 아래 그림과 같이 1) 2) 3)을 차례로 선택합니다.
아무런 화면의 변화는 없지만 실재 출력하면 선택한 부분만 나옵니다.
이 상태에서 단축키 Ctrl + P 를 눌러 봅니다.
와 같이 엄청 큰 화면이 보입니다.
이곳을 잘 보면 제가 생각했던 출력의 조정 중 많은 것을 해결할 수 있습니다.
하나하나 살펴보기로 합니다.
1) 과 같이 미리 보기에서 내가 원하는 영역이 잘 선택된 것이 보입니다.
2) 번에서 오른쪽 아래 화살표를 누르면
와 같이 내가 출력 가능한 프린터의 종류가 나옵니다.
이중에는 PDF도 있습니다.
3) 번의 오른쪽 화살표 누르면
출력을 세로나 가로로 출력이 됩니다.
4) 번의 화살표를 누르면
와 같이 여러 종류의 여백이 나옵니다.
제 경운 99% [좁게] 를 선택합니다. 가능한 한 장에 모든 내용이 나올 수 있게 하려고.
이제 남은 출력 조정은
검은색 1) 확대/축소 검은색 2) 칼라 흑백 만 남았습니다.
이것은 빨강 5)번 [페이지 설정]을 누르면 됩니다.
빨강 5) 설정을 누르면 위 그림 [페이지 설정] 이 보이고
이곳에서 검정 1)의 확대 축소를 정할 수 있습니다.
원하는 비율로 숫자를 고치면 됩니다.
그리고 화면 하단 [옵션]을 누르면 또 다른 보조 화면이 나오고
머리 쪽 선택 중 [그래픽]을 택하면 검정 2)번의 칼라 흑백 선택이 나옵니다.
방금 열었던 각종 사각형 옵션을 보면
인쇄 화면에서 정하는 모든 출력이 중복되어 선택 가능한 걸 알 수 있습니다.
또 요즘은 프린터들이 좋아서 이 모든 선택을 프린터 옵션에서 선택도 가능한 것이 많습니다.
저는 방금 이야기한 단추를 선택하는 것이 제일 간단해서 항상 요 방법을 씁니다.
더 편한 다른 방법이 있다면 좀 알려주세요.
6. 수식
엑셀을 사용하는 것은 이 수식을 이용한다는 것과 같습니다.
수식이 없다면 워드나 아래아 한글을 사용하는 것이 더 좋습니다.
수식은 간단한 4칙연산만 잘 알아도 회사일에는 거의 지장이 없습니다.
다만 이 4칙연산이 산수와 약간 다른데 그것만 주의하시면 됩니다.
예를 들어 아래의 내용이 엑셀에 있다고 가정을 합니다.
3)의 4개 칸에 엑셀의 수식을 이용해서 4칙연산의 결과를 집어넣으려고 합니다.
실재 계산을 한다면 C칸의 처음 A+B는 간단히 400+200 입니다.
그렇지만 C 칸 처음에 [400+200] 이라고 치면 결과는
처럼 타자 친 글씨 그때로 보입니다.
우리가 원하는 400+200 = 600 이라는 결과는 나오지 않습니다.
엑셀은 셀에 타자 치는 내용과 수식을 넣어서 결과를 얻는 방법의 차이가 있습니다.
제일 처음 할 일은 이 두가지 차이를 아는 일입니다.
6-1. 타자와 수식의 차이
우선 제일 먼저 알아야 할 것은
엑셀은 사각형 셀들이 모여 있다는 것을 알아야 합니다.
엑셀의 각 셀은 독립적으로 작동을 합니다.
그래서 각 셀의 위치가 매우 중요합니다.
그래서 위의 그림 1)의 엑셀 셀의 위치는 B3 이 됩니다.
같은 방법으로 2)의 위치는 C3이 되고 3)의 처음 칸 A+B는 E3이 됩니다.
이제 엑셀 수식의 95% 완성입니다.
C의 첫째 칸에 우리는 A+B의 결과를 원합니다.
그럼 A+B 대신 셀의 위치를 넣으면 됩니다.
즉 [400+200] 대신 [ E3=B3+C3] 이 됩니다.
