출력은 Easyper의 모든 문서 출력을 이야기 합니다.
결국 모든 문서는 출력하여 상대방에 보내는 것이니
일의 마지막 결과물이고 회사의 얼굴이라고 할 수 있습니다.
1. 출력 서류의 종류
견적서에서 출력 단추를 누르면 아래와 같이 출력 조건폼이 나옵니다.
우선 머리글로 보면
[거래명세서] [견적서] [인수증] [견적의뢰참고서] [견적의뢰서] [구매발주서] [INV/PK]
7가지가 있습니다.
글을 보면 각각 무슨 출력인지 바로 알 수 있습니다.
사용하는 순서를 보면
1) 제일 처음 견적의뢰서를 구매처에 보내고
2) 견적서 완성해서 판매처에 보내서 오다 받으면
3) 구매 발주서 구매처에 보내서 물건 받고
4) 견적의뢰 참고서로 받은 물건을 정리 포장하고
5) 포장된 물건과 인수증 들고 납품하고
6) 거래명세를 인수증과 같이 판매처 보냅니다.
7) 판매처가 외국이라면 INVOICE / PACKING LIST 가 되겠지요.
이 순서대로 설명을 하겠습니다.
2. 견적의뢰서 / 구매 발주서
기본적으로 [견적의뢰서] 와 [구매발주서]는 프로그램상 형식이 거의 비슷합니다.
다만 먼저 가격을 물어보는 것과 물건을 주문한다는 내용만 다릅니다.
그래서 견적의뢰서는 값이 없고 주문서는 값이 있다는 차이만 있습니다.
그럼 먼저 [견적의뢰서]를 확인해 보겠습니다.
[출력조건폼]에서 [견적의뢰서]를 누르면
아래와 같이 일시와 참고사항을 입력하는 곳이 나옵니다.
[일시] 는 말그대로 견적의뢰서 보내는 날짜이니 오늘이 될 겁니다.
( 오늘을 치는 단축키 Ctrl + ; 잊지 않으셨지요?)
[참고사항] 은 말그대로 구매처에 견적 낼 때 따로 요구할 사항입니다.
저는 주로 제조나라, 메이커 알려주세요 같은 말을 많이 씁니다.
“나무 박스 포장가격도 같이 보내주세요” 같은 문구가 될 수도 있습니다.
[일시] 와 [참고사항]을 적은 후 [출력하기] 단추를 눌러 봅니다.
그럼 하기와 같이 [견적서] 폼에서 입력한 구매처들이 모인 상태의 화면이 나옵니다.
화면에는 5가지 옵션이 있는데,
내용을 보시면 대충 무슨 내용인지 알 수 있습니다.
코드가 있고 없고 그리고 단가가 있고 없음이 주 내용이고
특이하게 마지막은 기관이라는 말이 붙어 있습니다.
왜냐하면 기관부품은 IMPA코드가 아니라 굉장히 긴 제품 코드를 사용하는 경우가 있어서 만든 서류입니다.
아래 구매처를 먼저 선택하고
5가지 옵션 중에 하나를 선택하여 단추를 눌러 보면 아래와 같이 화면이 하나 보이면서 “부서??”라고 글씨가 써 있습니다.
이것은 견적서 입력 때 기록한 부서를 묻는 확인 난입니다.
업무를 하다 보면 각 부서별로만 출력할 경우도 있습니다.
특히 인수증의 경우는 부서별로 따로 출력하는 것이 필수입니다.
예를 들어 “갑판부” “기관부” 따로 출력하는 겁니다.
| 부서 검색 입력 법 1. Deck 2. Eng 이라고 나누어 져 있다면, 부서?? 질문에 내용을 다 칠 필요없이 숫자 1 혹은 2만 쳐도 됩니다. “갑” “기” 같이 한 글씨만 쳐도 마찬가지 입니다. 둘 다 같이 출력할 경우 “엔터”치면 자동으로 [확인] 이 선택 되어 둘 다 출력 됩니다. |
이제 아래와 같은 문서가 화면 출력 됩니다. (옵션이 5개이니 약간씩 다른 5가지가 나옵니다.)
이제 출력을 하시면 됩니다.
