회사에서 제일 중요한 서류는 견적서 입니다.
모든 업무의 시작이고, 거래명세서, 인수증, 발주서가 다 견적서에서 나온 서류입니다.
이 견적서를 잘 만드는 것은 회사의 모든 서류를 잘 만든다고 해도 과언이 아닙니다.
그래서 프로그램 이름도 “견적서 프로그램”이라고 부르기도 합니다.
회사 서류 만들기 2단계 종합장 에선 엑셀로 만든 견적서 기본서류 종합장 에 대해 이야기 합니다.
종합장을 만들고 이어서 견적서를 이야기 합니다.
| 첨부 엑셀 샘플 파일 사용법 첨부된 엑셀 견적서 파일은 종합장에서 발주서까지 전부 모아 놓은 샘플 파일입니다. 각 서류 종류 마다 샘플로 만들어 놓은 것 입니다. 실재 업무에선 이렇게 모든 종류의 서류를 한꺼번에 모아 놓는 경우는 없습니다. 당연히 D 폴더에 매입 / 매출 폴더가 나누어 지고 각 매출 폴더에는 당연히 각 회사의 폴더가 생기고 거래처 이름이 폴더 이름이 됩니다. 그래서 각 거래처 폴더에 여러 개의 견적서, 거래명세서 등이 생깁니다. 당연히 첨부된 엑셀 파일은 여러 개의 다른 이름으로 변형되어 저장 되어야 합니다. 업무에 참조하세요. |
1. 회사 서류 만들기 2단계 종합장
구태여 선용품 회사가 아니라도 모든 회사 업무의 시작은
매출처에서 견적을 달라는 견적 문의 (Inquiry) 에서 시작됩니다.
견적문의가 접수되면 모든 업무가 시작되고 이것이 오다 까지 이어지면
다음과 같은 순서로 일이 진행됩니다.
일의 순서를 도표로 만들면 다음과 같습니다.
판매처의 견적문의에서 시작된 상품의 종류와 수량은
중간 변동이 없다면 거의 마지막 거래 명세서 까지 이어집니다.
그러므로 처음 견적문의 접수된 내용으로 종합장을 만들면
전과정의 모든 서류를 다 만들었다고 해도 과언이 아닙니다.
자 일의 시작인 종합장을 만들어 봅니다.
첨부된 견적서 파일의 제일 처음 문서가 종합장 입니다.
빈 종합장을 열어 의뢰한 거래처 이름 담당자 일시 문서 번호 등의 기본 정보와
품목 번호 등을 치면 제일처음 일을 할 준비가 끝납니다.
(샘플 파일은 참조로 하시고 엑셀 빈 문서로 연습 하는 게 좋습니다.
컴퓨터 화면에 2가지 같이 열어서 연습 하세요. )
종합장에서 가장 주의할 점은 “내 문서번호” 입니다.
1-1. 내 문서번호 정하는 법
회사의 문서번호는 컴퓨터 시대에는 제일 중요한 번호입니다.
이 번호만 보아도 문서의 성격과 언제 작성된 서류인지 파악되게 하는 것이 매우 중요합니다.
그래서 보통 날짜를 집어 넣는 문서번호를 많이 사용합니다.
저는 Space Marine 의 “SP + 일시 + 일련번호” 의 구성을 사용합니다.
만일 2023년 01월 01일 처음 문서라면 SP-230101-01 이라고 합니다,
하루에 99건을 넘지는 않아서 마지막 일련번호는 01로 했습니다.
이런 식으로 문서번호를 정하면 종합장의 시작은 완성입니다.
2. 견적 의뢰서
발주 회사 (선사)에서 견적 문의가 되면
제일 처음 할 일은 물건의 가격과 납기를 확인하는 일입니다.
자기가 다 재고를 가지고 있다면 바로 적으면 되지만
자기도 공장이나 도매상에서 물건을 사와서 납품한다면 납기와 가격을 확인 해야 합니다.
그럼 제일 처음 할 일은 종합장에 각 물품의 가격을 물어볼 구매처를 확정하는 일입니다.
구매처는 같은 물건을 파는 곳도 있을 것이니 사장님이나 담당자가 알아서 기록해야 합니다.