다만 E3칸은 자기 자리이니까 생략이 가능하고 [=B3+C3] 만 치면 됩니다.
결과는 이렇게 보입니다
여기서 참고할 것은 B3의 색갈이 파랗게 C3의 색갈이 빨갛게 표시되고
그건 각각 원하는 셀위치의 색깔을 보여주는 겁니다.
엔터를 치고 결과 [600] 나온 E3 셀로 가면 [수식 입력 줄] 에 아래 그림 과 같이
결과 [600] 이 아니라 타자 친 수식 [=B3+C3] 이 보입니다.
단 아래 그림 1)과 같이 머리 메뉴 [보기] 에서 [수식입력줄] 이 사각형 체크 표시가 되어야 보입니다.
아래 그림을 참조하시면 [400] 이 입력된 B3와 수식이 입력된 C3의 차이점이 금방 보입니다.
자 이제 처음으로 돌아가서
우리는 3)번 나머지도 다 엑셀 입력이 가능합니다.
주의 할건
타자는 나누기가 없어서 “/” 표시를 사용하고
곱하기는 영문 X가 아니라 “*” 를 사용한다는 것만 주의 하시면 됩니다.
그럼 C항의 3번째는 [=B3*C3] 이고 4번째는 [=B3/C3] 가 됩니다.
저는 회사 생활을 하면서 4칙 연산을 제일 많이 사용하고
이 4가지면 거의 모든 계산이 끝입니다.
그래서 이렇게 자세히 설명한 겁니다.
그럼 실제 일에 사용하는 예를 들어 봅니다.
아래 그림은 제가 실재로 사용하는 엑셀의 INVOICE (한글은 거래 명세서) 폼입니다.
(상단에 엑셀 파일 다운로드 되게 했습니다.)
계산식은 1) 과 2) 번입니다.
이제 다 아실 겁니다.
1)번의 처음 23.19는 수식이 [=D8*F8] 이 됩니다. 나머지 2개도 [=D9*F9] [=D10*F10]이 됩니다.
마지막 2)번은 [=G8+G9+G10] 이 됩니다.
이제 여러분은 견적서 거래 명세서 등의 자동 계산이 되는 엑셀 폼을 다 가질 수 있게 된 겁니다.
6-2. 똑똑한 엑셀
엑셀은 무지하게 똑똑합니다.
우리는 위의 예제에서 몇 가지 불편한 것을 느낍니다.
1) 하나는 수식을 일일이 [=D8*F8] 쳐야 하는 불편과 (셀 위치 마우스 지정)
2) 그 밑의 똑 같은 [=D9*F9] [=D10*F10] 을 다 타자 쳐야 한다는 것과 (계산식 복사)
3) 수량 x 단가 =합계를 다 합친 전체 합계를 [=G8+G9+G10] 라고 쳐야 한다는 겁니다. (수식기호)
6-2-1. 셀 위치 마우스로 지정
계산식을 칠 때 타자 칠 필요 없이 마우스로 원하는 셀위치를 지정하면 됩니다.
1) C칸에 “=” 치고 2) 마우스로 A칸 처음 지정
3) C칸에 “+” 치고 4) 마우스로 B칸 처음 지정
그리고 엔터 치면 끝
이제는 A처음 칸이 셀 번호가 무엇인지 찾을 필요가 없습니다.
마우스로 찍으면 됩니다.
6-2-2. 계산식 복사
위의 예제 거래명세서로 설명합니다.
일단 1)과 같이 6-2-1 방법 참조 마우스를 이용 계산식을 입력합니다.
2)와 같이 계산식을 복사하고 3) 처럼 복사한 계산식을 넣을 곳을 지정하고
엔터 치면 4) 와 같이 결과가 보입니다.
이때 복사 결과가 23.19가 아니라 다 다르게 나온 것이 보여 집니다.
즉 4)번 결과치 각각 항목의 [수식 입력 줄] 내용을 확인하면
결과치인 [23.19]를 복사해 간 것이 아니라 수식을 복사 해 가면서
똑똑하게 위치에 맞게 자동으로 변화해서 가져간 것을 알 수 있습니다.