출력하는 방법은 사용 중인 프로그램에서 제공하는 단추들을 이용하거나
단축키 [Ctrl] + [P] 키를 누르시면 출력이 됩니다.
제가 사용하는 엑세스는 오피스 2010년 버전이라서 이 화면과 같이 나오지만,
다른 버전을 사용하시면 모양이 다르게 나옵니다.
출력의 설정 방법은
엑셀과 똑같고 현재도 거의 매일 사용하고 계시기 때문에 설명은 생략합니다.
2-1. 문서 출력 종류
문서를 출력하는 방법은 크게 3가지입니다.
하나는 종이로 출력을 하는 방법이고
두번째는 팩스로 자동 보내는 방법이 있고
마지막 PDF 나 그림파일로 출력하여 이메일, 카톡, 문자 등에 보내는 방법이 있습니다.
2-1-1. 종이 출력 방법
화면으로 문서가 출력이 컴퓨터가 프린터와 연결이 되어 있으면
인쇄를 하시면 바로 프린터에서 출력된 종이를 만나 보실 수 있습니다.
인수증 같은 경우는 무조건 종이 출력이 되어야겠지요?
2-1-2. 팩스 출력
요즘 나오는 프린트는 스캐너와 팩스를 같이 가진 복합기가 대부분입니다.
그래서 견적의뢰서의 경우는 종이 출력 후 다시 팩스로 보낼 필요없이
컴퓨터에서 팩스를 바로 보낼 수 있는 경우가 많습니다.
이 방법은 복합기 제조 회사에 따라 방식이 약간씩 다르니 각각 따로 확인해서 사용하셔야 합니다.
또 다른 팩스 출력의 예는 인터넷 팩스입니다.
이 설명은 제 블로그 선용품 회사 만들기 12단계 – 사무실 구하기 중 팩스에 설명을 드렸습니다.
참조하시면 됩니다.
2-1-3. 문서 출력
문서 출력을 하는 이유는 이메일에 첨부를 하기 위해서 입니다.
이메일의 많은 서류를 보거나 작업하기 편하지만, 컴퓨터로 보내야 하는 불편함이 있었지만,
요즘엔 핸드폰,패드, 노트북 등으로 편하게 이메일을 주고 받을 수 있어 문서 출력은 증가할 것 같습니다.
요즘에는 휴대폰 문자나 카톡 같은 SNS가 거의 필수처럼 사용합니다.
그래서 문자나 카톡 (SNS)에 서류를 보내는 경우가 많습니다.
특히 저는 카톡 (SNS)에 견적서나 거래명세서 등을 자주 보내는데,
가장 큰 이유는 돈이 안 들기 때문입니다.
문자나 팩스는 단돈 10원이라도 들고 서류를 다시 찾아볼 때도 번거롭습니다.
하지만 카톡에는 보낸 자료가 남아 있어서 언제든지 다시 보낼 수 있고,
특히 참고 그림이나 사진 등을 보내기 편해서 자주 사용합니다.
저의 경우는 파일 용량이 적은 그림파일로 많이 보내는데…
화면 보기 한 후,
알씨를 이용해 화면 캡쳐 하여 카톡이나 문자로 보내는 방식을 많이 사용합니다.
2-2. 구매 발주서
이번엔 [구매 발주서]를 출력해 봅니다.
[견적의뢰서]와 다른 점은 기본 입력폼에 일시 / 납기일/ 납품장소/ 참고사항이 있다는 것 입니다.
그리고 참고사항으로 [Excel로 출력하기] 가 있습니다.
필요한 내용을 적어서 [견적의뢰서]와 같은 방법으로 사용하시면 됩니다.
[Excel로 출력하기] 는 견적서를 엑셀로 출력하는 것과 같은 내용입니다.
단추를 눌러서 나오는 화면을 드래그 [복사] 하여
빈 엑셀 파일을 열고 [붙여넣기] 하시면 됩니다.
3. 견적서 / 거래명세서 / 인수증
견적서, 거래명세서, 인수증을 프로그램상 거의 같은 모양입니다.
견적서 낸 내용이 그대로 주문이 되면 거래명세서와 견적서는 머리 글씨만 다르고 거의 같습니다.
