엑세스로 회사 서류 만들기 에선
선박 회사나 일반 회사에서 사용하는 견적관리 프로그램을
엑세스로 만들어 사용하는 것에 대해서 이야기 합니다.
1단계 엑세스로 회사 서류 만들기 하는 이유
선용품 회사의 서류는 이전
회사 서류 만들기 0단계 (엑셀로 회사 서류 만들기)
에서 설명한 것처럼 엑셀로는 회사 업무를 모두 처리하기 어렵습니다.
그래서 부득이 견적 관리 프로그램을 시중에서 구매해서 사용하게 됩니다.
하지만 시중에서 구매하는 프로그램은 아무래도 선용품 업종에는 적당하지 않습니다. (이유는 위 회사서류 만들기 0단계 참조)
그리고 제일 짜증 나는 것은 출력 폼이 다 똑 같다는 겁니다.
상품의 질이 거의 같을 경우
경쟁회사보다 좋아 보이려면 최종 포장이 달라야 합니다.
그러려면 결국 우리회사 견적서나 거래명세서가 어떻게 보이냐가 중요한데
이걸 예쁘게 보이게 하는걸 가능하게 만든 견적 관리 프로그램은 거의 없습니다.
물론 가끔 있기는 한 데… 이 방법이 너무 어렵습니다.
내 입맛에 맞고, 출력 폼이 개성이 나오고, 회사 로고도 나오는 프로그램은
주문제작 하는 수 밖에는 없습니다.
결국 돈이지요.
이렇게 주문 제작해서 프로그램을 구입하지 못하는 가난(?)한 회사는
손으로 서류 직접 쓰거나 엑셀로 만들어 사용합니다.
그러다가 조금 형편이 좋아 지거나,
서류의 양이 워낙 많아서 도저히 엑셀로 안되면,
조금 불편하고 모양이 맘에 안 들어도 시중에서 관리 프로그램을 구입하여 사용했습니다.
하지만 회사를 운영하다가 보면 프로그램을 약간씩 수정할 일이 가끔 생기게 됩니다.
시중에서 사는 프로그램은 수정은 언감생심 꿈도 못 꿉니다.
수정이 아예 안되거나, 수정하려면 거의 프로그램 처음 사는 값을 지불하는 경우가 대부분 입니다.
이걸 해결하려고 저도 시행착오 많이 했습니다.
다른 회사 다닐 때는 프로그래머를 고용해서 관리프로그램도 만들어 보았습니다.
제일 어려운 점은 프로그래머에게 회사의 운영방식을 설명하는 것 이었습니다.
프로그래머들은 자꾸 다른 일반회사의 경우를 들먹이면서
거기에 선용품 회사를 갖다 맞추려고 합니다.
여러 번 설득해서 프로그램을 만들었더니, 수정할 것이 많더군요.
여러 번 수정을 거쳐 완성한 것은 그럭저럭 쓸 만 했습니다.
하지만 모든 것이 그렇듯이,
일에 사용하는 도구는 직접 일에 사용을 해 봐야 무엇이 잘못된 것인지 알 수 있습니다.
한동안 사용해 보니 그전에는 도저히 알지 못했던 불편한 점이 나오더군요.
수정할 것이 생겨서 프로그램 회사에 연락하니..
처음 몇 번은 수정을 해주다가.. 한 6개월인가 지나니
만든 프로그래머는 다른 곳으로 이전을 했더군요.
그래서 새로운 프로그래머가 수리를 해 주겠다고 하는데,
새로운 프로그래머 하는 말이.
이전에 만든 것은 구형 프로그램이랍니다.
자기는 신형만 사용하기 때문에 이 프로그램 모른답니다.
배워서 고쳐주는데 시간이 많이 필요하고 추가 비용도 달라고 하더군요.
그래도 해 달라고 했더니…
얼마 후 새 직원이 회사를 그만두더니….
조금 있다가 회사도 결국 폐업을 하더군요.
누구나 불편한 도구는 사용을 하지 않게 됩니다.
고쳐서 쓸 수 없는 도구는 새로운 도구로 바꾸기 마련입니다.
(그건 사람도 마찬가지 이더군요.)