그럼 우리는 예제와 같이 똑 같은 계산식이 쭉 나열되어 있으면
복사(Ctrl+C) 붙여넣기(Ctrl+V)로 간단히 작업이 끝나는 걸 알 수 있습니다.
여기서 똑똑한 엑셀 기능하나 더.
5)번 같이 사각형 끝 까만 점에 마우스를 가져가고
6)번 같이 쭉 아래로 드래그 하면 복사 붙여넣기도 필요 없이 한방에 작업이 끝납니다.
구태여 이를 붙이자면 드래그 복사 추가 기능이라고나 할까요?
드래그 복사 추가 기능
드래그 복사는 회사 업무 중 써먹을 곳이 여러 곳 있습니다.
예로 거래명세서 번호를 쭉 입력할 때 일련번호 입력에 좋습니다.
하지만 1) 2) 와 같이 번호 1개나 알파벳 한 개 만 입력되어 있으면 그냥 셀의 복사로 인식을 합니다.
하지만 3)같이 1,2 2개를 입력하고 드래그 하면 숫자로 인식하여 쭉 일련 번호가 입력됩니다.
응용하면 4)와 같이 1,3 번을 드래그 하면 홀수라고 인식하여 1,3,5,… 가 됩니다.
문자도 드래그 복사 가능
5) 와 같이 A-1을 드래그 하거나 6) 같이 달력을 입력하거나, 7)같이 요일도 됩니다.
저는 요 경우 외에는 다른 건 필요한 것이 없었는데..
필요하신 분은 다른 것도 하나 적어 드래그 해보세요.
영어로 Sun. 하고 드래그 하시거나 Jan. 을 드래그 하셔도 됩니다.
6-2-3. 수식기호
위에서 예제 거래명세서 다시 보면
2) 번은 위의 소계 전체를 더하는 겁니다.
이걸 다 입력하려면 시간이 많이 걸리는데…
엑셀 [홈] 화면 끝에 쪽에 [편집] 에 시그마 표시가 보입니다.
다 알다시피 시그마는 합계 표시입니다.
이제 예제로 돌아가서
1)같이 합계난을 간 후
2)와 같이 시그마 표시를 찍으면
3) 같이 [=Sum(G8:G11)] 이 보입니다.
영문을 보면 간단하니 쉽게 해석이 됩니다.
처음 = 은 이곳에 수식을 넣겠다는 표시이고
Sum 은 합계를 내겠다는 표시이고
(G8:G11) 은 G8항목부터 쭉 이어서 G11까지 다 합계를 내란 말이 됩니다.
여기서 다시 응용 또 하나…
만일 거래 명세서가 2가지로 나누어 지고 각각을 다시 합계를 내야 한다면
이제는 수식이 약간 달라졌습니다
[=Sum(G20,G12)] 가 되었습니다.
달라진 것은 가운데 기호가 [:] 점 두개 에서 [,] 쉼표 로 바뀌었습니다.
여기서 더 응용하면 이곳저곳 합계를 내는 것도 가능하다는 말이 됩니다.
6-3. 기타 수식
엑셀에서 제공하는 수식은 [홈] 화면 시그마 를 눌러보면
무지하게 많이 나오는데 ..
저는 회사일 하면서 다른 것은 거의 사용 한 적이 없습니다.
극히 드물게 사용하니까 구태여 나머지를 배워서 엑셀에 수식을 잡아 넣는 것 보다는
필요 할 때 마다 계산기로 계산해서 그냥 타자 칩니다.
자주 쓰시는 분은 여길 공부해서 사용하세요.
저는 사칙연산과 시그마 정도면 다 되더라고요.
7. 보기 : 매크로
매크로는 한마디로 반복 일을 단축키 하나로 대신해 주는 것을 말합니다.
물론 프로그램 적으론 다른 기능도 있고
매크로의 정의도 좀 더 복잡합니다.
하지만 회사 일에서 제가 사용하는 매크로는 반복 적인 업무를 단축키 하나로 하는 것이 전부였습니다.
다른 기능은 사용해 본 적이 없습니다.
매크로 키는 [홈]에 있지 않고 [보기] 제일 끝에 있습니다.
이제 예제를 하나 보입니다.
( 위에서 엑셀 다운 받은 거래명세중 계산 부분입니다.)