그리고 인수증은 거래명세서에서 가격만 빼거나 부서별로 따로 출력한다는 것 외에 거의 내용은 같습니다.
(내용이 다르면 큰일 납니다. 사기가 되겠지요)
출력하는 방법은 위의 2. 견적의뢰서/ 구매발주서 에서 설명한 내용과 거의 같습니다.
일시와 문서 보조 내용을 따로 입력하여 아래 나열된 문서 종류 중 자기가 원하는 문서를 선택하면 됩니다.
물론 부서를 묻는 질문이 나오면 한 번 더 입력을 해 주면 됩니다.
4. 견적의뢰 참고서
견적 의뢰 참고서는 구매처에서 받은 물건을 납품하기 편하게 정리하는데 사용합니다.
납품일이 많아서 구매처 여럿이 동시에 오거나,
납품해야 할 선박이 겹치거나 하면 창고 안은 매우 복잡해 집니다.
이때 오다 별로 구별하고 구매처 별로 구별한 서류가 있으면
매우 편리하게 입고된 물건의 처리를 할 수 있습니다.
이곳에는 총 3가지 서류가 있는데…
[작업 표지 출력] 은 가장 간단한 모양의 최종 집계표이고
[물품인수 검수 확인서 – 업체별 출력] 은 상세한 업체별 모음 표이고
[물품인수 검수 확인서 – 순서별 출력] 은 견적서 순서대로 나온 표입니다.
저는 보통 [작업표지 출력] 과 [업체별 출력] 서를 출력해서 작업하는 경우가 많습니다.
오다 별로 참조하여 출력하셔 사용하면 됩니다.
5. INVOICE/ PACKING LIST
이곳은 외국으로 수출을 하는 회사가 필요한 곳이니
Easyper 1,2,3단계에서 필요 없을 겁니다.
필요 없으면 넘어가시면 됩니다.
화면을 열어보면 크게
1) Invoice 와 2) Packing List 그리고
3) Invoice + Packing List 3가지 부류입니다.
말 그대로 따로 출력하는 화면과 같이 묶어 놓은 화면입니다.
견적서에서
단추를 통해서 서류를 작성했다면 각각 서류를 열어 보시면 바로 확인됩니다.
6. 출력 서류의 수정
모든 문서 작업에서 출력 서류의 수정이 제일 중요합니다.
왜냐하면 출력서류가 자기 회사의 얼굴이기 때문입니다.
경차 타고 가면 호텔 정문에서 퇴짜 맞듯이 뭔가 그럴 듯해야지 거래처에서 오다를 많이 줍니다.
그럼 제일 기본서류인 [견적서]에서 [견적서-$]의 문서를 가지고 연습해 보겠습니다.
6-1. [견적서-$] 의 수정
우선 출력 조건에 아래 그림 참조하여 입력하고
[견적서-$]의 단추를 눌러 봅니다.
우선 출력된 문서에 마우스를 가져가면 확대경 모양이 나오고 이걸 누르면 크게 보입니다.
잘 침침해서 안보이니 확대를 해 봅니다.
이중 머리부분을 보면,
이 보이고 파란색 부분은 견적서에서 입력했거나 방금 전 견적서 조건 때 입력한 내용입니다.
왜 이렇게 말하는가 하면, 입력한 부분은 여기서 수정을 하면 안되고
견적서 입력 혹은 출력 조건 때 수정해야 한다는 겁니다.
그럼 여기서는 제목부분은 맘대로 고쳐도 되는가? 하면 맞습니다.
제목 부분은 맘대로 고쳐도 되고 그림을 넣어도 되고 순서를 바꾸어도 됩니다.
마찬가지로 모든 출력은 다 제목은 맘대로 고쳐도 되고
입력한 내용은 손대면 안 됩니다.
그럼 맘대로 고쳐도 되는 부분을 고치는 방법을 이야기합니다.
제일 먼저 할 일은 항상 그렇듯이
복사본을 만들어서 혹시나 실수할 때를 대비해야 한다는 겁니다.
프로그램 전체를 수시로 복사해 두는 버릇을 들여야 합니다.
Easyper 전체를 복사해 두는 방법 및 주의 사항은
1. Easyper 의 사용 전 준비사항 1-1. Easyper 받고 압축풀기
에서 설명을 드렸습니다.