직원이 있는 경우 구매처를 정해주면 직원이 알아서 각 구매처에 견적의뢰서를 보낼 겁니다.
이제 이 구메처를 기준으로 견적의뢰서를 작성합니다.
첨부 엑셀 파일 “견적서”에 “견적의뢰서” 샘플 파일도 만들어 놓았습니다.
이대로 따라서 만드셔도 되고 각 회사의 취향에 맞게 고치셔도 됩니다.
일단 연습이니 첨부 샘플 파일의 방식을 따라 해 보겠습니다.
2-1. 견적 의뢰서 만들기
우선 빈 엑셀 파일을 하나 새로 엽니다.
그리고 회사 서류 만들기 1단계 에서 만들어둔 “문서헤드 가져오는 작업을 합니다.
검색창이 나오면 회사 서류 만들기 1단계 에서 만들어둔 “문서헤드”를 선택합니다.
우선 연습으로 첨부된 엑셀파일 “견적서” 에서 “견적의뢰서” 와 똑같이 글씨를 쳐서 작업해 봅니다.
2-1-1. 글씨의 종류와 크기
글씨 종류나 크기 등은 첨부 견적서를 참조하시면 됩니다.
다른 글씨체나 크기를 쓰셔도 상관 없습니다.
2-1-2. 회사 도장과 사인
서류 아래 부분에 보시면 저의 회사와 사인 도장이 있습니다.
만일 도장이 없으면 회사도장과 “COPY” “ORIGINAL” 도장 하나씩 파두길 권합니다.
회사 도장은 가운데 사인이 없는 것으로 만들어서 나중에 사인하고 스캔 받은 것입니다.
사인 있는 채로 만드는 것도 있지만 없는 것으로 만드세요.
흑백 문서에 이 도장을 찍으면 바로 원본처럼 보입니다.
그래서 여러 모로 사용이 되니 하나씩 파 두시는 것이 좋습니다.
물론 자기 회사의 이름으로 만들어야 합니다.
도장을 만들었으면 회사 서류 만들기 1단계 2. 사진 찍어 명함에서 로고 뽑아 내는 법을 참조하시어
도장을 그림을 뽑아서 “문서헤드” 보관한 폴더에 같이 보관해서 필요할 때 마다 사용하시면 됩니다.
이제 빈 “견적의뢰서”가 완성 되었습니다.
2-2. 견적 의뢰서의 내용 종합장에서 받기
이 빈 “견적의뢰서”의 내용을 “종합장” 에서 받아와서 채웁니다.
일단 예제로 “거래처1”로 보낼 “견적의뢰서” 를 만들어 보기로 하겠습니다.
견적의뢰서 빈 문서를 불러와서 머리글의 내용 중 구매처, 선명, 문서번호와 견적 보낼 일시만 적으면
머리 부분은 다 되었고
이제 내용은 “구매 1” 거래처에 보낼 내용만 뽑아서 불러오면 됩니다.
다 불러와서 “구매1”외의 거래처 내용을 없애거나
“구매1”만 뽑아서 복사해 붙여 넣기 하면 될 것 같습니다.
이 작업이 끝나면 저는 보통 “문서번호+구매처이름” 이라고 저장합니다.
이 경우는 “SP-231120-01-구매처1” 이 되겠네요
2-3. 엑셀 단축키
이 과정에서 필요한 엑셀의 기법은 복사, 붙여 넣기만 알면 됩니다.
아래 단축키로 표현되는 이 엑셀의 문서 가공방법은
엑셀만 아니라 컴퓨터의 모든 프로그램에서 다 사용됩니다.
기초중의 가장 기초이니 무조건 외워야 하는 것 입니다.
당연히 다 아실 것이라 생각되고 혹시 모르신다면 무조건 외워서 몸에 익혀 두어야 합니다.
