2. Easyper사용 -입력 연습 은
엑세스로 만든 견적관리 프로그램인 Easyper 의 사용 연습 입력에 대해 이야기 합니다.
1. 기초 입력폼
Easyper를 구매하여
“1. Easyper 설치하기”를 잘 따라 하시고 나서
Easyper 새로 시작하면, 아래 그림이 나옵니다.
안 나온다면
“1. Easyper 설치하기” 를 다시 따라해 보시 길 권합니다.
1-1. 자기회사 정보 입력 수정
프로그램의 시작은 우선 자기 회사의 정보를 입력하는 겁니다.
자기회사의 정보는 각종 모든 출력에 사용되기 때문에 매우 중요하지만
자주 넣을 필요는 없고 처음 한 번만 적으면 거의 다시 적을 일은 없을 겁니다.
자기 회사의 정보는 [시작폼] (메뉴폼)의 [기초 입력폼] 에 있습니다.
기초 입력폼을 열면 자기회사 정보가 제일 먼저 보입니다.
여기에 자기회사의 정보를 처음 입력하거나
필요할 때 수정하시면 됩니다.
미리 입력 되어있는 내용은 연습하시라고
제 회사인 스페이스 마린의 정보를 넣어 놓은 것 입니다.
이 내용을 참조하시어 자기 회사의 정보로 바꾸시면 됩니다.
여기 바뀌는 내용이 그대로 모든 서류의 출력 보고서에 반영됩니다.
당연히 오타가 나면 안 됩니다.
글씨를 타지 치는 것은 어려운 일이 아니지만,
아래쪽에 특이하게 그림 2가지가 있고
[자기회사로고] 와 [자기회사 스탬프] 가 있습니다.
1-1-1. 회사 로고와 명판 입력
이 중 [자기회사로고]는 문서 출력 머리에 많이 사용합니다.
물론 없는 회사도 많습니다.
문서에는 없더라도 보통 명함에는 많이 있는 경우가 있습니다.
각 문서에 이 로고를 넣으면 좋겠지만, 방법을 모르거나,
회사 출력폼을 인쇄해서 사용하시는 회사는
칼라인쇄라서 돈이 비싸서 사용 않는 경우가 많습니다.
이 프로그램은 인쇄한 폼을 사용하는 것이 아니고
프린터 출력 방식이니 로고를 넣는 것이 좋습니다.
마찬가지로 [자기회사 스탬프]도 회사 서류의 마지막 찍어 주는 용도입니다.
아마 아직도 요런 모양의 명판은 사용하시는 회사가 많을 겁니다.
국내 거래처 회사에는 주로 이런 명판을 사용했는데,
외국 회사에 보낼 때에는 이건 좀 아니더군요.
그래서 영문으로 된 모양을 만들었습니다.
스탬프를 찍고 사인만 직접 합니다.
하지만 회사 서류에 매번 하는 게 귀찮아서
이제는 아예 싸인 된 스탬프를 스캔해서 가져다 사용합니다.
여기 [자기회사 스탬프]에도 자기 회사에 맞는 모양을 입력해 놓고
회사에서 사용하는 서류에 사용해도 되고 안 해도 되고,
싸인 빼고 출력하고 서명은 직접해도 됩니다.
각자 회사 사정에 맞춰 사용하시면 됩니다.
그럼 자기 회사 로고를 입력하는 방법을 알아봅니다.
일단 스페이스 마린의 로고를 지웁니다.
지우는 방법은 간단합니다.
로고 위에 마우스 가져다 찍고 [Delete] 키를 누릅니다.
그러면 없어집니다.
이제 자기 회사 로고를 가져와야 합니다.
물론 회사로고가 필요 없는 분들은 여기서 지우기만 하면 됩니다.
1) 회사 로고를 새로 만들 경우
가능한 전문가에게 의뢰를 권합니다.
디자인에 자신이 있는 분이 아니고는 세련된 로고가 나오기 힘듭니다.
그리고 자기가 만든 로고의 깨끗한 원본을 만드는 것도
어느정도 디자인 기술이 필요합니다.
2) 명함이나 서류에 있는 로고를 가져올 경우
만일 명함이나 서류에 로고가 있다면 얼른 명함 만든
인쇄소에 전화를 해서 로고 파일을 받으시면 됩니다.
