회사 서류 만들기 0 단계(엑셀로 회사 서류 만들기) 에서는
우선 처음 시작하는 회사에서 가장 먼저 사용하는 엑셀로 회사 서류 만들기를 이야기 해 보겠습니다.
선용품 회사에 사용하는 회사의 서류는 다른 회사의 서류와 크게 다르진 않습니다.
하지만 아무래도 선박을 상대하는 회사이니 약간 다른 점이 있긴 합니다.
다른 점은 크게 2가지 인데,
1) 하나는 제품번호를 중시한다는 것과
2) 외국용 서류가 추가 된다는 겁니다.
사용하는 품목이 많다 보니 제품의 고유 번호로 분류를 많이 해 놓아서 제품 번호를 사용하고, (ISSA, IMPA 코드나 기관 부품코드)
선박이나 외국에 물건을 보내려니 외국 수출서류가 생깁니다.
이 외는 일반 회사와 크게 다르진 않습니다.
다만 선용품 회사는
서류 구분을 각 회사별로 만 구분하는 것이 아니라,
각 회사 안의 선박별로 다시 분류해 놓을 필요가 있습니다.
모든 선박회사들도 배 별로 구별하여 처리하니
자연히 따라서 그렇게 모든 업무가 처리 됩니다.
그 결과 회사별 안에 다시 배 별로 파일이 분류되니 분류가 복잡해 집니다.
그래서 특히 프로그램의 사용이 필요한 분야가 선용품 회사 분야 입니다.
분류가 많고 이전 서류를 찾을 일도 많고, 제품명으로 찾을 일도 많아서 입니다.
그래서 이전 말씀 드린 적 있는 선용품 회사 만들기 13단계 이메일과 컴퓨터 정리 에서
파일 분류를 강조한 것입니다.
20~30년전 일반 회사나 장사를 하시는 분들은 장부와 수기 서류로 일을 하셨습니다.
즉 견적서도 손으로 적어 보내고 상대 회사별로 철을 해 놓고 장부에 매출 매입을 정리 했습니다.
하지만 요새는 수기로 견적서 거래명세서를 정리하는 사람은 거의 없습니다.
여유가 있는 분들은 “얼마에요” 같은 경리 프로그램을 사서 장부 정리와 견적서 정리 등을 다 처리합니다.
하지만 처음 시작하는 분들은 대부분 엑셀로 견적서 만들고 매출장 매입장은 수기로 하시는 분들이 많을 겁니다.
그러다 거래가 늘어나면 그때서야 “얼마에요”같은 경리 프로그램을 생각합니다.
하지만 선용품 회사 중에는 “얼마에요” 같은 경리 프로그램에서 제공하는 견적서를 사용하는 곳은 거의 없습니다.
선용품 도매상에서는 일부 사용하지만,
선박에 납품하는 선용품 도매상에선 100% 없다고 해도 과언이 아닙니다.
위에 말한 선용품 코드와 국내, 외국거래를 “얼마에요”같은 프로그램은 만존 시키지 못하기 때문입니다.
그래서 선박 회사나 선용품 회사용 전문 견적서관리 프로그램이 따로 만들어지고 사용되고 있습니다.
그 중 대표적인 것이 해양대 출신 분이 만드신 삼X컴퓨터에서 만든 프로그램과
세관 면세품 관리 프로그램으로 회사를 시작한 (주)이XX 의 프로그램입니다.
상대적으로 규모가 작은 회사는 삼X 컴퓨터 프로그램을 주로 사용하고,
약간 규모가 큰 회사는 거의 대부분 이XX 프로그램을 사용하고 있습니다.
문제는 둘 다 가격이 만만치가 않습니다.
그리고 더 큰 문제는 둘 다 수정이나 보완이 거의 안됩니다.
특별 주문하여 아예 주문회사 전용으로 만들지 않으면 일반 품으로는 각 회사별 사용환경에 맞춘 약간의 수정도 안됩니다.
이렇게 시중에 나와 있는 프로그램을 구입하지 못하는 가난(?)한 회사는
손으로 서류 만들거나 엑셀로 만들어 사용했습니다.
그러다가 조금 형편이 좋아 지거나 서류의 양이 워낙 많아서 도저히 엑셀로 안되면 이 두 회사의 제품을 구입하여 사용했습니다.
이 글을 읽는 분들도 거의 똑 같은 고민을 하셨거나, 하시고 있거나,
이도 저도 선택이 안되어 오늘내일 미루고 있는 분들도 있을 겁니다.
이곳에선 회사를 처음 시작하시는 분들이나, 아직 돈을 들여 견적 관리 프로그램을 구입하기 전의 분들
그래서 엑셀로 회사 서류를 작성하시고 계시는 분들을 위해 조그만 참조를 드리려고 합니다.
가장 간단한 엑셀로 회사 서류를 만들어 사용하는 방법을 이야기 하려 합니다.
이 단계를 지나 돈을 주고 견적 관리 프로그램을 구매 사용하시는 분들은 다음 편에 이야기 하겠습니다.