Ctrl + C : Ctrl 키와 C키를 동시에 치는 것 : 지정한 내용을 복사하기
Ctrl + X : Ctrl 키와 X키를 동시에 치는 것 : 지정한 내용을 짤라 내기
Ctrl + V : Ctrl 키와 V키를 동시에 치는 것 : 복사 짤라 낸 내용 붙여 넣기
Ctrl + Z : Ctrl 키와 Z키를 동시에 치는 것 : 방금한 내용 취소하기
Ctrl + S : Ctrl 키와 S키를 동시에 치는 것 : 여태 작업한 것 저장하기
Ctrl + P : Ctrl 키와 P키를 동시에 치는 것 : 작업내용 프린트 하기
Ctrl + ; : Ctrl 키와 ; 키를 동시에 치는 것 : 오늘 날짜 자동 받기
Ctrl + Home : Ctrl 키와 Home 키를 동시에 치는 것:문서의 제일 처음으로 가기
Ctrl + End : Ctrl 키와 End 키를 동시에 치는 것 : 문서의 마지막으로 가기
물론 이외에도 단축키는 더 있습니다.
하지만 여기 소개된 이것들은 필수로 다 외우시길 바랍니다.
3. 종합장 완성
구매처에 견적의뢰서를 보내서 회신을 받았으면 종합장에 구매단가를 쳐 넣습니다.
이제 마진만 쳐 넣으면 손으로 직접 쳐 넣어야 하는 부분은 끝이 났습니다.
마진은 사장님이 원하는 대로 숫자를 치시면 됩니다.
나머지 숫자로 된 빈칸은 다 계산식을 넣어 자동으로 채워 지게 하면 됩니다.
3-1. 마진
마진은 %로 되어있습니다.
만일 30% 의 이윤을 보시고 싶으면 30이라고 치면 됩니다.
품목마다 몇% 마진을 보실지는 알아서 하시면 됩니다.
사장님 맘대로 입니다.
3-2. 계산식 넣기
3-2-1. 구매합 H12 ~ H16
구매합이 있는 난은 H12 ~ H16 난 까지 입니다
이중 [구매합] = [수량] x [단가] 입니다.
말로 표현하면 H12 = D12 x G12 입니다.
이걸 실재 엑셀에서 어떻게 표현 했느냐를 보면 쉽게 알 수 있습니다.
H12를 찍으면 화면 위쪽에 수식이 보입니다.
생각한 수식과 거의 같고 중간 x대신 * 표시만 다릅니다.
즉 “D12*G12” 라고 쓰면 됩니다.
H12~H16 까지 다 같은 방식입니다.
엑셀은 머리 좋은 사람이 만들어서 수식을 적힌 곳을 복사해서 붙여 넣기 하면
수식을 다 자기 위치에 맞게 변형해서 복사해 줍니다.
즉 H12를 H13~G16까지 복사해서 붙여 넣으면 수식들이 다 위치에 맞게 변형되어 복사 됩니다.
생각한대로 합계를 받아 온다는 겁니다 . 진짜인지 해 볼까요?
그럼 H13~H16까지 선택 후 Del 키를 눌러 내용을 다 지웁니다.
이제 H12를 복사 [Ctrl+C] 해서 H13~H16까지 [Ctrl+V]하여 붙여넣기 해 봅니다.
이 과정을 그림으로 표현하면
이렇게 [구매합]이 끝났고 K12~K16 까지 [판매합]도 같은 방법으로 수식을 넣고 복사해 줍니다.
그럼 가로 쪽 합계 계산식은 완료 되었습니다.
3-2-2. 전체구매합계 수식으로 입력하기
구매합계 는 [구매합]을 다 더한 값 입니다.
즉 H12~H16까지 합계를 다 더하면 됩니다.
H18을 찍어 이미 적혀있는 수식을 보면 “=SUM(H12:H17)” 라고 보입니다.
( H17까지 더한 이유는 혹시 품목이 추가 할 때를 대비해서 식에 포함한 겁니다 )
이것이 H12~H17까지 다 더해라 라는 엑셀의 명령 식 입니다.
이 수식을 잘 기억해서 응용하면 됩니다.
즉 “=SUM( 시작 : 까지 )” 형식입니다.
이대로 복사하고 시작과 까지만 찾아서 넣으면 됩니다.
3-2-3. 전체구매합계 자동합계로 입력하기
이 수식을 외우기 싫으면 한가지 방법이 더 있습니다.
엑셀 머리부분에 오른쪽 끝부분에 있는 “자동 합계” 를 이용합니다.