보통 귀찮아서 없다 하기도 하는데 분명 있습니다.
절대 만든 파일을 버리지 않습니다.
왜냐하면 몇 년이 지나도 명함은 다시 주문하기 때문입니다.
그래도 없다고 빡빡 우기면 할 수 없이 파일을 만들어야 합니다.
새로 만드는 방법 중
가장 편한 방법은 회사 프린터로 스캔 받는 겁니다.
요즘은 기계들이 좋아서 회사 프린터에 스캐너 기능이 있어서
로고가 있는 명함이나 서류를 스캔 받으면 쉽게 로고를 구할 수 있습니다.
스캐너가 없으시면 핸드폰으로 (카톡이 제일 편할 겁니다)
명함을 찍으시면 됩니다.
그리고 찍거나 스캔 받은 파일을 그림판에 (컴퓨터 조금 아시면 포토샵) 불러오면 작업은 거의 끝난 겁니다.
그림판 이란 ?? 간단한 사진이나 도형을 그릴 때 사용하는 도구입니다. 회사 서류 작성시 많이 사용하니 혹시 사용법을 모르시면 시간을 내서 알아 두시는 것이 좋습니다. Easyper프로그램 설명 때 자주 사용할 겁니다. 저는 자주 사용하기 때문에 바탕화면 화면 아래같이 여기저기 만들어 놓고 사용합니다. |
이때 로고는 50 x 50 사이즈 스탬프는 100 x 160 사이즈 정도로
크기를 조정해서 저장하면 좋습니다.
물론 [자기회사 스탬프] 도 같은 방법으로 하시면 됩니다.
[1. Easyper 사용 전 준비 사항] 의 설명을 충실히 하셨으면
귀사의 Easyper 는 D: 폴더에
“프로그램” 이나 “Easyper” 등의 이름으로 저장되었을 겁니다.
저는 쉽계 사용설명서를 만들려고
컴퓨터 바탕화면에 [Easyper] 폴더를 만들었습니다.
그리고 위의 로고와 스탬프를 이곳에 복사해서 붙여 놓았습니다.
이제 그림판을 불러서 (설마 그림판을 모르지는 않겠지요??)
그림판을 열고 회사로고를 불러 옵니다.
그리고 아래 순서로 로고를 자기회사 로고에 입력합니다.
같은 방법과 순서로 자기회사 스탬프도 입력을 합니다.
이제 모든 출력서류의 로고가 새로 입력한 로고로 자동 바뀌었습니다.
로고를 다른 것으로 또 바꾸면 자동으로 다시 바뀝니다.
1-2. 견적서 진행 방법 입력/ 수정
회사에서 취급하는 문서는 처음 접수이후 여러가지 이름으로 변화를 합니다.
처음 판매처에서 가격 달라고 연락 왔을 때는 [견적 청구서 – Inquiry Sheet] 이고
내가 견적서 만들어 판매처 보낼 때는 [견적서 -Quotation 혹은 Offer Sheet]
발주가 와서 납품 할 때는 [인수증- Receipt Sheet 혹은 Delivery Order(DO)] 이고
납품 완료 후 돈 달라고 청구할 때는 [거래명세서- Invoice] 입니다.
만일 처음 청구부터 납품 후 거래명세서까지
물품의 종류나 수량이 바뀌지 않으면
모든 문서는 제목만 다르고 다 똑 같은 내용입니다.
하지만 모든 문서가 하루아침에 만들어지는 것은 아니고
간 단계별로 시간이 필요합니다.
그래서 각 건 별 현재 어디까지 진행되었는지 파악을 위해
현재 문서의 상태를 구분해 주어야 합니다.
하지만 각 사람마다 현재 문서상태를 표시하는 방식이 다르다면
집계가 안될 겁니다.
누구는 거래명세서라고 하고 누구는 인보이스 하면 같은 걸 모으지 못하겠지요.
진행방법의 입력은
문서의 현재 상태를 표시하는 모양을 똑같이 하려고
미리 정해 놓는 것 입니다.
그래서 [견적서 진행방법] 에서는
문서 상태 표시 코드를 정하는 것이라 생각하면 됩니다.