지금 1)의 서류와 같이 메이커가 각 항목 밑에 한 줄을 추가로 잡아먹고 있는 서류가 있다면
2)와 같이 정리해주면 좋을 겁니다.
이런 비슷한 경우는 회사일에서 엄청나게 많습니다.
이경우 일을 많이 하신 분은 작업 순서가 한 눈에 보입니다.
아래 그림과 같이 [내용]과 [수량] 사이 한 칸을 추가로 삽입하고 제목을 [메이커] 라고 적어 줍니다.
이건 한 줄 삽입과 타자로 끝나는 너무 쉬울 일이니 설명은 따로 하지 않습니다
문제는 각 항목의 한 줄을 더 차지하는 메이커를 새로 만든 칸에
다 복사해서 붙여 넣기 하고
필요 없어진 각 항목 아랫줄을 삭제하면 됩니다.
그리고 이 작업을 쭉 해주면 됩니다.
지금 같이 4개의 레코드라면 그냥 일일이 작업하는 것이 빠릅니다.
하지만 항목이 100개 1000개라면 일일이 하는 작업이 시간도 많이 걸리고 힘듭니다.
이때 사용하는 것이 매크로입니다.
7-1. 매크로 작동
제일 처음 할 일은
1) 같이 새로 만든 [메이커] 처음 난에 커서를 놓아 둡니다.
2) 같이 1 – [보기] 2 – [매크로] 3 – [상대 참조로 기록] 찾아서 누릅니다.
그리고 4 – [매크로 기록(R) 을 누릅니다.
3) 에 맘에 드는 알파벳이나 F1 키 등을 누르면 됩니다.
여기선 “a” 를 치기로 합니다.
이제부턴 컴퓨터 키와 마우스 누르는 순서대로 기록이 됩니다.
7-2. 원하는 작업 매크로 기록과 시행
우선 제일 간단하게 각 항목 밑에 있는 메이커 이름을 새로 만든 메이커 자리로
옮겨 오는 작업을 해 보기로 합니다.
4) 번과 같이 [=C3]를 쳐서 이 칸에 [내용] 바로 밑의 [Maker=삼성] 의 내용을 받아 오도록 합니다.
위의 설명 [6-2-2. 계산식 복사] 에서 설명했듯이 수식을 넣었지만 문자를 그대로 받아 오게 됩니다.
4) 번 수식 입력 후 엔터 를 치면
5) 번같이 첫 칸에 [Maker=삼성] 이 입력되고 그 밑의 칸으로 커서는 옮겨 집니다.
계속 같은 작업이 되어야 하니 커서는 그 밑의 칸인
2번째 항목 [내용] 옆의 새로 만든 [메이커] 칸으로 보냅니다.
이제 처음 시작했던 곳과 같은 위치가 되는 셈이 됩니다.
이제 원하는 반복 작업이 완료 되었으니
위의 그림 빨강 6) 번 같이 [기록 중지®] 를 누릅니다.
이 모든 작업이 잘 되었으면
매크로는 위의 [메이커] 칸에서 시작하여 [내용]밑에 있는 [Maker:삼성] 이라는 내용을
복사해서 가져오고
커서는 2번째 항목 [내용] 옆으로 가야 합니다.
즉 검정 5)번에서 매크로 저장 시작했고
검정 6)번에서 매크로 저장 중지를 한 겁니다.
이제 검정 6)번 위치에서 매크로 시행을 하면 커서는 검정 7) 번으로 가게 됩니다.
물론 메이커를 각각의 빈 곳에 복사해서 가져오면서
검정 6)에서 매크로 시행은 위의 순서에서 “Ctrl+a” 로 정했습니다.
그러니 검정 6)에서 매크로 시행하려면 [Ctrl+ a] 를 누르면 됩니다.
설명대로 잘했으면 아래 그림 빨강 7)번 처럼 됩니다.
이제 매크로 설명을 다 된 겁니다.
나머지는 이 설명을 참조로 응용해서 적용하시면 됩니다.
7-3. 매크로 복습과 응용
복습 겸해서
매크로 하나 추가 해 봅시다 [Ctrl + b] 로 필요 없어진 아래 그림 빨간색 칸을 없애 볼까요??