여기서는 출력 파일 한 개를 따로 복사해서 연습하는 것을 이야기합니다.
우선 내가 복사해서 보관할 출력 폼 (보고서)의 이름을 알아야 합니다.
6-1-1. 보고서 이름 알아보기
[견적서-$]의 출력 폼 (보고서)로 연습한다고 했으니 우선 보고서의 이름을 알아봅니다.
그러려면 우선 문서를 열어야 합니다.
이제부턴 엑세스 프로그램 설명이니 천천히 주의해 주세요
프로그램 전체가 망가질 수도 있습니다.
이렇게 열린 화면의 좌측 꼭대기에 [QUOT-A$P] 라고 글씨가 보입니다.
이것이 이 보고서의 프로그램 이름 (엑세스에서 주어진 이름=파일) 입니다.
6-1-2. 보고서 복사본 만들기
이제 이 보고서 파일을 찾아서 복사본을 만들어 봅니다.
이제 사본이 생겼으니 원본을 맘대로 고쳐 보기로 합니다.
| 보고서 이름 바꾸기 원본이 망쳐도 새로 생긴 사본을 찾아 마우스 오른쪽 눌러서 [이름 바꾸기] 하여 원본이름을 그대로 넣어주면 되니 안심해도 됩니다. |
6-1-3. 보고서 수정하기
이제 다시 출력하여 [견적서-$]를 찾아 마우스 오른쪽 눌러서
[디자인 보기] 하여 수정화면을 열어 봅니다.
출력 화면과 수정화면을 자세히 비교해 보면 써진 글씨가 다른 것이 보입니다.
예를 들어 수정화면 제일 큰 글씨인 [우리 회사명]이
출력화면에선 [스페이스 마린] 으로 보입니다.
이중 수정화면과 출력화면이 같은 글씨는 프로그램 수정없이 직접 수정이 가능합니다.
파란색으로 표시해 보면 이렇습니다.
이중 제일 큰 글씨인 [QUOTATION] 을 [OFFER SHEET] 로 바꾸어 보겠습니다.
이렇게 커서가 글씨 안으로 들어가면 타자치면 됩니다.
나머지 글씨도 모두 같은 방법으로 타자치면 수정이 됩니다.
시험적으로 저는 [Offer Sheet] 와 [날짜] 2가지를 고쳐 보았습니다.
수정완료후 [저장] 후 [나가기]를 합니다. ( 단축키는 [Ctrl]+[S], [Ctrl]+[F4] )
이제 다시 [견적서-$] 를 열어보면…
잘 수정되었습니다.
원하시는 부분을 마음대로 수정해 보세요.
6-1-4. 보고서 프로그램 부분의 수정
파란색 단순 수정이 아니라
프로그램 부분의 수정도 엑세스 공부하지 않아도 일부는 가능합니다.
위치를 바꾸거나 삭제하는 경우입니다.
시험적으로 위치를 바꾸고 삭제해 보겠습니다.
방법은…
입니다. 결과는 아래와 같습니다.
6-1-5. 보고서 머리글 바꾸기
이렇게 간단한 수정만 하여도 출력모양은 많이 변합니다.
글씨체를 바꾸는 것을 더하면 더욱 효과가 좋습니다.
하지만 가장 극적으로 변화되는 것은 보고서 머리글을 바꾸는 경우입니다.
실재로 보고서 머리글은 내용 변화는 거의 없습니다.
회사 이름 주소는 거의 안 바뀌니까요.
그리고 일부 회사는 로고와 회사 이름도 특수한 디자인으로 하시는 경우도 있습니다.
그래서 머리글을 아예 다 특수한 문자체로 통째로 만들기도 합니다.
이렇게 머리부분을 통째로 바꾸는 법은 머리 부분을 삭제하고 디자인된 그림을 집어넣으면 됩니다.
(예를 든 위의 그림이 별로 많이 바뀌지 않았는지 모르겠네요)
그 방법은.
이렇게 한 결과를 보면
로 바뀌었음을 알 수 있습니다.
이상 개략적인 “출력’의 이야기를 마칩니다.
다음 이야기는 [경리] 관련 이야기를 합니다.