1-3. 계정과목
회사를 운영하는 모든 돈의 흐름은 다 장부에 기록을 합니다.
그리고 이 모든 기록은 나라에서 정한 법에 따라 정해진 말로
장부에 적어야 합니다. 이 장부가 경리 장부 입니다.
경리 장부에 적히는 돈의 성격을 구분하는 코드는
내 맘대로 하는 것이 아니라 나라에서 미리 정해 놓았습니다.
우리는 이걸 [계정 과목] 이라고 합니다.
그리고 이 [계정 과목]은 정말 많습니다. 말도 어렵고요.
그래서 경리과가 필요한 것이고 부기가 필요한 것이지요.
회사에 경리과가 없다면, 분기별 부가세 신고 결산 때
서류를 회계 사무소에 가져가서 줍니다.
서류를 가능한 경리 부기에 맞는 계정과목으로 나누어 보내주면, 좋아합니다.
그리고 이 버릇은 회사가 커져서 투자를 받거나,
세무 회계 감사 등의 모든 경리 관련 일이 생겼을 때 꼭 필요하게 됩니다.
어려운 말은 모르더라도 많이 쓰는 말들은 알아 두어야 합니다.
모르면 무식한 장사꾼 취급 받을 수도 있습니다.
그래서 제가 선용품 장사를 하면서 많이 쓰는 [계정 과목]을 모아두었습니다.
나름대로 어느때 사용하는지, 어려운 경리 용어 말고 많이 쓰는 말로
[비고] 난에 참고 사항으로 적어 놓았습니다.
내용을 한번 보시고 새로운 계정과목을 추가를 하셔도 되고,
설명을 자기가 아는 단어로 바꾸어서 비고난을 정정해도 됩니다.
이렇게 해서 자기만의 계정과목을 만들어보세요.
단 대항목과 계정과목은 삭제는 해도 수정하지 마세요
요건 나라에서 정한 내용입니다. 자기 맘대로 바꾸면 안 됩니다.
계정을 찾아보아야 할 때는 [계정 찾기] 단추를 눌러 보세요
비슷한 말은 다 잡아서 보여 줍니다.
다시 찾으려면 [다른 거 찾기]를 다시 누르면 됩니다.
1-4. 매출장용 진행
- [1-2. 견적서 진행방법] 과 비슷한 내용으로
- 이번엔 납품 완료 후 서류의 상태를 표시합니다.
거명 : [거래명세서] 납품은 완료 되었지만
아직 세금계산서를 발행하지 않은 상태일 때.
가끔 보면 네고를 하여 금액을 깎는 회사들도 있어서…
세금 : [세금계산서] 국내 거래처 세금계산서 발행하고 수금 이전 상태
INV : [INVOICE] 외국 거래처, 금액 확정하여 수금 이전인 상태
반품 : 말그대로 반품되어 버린 상태
수금 : 수금 완료되어 다 처리된 상태
지급 : 구매처에 사용. 대금을 지급한 상태.
2. 도움말
이 도움말은 모든 회사에겐 거의 요술 방망이 같습니다.
잘 사용하면 모든 분야에서 사용이 가능하고
사용하지 못하면 있는지 없는지 모르는 내용입니다.
2-1. 도움말 여는 방법
시작폼의 도움말을 눌러도 되고
아무 곳에서나 Ctrl + F12 를 누르면 열립니다.
그러면 [계정과목] 검색같이 찾는 내용을 묻는 창이 보입니다.
여기에 대충의 찾는 말을 적으면 걸려 나오지만
그냥 확인 치면 도움말 대장이 열리고
지금 같이 아무 내용이 없을 때는 임의로 적어 놓은 몇 개만 보입니다.
2-1. 도움말 입력 방법
우선 무언가를 입력하려면 빈 새로운 파일을 엽니다.
각각의 빈칸은 제목만 보시면 무엇을 칠 것인지 대충 알 수 있을 겁니다.
순서는 보이는 순서나 출력의 순서인데 사실 없어도 아무 지장이 없습니다.
그리고 대항목 / 중항목은 도움말의 성격을 구분한 것 입니다.