이 작업을 하기 전
불러온 메이커의 셀 내용은 [Maker: 삼성] 이 아니라 [=C3] 상태 입니다.
그러니 이 줄을 지우면 기껏 가져온 내용이 없어지거나 에러로 표시됩니다.
그러니 메이커 난을 [복사 : Ctrl + C] 후 [선택하여 붙여 넣기 / 값] 의 절차를 거쳐야 합니다.
아니면 처음 매크로 작업 [Ctrl + a] 때 수식 입력을 하지 말고
짤라 내기 [Ctrl x X] 하여 붙여 넣기 [Ctrl + V] 해버려도 됩니다.
이제 메이커난의 내용은 수식이 아닌 글씨가 각각 입력되어 있다고 보았을 때
필요 없는 줄을 없애는 매크로를 합니다.
1) 번과 같이 메이커를 복사하여 선택하여 붙여 넣기 / 값을 하여
수식이 아닌 글씨 상태가 되게 한다.
2) 번과 같이 없애줄 메이커 칸으로 커서를 이동한다. [Maker:삼성] 바로 밑의 셀
3) 번과 같이 매크로 열고 [Ctrl + b] 후 [확인] 하여 매크로 입력 시작한다.
4) 번과 같이 [삭제할 가로줄 선택] ( = 단축키 [Shift + 스페이스 바]) 한다.
줄 선택 이 되면 5) 번과 같이 한 줄 삭제 ( 단축키 = Ctrl – : 컨트롤 마이너스) 한다.
6) 번 같이 아래레코드 삭제할 줄로 커서가 가는 것이 확인되면
7) 번 같이 매크로 [기록 중지] 한다.
이제 매크로 등록한 대로 Ctrl + b 하면 순서대로 같은 작업이 반복 됩니다.
7-4. 매크로 응용
크게 응용 이랄 것도 없습니다.
방금 했던 매크로 1번 [Ctrl +a] 와 [Ctrl + b] 는 나누어 작업할 필요가 없습니다.
조금 복잡하더라도 두개를 하나로 만들 수 있습니다.
또한 매크로는
마우스의 모든 기능과 타자기 기판의 모든 내용을 순서대로 기억을 하므로
얼마든지 응용해서 반복되는 작업을 시킬 수 있습니다.
회사의 엑셀 업무 중에 똑 같은 내용의 일을 반복 가공하는 일은 수없이 많습니다.
매크로를 잘 연구하시어 자기 것으로 만든다면 엑셀 업무에 관해선 획기적으로 시간을 줄일 수 있습니다.
8. 도움말
지금까지 설명 드린 모든 내용은 도움말에 다 있습니다.
또한 네이버에 검색하시면 수없이 많은 비슷한 내용이 나옵니다.
도서관에 가시면 엑셀 관련 책자는 책장을 채울 정도로 많습니다.
그런데 제가 보기엔 너무 어렵습니다.
왜 그렇게 어려운 말을 쓰고 평생 가야 쓰지도 않는 기능 설명을 많이 하는지..
사실 마지막 매크로는 초창기에는 F7, F8, F9로 간단했습니다.
[ F7 – 기록 시작 F8 – 기록 중지 F9 – 작동 ]
물론 한 개의 매크로만 사용이 가능했지만, 필요할 때 마다 작동시키니 정말 편했습니다.
그래도 좀더 고급 기능을 알아야 하거나 응용을 하시려면 엑셀 자체의 도움말
이나 네이버 검색, 도서관 책자를 참조하세요.
한 가지 장담할 수 있는 것은
엑셀에는 컴퓨터로 할 수 있는 모든 기능이 다 있습니다.
데이터 베이스 프로그램까지 내장이 되어 있어서
견적관리, 경리, 회계, 인사 등 모든 일을 다 할 수 있습니다.
다만 어떻게 하는 지 모를 뿐이고
다른 프로그램을 사용하는 것이 좀 더 편해서 그걸 사용하는 것 뿐 입니다.
혹시 엑셀에서도 이 작업이 가능한가 의문이 들면 찾아보세요
어딘가 방법은 있습니다.
긴 글을 읽어 주셔서 감사했습니다.