이 방법을 응용하면 마우스로 드래그를 하는 모든 곳의 합계를 낼 수 있게 됩니다.
예를 들어 만일 견적서 1~10 이 아니라 2~5번까지 합계를 계산할 일이 있으면
자동합계 하고 마우스로 2~5번 합계를 드래그하여 긁으면 답이 나온다는 말 입니다.
같은 방식으로 세로 [전체 판매합계] [전체 이윤합계]도 수식을 넣으면 됩니다.
자동합계 수식을 직접 넣어도 되고,
[전체구매합계] 난을 복사해서 [전체 판매합계] [전체 이윤합계] 에 붙여 넣기 해도 됩니다.
물론 이윤% 합계 난의 수식은 이런 더하는 수식이 아니라
이윤 계산하는 수식을 넣어야 합니다.
물론 이유야 아시겠지요?
이윤은 다 더해서 나오는 것이 아니므로 다 더하는 합계는 의미가 없기 때문입니다.
그래서 계산식을 넣어야 합니다.
간단히 M18 N18은 각각 M16과 N16을 복사하여 붙여 넣기 하면 됩니다.
3-2-4. 판매단가 J12
[판매단가] = [구매단가] + [이윤] 으로 계산하면 됩니다.
그럼 [이윤]만 계산하면 됩니다.
만일 30% 이윤을 보고 싶으면 [마진] 칸에 30 이라고 칩니다.
예를 들어 구매단가 200원 짜리 물건을 팔아 30% 붙이면
[200 x 0.3 = 60] 으로 60원의 이윤이 생기는 것입니다.
30% =( 30 나누기 100) = (30/100) = 0.3 라고 수식이 됩니다.
결국 [이윤] = [구매단가] x [마진]/100 이 됩니다.
이제 [이윤] 을 구하는 수식이 완성 되었으니 [판매단가]가 구해집니다.
[판매단가] = [구매단가] + [이윤] 입니다.
그러므로 계산식은 [판매단가] = [구매단가] +([구매단가] x [마진]/100 )
그러므로 [판매단가] = [구매단가] x (1+ [마진]/100 ) 이 됩니다.
이렇게 하면 결국 [판매단가] = [구매단가] x [1.3] 이라고 계산됩니다.
복잡하게 말했지만 실생활에선 30% 마진이면 [구매단가] x 1.3 이고
15% 마진이면 [구매단가] x 1.15 가 되겠지요.
하지만 엑셀에선 산수 계산식으로 표현해야 하니 이렇게 복잡합니다.
그럼 이걸 엑셀로 표현을 해 봅니다.
판매단가 제일 처음 식인 [J20] 칸으로 이야기 합니다.
위에서 얻은 수식 [판매단가] = [구매단가] x (1+ [마진]/100 ) 에 일일이 대입합니다.
[판매단가] = J12 , [구매단가]=G12 , [마진]=I12 이므로
J12 =G12 x ( 1+I12/100) 입니다 곱하기는 *로 바꾸어야 하니…
J12 =G12 *( 1+I12/100) 입니다.
진짜 그런지 샘플 엑셀의 J12를 찍어 수식을 확인해 봅니다.
예 잘 대입되었습니다.
이제 아래번호의 판매단가들은 다 J12를 복사해서 붙여 넣기 하면 다 완성됩니다.
수식이 다 넣어 졌으니 마진만 자기가 원하는 대로 치면 판매단가는 다 자동으로 계산 되게 만들어 졌습니다.
| 참고 : 수식 변형 [판매단가] = [구매단가] x (1+ [마진]/100 ) 라고 수식이 복잡해서 싫고 [판매단가] = [구매단가] x [마진] 이라고 하고 싶으면 이렇게 수식을 바꾸고 난 후 [마진] 칸에 30 이라고 치지 말고 1.3 이라고 치면 됩니다. 15% [마진]이면 1.15 라고 치면 됩니다. 저는 이게 보기가 싫어서 샘플대로 했을 뿐입니다. 자기가 편한대로 취향대로 수식은 응용해서 변형 사용하면 됩니다. |
3-2-5. 이윤 L12
이윤은 판매대금 계산식에서 설명한 대로 산정해도 되지만
[판매단가]-[구매단가] 로 간단히 생각해도 됩니다.