예를 들어 내가 거래하는 판매처가 많을 경우 각 거래처의 참고사항을 입력한다면
대항목은 판매처가 될 것이고
중항목은 각 회사 이름이 될 것이고
제목은 각 직원이나 선박명이나 자기가 구별하는 내용이 보이게 될 것입니다.
하지만 중요한 점은 [제목]은 꼭 입력해야 합니다.
제목에 따라서 도움말 제목에서 상세한 내용보기가 열립니다.
즉 제목 따라 검색이 되니 비워두면 찾아지지 않습니다.
2-1-1. 도움말에 첨부파일 입력하는 법
마지막 도움말 입력폼 아래쪽에 있는 첨부파일 항목은 뭐지? 하고 궁금해 하실 것 같습니다.
이곳은 말 그대로 도움말에 첨부되는 그림이나 엑셀 파일등과 같은 서류를
링크 형태로 바로가기를 만들어 두는 곳 입니다.
예를 들어 우리가 만든 [Easyper] 폴더에는
지금 현재 Easyper 프로그램과 압축본 그리고 회사로고 스탬프가 들어 있습니다.
만일 도움말에 Easyper 라는 제목의 내용을 치고
이 네가지 파일을 링크하여 바로가기를 할 수 있다는 말입니다.
다른 곳은 그냥 타자로 정보를 치는 곳이지만,
직접 파일을 연결하는 [첨부 서류연결] 은 링크 형태로 해야 합니다.
이제 입력 연습이 끝났습니다.
이제 무얼 입력할지 어떻게 사용하는지 이야기 하겠습니다.
2-2. 도움말 사용 노하우
제가 현재 사용중인 프로그램의 도움말 검색폼의 예를 보이겠습니다.
같이 보입니다.
이렇게 평상시 알게 되었지만,
자주 사용하지는 않는 내용을 입력해 놓으면
나중에 필요해질 때 다시 찾느라고 고생하지 않아도 됩니다.
메모해야 할 모든 내용을 도움말에 다 때려 넣어 기록해 두면 매우 좋습니다.
특히 저의 경우 가장 유용하게 쓰는 곳은
각 인터넷 사이트 아이디와 비밀 번호 기억입니다.
가끔 들어가는 사이트는 아이디와 비밀번호가 생각이 안 납니다.
또 자주 들어가는 사이트라고 해도
뭔 놈의 비밀 번호를 수시로 바꾸라고 강요하는지.
시키는 대로 자꾸 바꾸다 보면 내가 비밀 번호를 뭐라고 바꾸었는지 기억이 나지 않습니다.
그 결과는 거의 모든 회사에 가보면 잘 보입니다.
각 컴퓨터마다 주렁주렁 달려있는 포스트잇의 아이디/ 비밀번호 쪽지를 많이 보았을 겁니다.
물론 중요한 곳은 잘 보관하지만,
가끔 들어가는 곳으로 직원 모두에게 공유해야 할 때는
아이디 / 비밀 번호 관리를 도움말을 이용하는 것이 좋습니다.
각 사이트 별로 아이디 / 비번을 입력하고
날짜가 바뀔 때마다 언제 무엇으로 바꾸었는지 적어 놓으면 좋습니다
저는 요런 식으로 입력 합니다.
2024-05-16 비번 ZZo4567 -> Bno4567 로 변경함.
2023-04-16 비번 KKSno1235 -> ZZo4567 로 변경함.
이런 식으로 변경사항을 죽 적어 놓으면 매우 유용하게 사용이 됩니다.
또 많이 사용하는 것은
각 회사의 각 선박 마다 이전 납품 할 때 교환 요구나
선장님의 개인 부탁 등을 꼭 기록해 놓습니다.
요거 까먹고 가면,
다음 번 갔을 때 한 소리 듣거나
납품 사인 받기 굉장히 어렵거나
아예 납품을 못할 수도 있습니다.
각 거래처 특이사항,
각 선박 특이사항, 일을 하다가 알게 된 나만의 노하우,
창고 어느 구석에 어느 배에서 내려온 샘플이 있다 하는 거,
어느 구매처에 구하기 힘든 어떤 물건이 있는 걸 봤다는 등의 내용은
기록해 놓으면 필요할 때 정말 잘 써먹을 수 있는
자기만의 파워나 노하우가 됩니다.