결국 엄청난 돈을 들여 만든 프로그램은 그대로 쓰레기통행이 되었습니다.
이런 일이 몇 번 반복되니, 이런 방법은 아니라고 생각이 되었습니다.
그래서 저는 업무 프로그램을 스스로 만들기로 했습니다.
필요할 때 마다 고쳐 쓸수 있고,
정말 쉽고 아무데서나 구매가 가능한 프로그램을 사용해서,
누구나 고치고 수정이 가능한 프로그램을 만들겠다고 생각 했습니다.
그래서 선택한 프로그램이
빌케이츠의 마이크로 소프트 (이하 MS라고 합니다) 회사에서 나온
오피스 제품중에서 엑세스를 선택했습니다.
MS 오피스는 (주로 사람들은 엑셀로 기억합니다) 전세계 모든 컴퓨터에 다 깔려 있고,
컴퓨터 거의 초창기부터 지금까지 엑셀과 오피스는 따라 다녔습니다.
윈도우 95시절부터 지금의 윈도우 까지 무려 40년이 넘도록 꾸준히 따라 다닌 프로그램이고 엑셀 모르는 사람은 거의 없으니까요.
이 엑세스라는 프로그램은 엑셀,워드등과 같이 세트로 다니는 프로그램입니다.
이메일로 사용하는 아웃룩 처럼 옵션으로
엑셀과 같이 써도 깔아도 안 깔아도 되는 프로그램입니다.
아웃룩처럼 깔고서도 안 쓰는 사람도 많습니다.
즉 너무나 쉽게 구입이 가능한 프로그램이라는 말 입니다.
또 좋은 점이 있습니다.
같은 MS 회사 제품이다 보니, 엑셀과 연동(호환성) 이 무지 좋습니다.
엑셀로 만든 자료를 아주 손쉽게 (복사하기 붙여 넣기 방식) 자료를 넣을 수 있습니다.
나중에 실례를 들어 보이겠지만 이것은 정말 엄청난 이득이 됩니다.
쉬운 예로, 시중에서 산 프로그램은 모든 정보를 새로 다 타이핑 쳐야 합니다.
거래처 정보부터 그 수많은 견적서 까지… 이건 정말 장난이 아닙니다.
하지만 엑세스로 회사 관리 프로그램을 만들면
지금까지 회사에 있는 엑셀서류는 복사하기 붙여 넣기 하면 된다는 말이 됩니다.
그 다음 좀더 깊게 들어가서 이야기 하자면,
현재의 거의 모든 회사의 정보(데이터, 인터넷 정보 포함)는
SQL 이라는 형식으로 저장이 되는 경우가 무지하게 많습니다.
이 SQL이 거의 MS회사의 것이라고 보아도 됩니다.
엑세스가 이런 SQL을 이용해서 만든 프로그램이라는 것 입니다.
엑세스로 만든 프로그램은 SQL로 만든 프로그램과 거의 같이 사용이 가능합니다.
심지어 SQL 대신 엑세스 데이터를 그대로 사용하기도 합니다.
무슨 말이냐 하면,
요즘인터넷 홈페이지를 시작으로 모든 인터넷에 올라가 있는 자료는
SQL로 자료가 되어 있다고 해도 과언이 아닙니다 (일반인에겐 90%이상)
즉 엑세스로 만든 모든 자료는 인터넷에서 즉시 사용이 가능하다는 말입니다.
다시 말해 홈페이지를 만들 때 회사 컴퓨터 자료를 그대로 사용이 된다는 말입니다.
또 다시 말해 홈페이지를 만들 계획이 있다면 시간과 돈이 엄청 절약 된다는 말 입니다.
그래서 엑세스로 선용품 회사용 견적 관리 프로그램을 만들었습니다.
설명이 길었는데…
좌우지간 엑세스로 회사 관리 프로그램을 만들면,
프로그램 없어져서 수정을 못할 경우도 없고,
앞으로 나올 새로운 젊은 프로그래머도 다 알고 있기 때문에 개나 소나 다 수정이 가능하다는 말입니다.
2단계- 선용품 회사의 유형 나누기
저는 현재 엑세스로 견적서 프로그램을 직접 만들었고,
사용했고,
수정사항 계속 고치고 있고 지금도 사용하고 있습니다.