결론은 같으니까요.
샘플 파일에서 보면 L12=[K12]-[H12] 입니다.
아래쪽도 (L13~L16) 다 [L12] 를 [복사]해서 [붙여 넣기] 하면 됩니다.
3-2-6. 이윤 % 표시방법
제일 먼저 이윤의 표시 방법에 대해 이야기 합니다.
이윤의 % 계산법은 [이윤금액] 을 [판매단가]로 나눈 백분율 입니다.
백분율이니 단순 금액을 나누면 소수점으로 표현 됩니다.
해서 나온 결과를 100을 곱해야 보기 좋게 마진처럼 숫자로 나옵니다.
100을 곱하지 않고 백분율로 표시하는 방법도 있는데
그건 아래 그림설명 처럼 [셀서식] 을 이용하여 셀의 서식을 변경하면 됩니다.
저는 맘에 안 들어서 그냥 숫자로 표현합니다. 취향대로 하시면 됩니다.
3-2-7. 마진이 있는데 이윤% 다시 구하는 이유
일단 샘플 엑셀 [종합장]을 보시면 [마진] 과 [이윤%1] 이 같습니다.
똑 같은걸 왜 다시 표시하는 이유는 판매단가를 수정하는 경우가 생기기 때문입니다.
즉 일원 단위를 없애거나 십원 단위를 백원 단위로 올리는 등의 경우에 이 [이윤%]를 사용합니다.
하지만 [구매단가]를 “2345” 원이라고 치고 [마진] “30”을 치면 판매가는 “3,049” 원이 됩니다.
보통 이 경우 우리는 “3,000” 원이나 “3,050” 원으로 견적서 내지 “3,049”라고 보내지 않습니다.
그럼 [판매단가]를 “3000”원으로 고쳐 봅니다.
이제 [마진]과 [이윤%1] 이 달라졌습니다. 판매 금액이 달라졌으니 당연하지요.
일단 [판매단가]를 강제로 숫자로 치면 이제부터는 [마진] 금액을 바꾸어도 [판매금액]이 바뀌지는 않습니다.
왜냐하면 [판매단가]의 수식이 정수로 바뀌었기 때문입니다. 수식이 지워진 것이지요.
즉 [마진]을 바꾸어서 [판매금액]을 수정 하는 게 안됩니다.
하지만 [판매금액]을 바꾸면 [마진]이 변하는 것이 보여집니다.
즉 [판매금액] 변동에 따라 내 이윤 [마진]을 자동 계산해 볼 수는 있습니다.
이 두 가지를 잘 이용하면 일단 [마진]으로 [판매단가]를 대충 정하고
다시 [판매단가]를 미세 조정하여 견적서를 완성하고 조정된 최종 이윤을 실시간 확인할 수가 있습니다.
말로는 이해가 안 될 수 있습니다.
임의로 [판매금액] 혹은 [마진] 을 바꿔 쳐서 둘의 자동계산을 확인해 보세요.
눈으로 직접 확인하는 것이 제일 빨리 배우는 방법입니다.
다시 원상태로 돌리고 싶으면 바로 밑의 [판매금액]을 셀을 복사해서 붙이면 도로 수식이 회복됩니다.
아니면 첨부 엑셀 샘플 다시 받아 연습하면 되니 여러 가지로 시험해서 이해하시면 됩니다.
이것이 [마진] 이 있는데도 [이윤%] 를 구태여 만든 이유 입니다.
3-2-8. 이윤%가 2가지인 이유
그 다음 [이윤%] 가 2가지인 이유는
[이유] 금액을 [판매가격]으로 나눈 방식도 있지만 [구매가격]으로 나누어도 이윤은 계산 됩니다.
즉
[판매가격]으로 생각해 매출이 얼마일 때 내 이윤을 계산하는 것과
[구매가격]으로 생각해 내가 얼마의 금액을 집어 넣으면 이윤이 얼마 남는지 계산하는 차이가 됩니다.
조금 어려운 말로 “매출대비 이윤”과 “투자대비 이윤” 이라고 생각하면 되겠지요.
그래서 2가지 이윤을 계산하게 만든 겁니다.