제가 사용하는 것을 보고 자기 회사도 만들어 달라는 분들이 있으면,
아주 친한 사람만 골라서 만들어 주기도 했습니다.
처음 블로그를 만들 때 엑세스로 프로그램을 만드는 법을 소개하려고 했었습니다.
하지만 그건 책을 한 권 올려야 하는 일이 되더군요.
제가 전문 프로그래머도 아니고 그건 아니라고 생각이 들었습니다.
차라리 엑세스로 만든 견적서 관리 프로그램을 보내 드리고
각각의 회사에 맞게 초안을 잡아주고,
간단한 수정은 직접 할 수 있도록 해 주는 것이
현실적으로 여러분들에게 도움이 된다고 생각 되었습니다.
해서 이곳에선 몇 가지 선용품 회사의 유형을 뽑아서
기초 형태를 만들어 보여 드리고
각 회사에 맞게 출력 폼 같은 것을 수정을 해 드리고
사용방법이나 수정방법을 알려 드리는 것으로 방향을 바꾸었습니다.
그래서 대략 선용품 회사에서 사용하는 프로그램의 종류를 나누어 보았습니다.
프로그램 나누는 것이 회사의 형태를 나누는 일 이 더군요.
개략 크게 4단계로 나누는데 그걸 표로 만들어 보니….
가 됩니다. 설명을 드리자면…
1단계 회사
주로 선용품 생산 공장이나 도매상같이
선용품 납품 회사에 물건을 공급하는 회사들이 많습니다.
2 단계 회사
국내 연안 어선이나, 바지선등에 선용품을 공급하는 회사들이 여기 해당합니다.
1단계 회사와 거의 같지만,
IMPA 코드를 사용하는 것이 제일 큰 차이점입니다.
프로그램상 IMPA 코드를 프로그램에 추가 하느냐 마느냐가 정해지기 때문입니다.
3 단계 회사
흔히들 말하는 선용품 납품 회사를 말합니다.
대한민국 모든 부두에 들어오는 모든 선박들에 납품을 하거나
조선소, 항만, 해경등에 물건을 납품하는 모든 회사들이 여기에 속합니다.
요즘은 시들해 졌지만, 러시아 어선등에 납품하는 회사도 이곳입니다.
2단계 회사와 가장 큰 차이점은
원화 외에 $(외국화) 가 추가 됨으로 해서 출력하는 서류가 외국용이 추가되어 2배 이상으로 늘어나게 됩니다.
4 단계 회사
국내 입항 선박뿐 아니라 외국에 입항하는 선박과
외국의 선용품 회사에 선용품을 판매하는 회사등이 여기 속합니다.
보통 3단계 회사가 이 일도 같이 하는데,
외국 수출용 서류 (인보이스 와 패킹 리스트 Invocie/ Packing List)를 취급 하느냐 안 하느냐에 따라
서류의 종류가 달라서 구별 했습니다.
3단계- 프로그램 배분
이렇게 나눈 것을 기준으로 각 프로그램을 올려서 이야기를 진행 하겠습니다.
물론 모든 것을 다 공짜로 모든 회사에 사용하는 프로그램을 다 만들어 드릴 수는 없습니다.
그러다가는 저는 아무 일도 못하고 하루 종일 이 일에만 매달리게 되겠지요.
저도 먹고 살아야 해서 …
일정 단계 이상은 요금을 받겠습니다.
생각에 2단계부터는 각 회사에 맞는 출력 폼을 만들어 드리고 수수료를 받으려고 합니다.
왜냐하면 여기서부터 IMPA 코드 자료 데이터가 들어 갑니다.
( 2013년 6th 판 까지. 2018년 7th 판은 제가 게을러서 아직 못했습니다. )
참고로 이 프로그램에 있는 IMPA 코드는 제가 내돈내산
IMPA책을 직접 사서 일일이 타자를 치고 수정하고 고치고 만든 자료입니다.
이거 만드느라 엄청 시간과 돈이 들어 갔습니다.
구매가 가능한 판매 프로그램을 만들어서
구매하시는 곳으로 가는 길은
완성되는 대로 따로 링크해 놓겠습니다.