회사에서 사용하는 엑셀의 꼭 필요한 기능만을 뽑아서 사용법을 적은 것입니다.

젊은 분들은 학교에서 이미 엑셀을 배우셔서 잘 알지만,
컴퓨터가 익숙지 않은 분들이나 엑셀을 배웠지만 다 까먹은 분들을 위해 적은 글입니다.​

다들 잘 알다시피 엑셀은 정말 많은 기능을 가지고 있고,
모든 회사에서 필수적으로 사용합니다.
하지만 그 많은 기능을 다 사용하는 것은 아니고 필수적인 가능만 반복해서 사용합니다.
여기서는 꼭 알아 두어야 만 하는 기능만을 뽑아서 소개합니다.
엑셀 고수에게 유치한 내용일 수도 있습니다.
틀린 부분도 있을 겁니다. 욕하진 말고 틀린 부분은 알려 주세요.
이메일 master@space-marine.com 혹은 010-4558-9075

1. 회사용 간단한 엑셀 사용법 – 엑셀의 시작

혹시 엑셀이 컴퓨터에 깔려 있지 않다면 프로그램을 설치해야 합니다.

네이버에서 검색하여 정품 구매하고 직접 설치하는 방법도 있지만,
저는 주변의 아들이나 직원 혹은 컴퓨터 수리해주는 분의 도움을 받으라고 권합니다.

수많은 로그인 설치 사용설명서와 씨름하는 것 보단 제일 간단하고 안전한 방법입니다.

1-1. 엑셀 찾기

거의 모든 컴퓨터와 노트북엔 엑셀이 설치되어 있는 경우가 많습니다.
왜냐하면 기계를 팔면서 윈도우를 기본으로 깔아 주듯이 엑셀로 설치되어 있는 경우가 많습니다.
그럼 혹시 내 컴퓨터에도 있는지 확인해 봅니다.

1) 과 같이 컴퓨터 화면 제일 밑의 줄에 있는 윈도우 로고를 찾습니다.
2) 와 같이 [찾기]라는 것이 있으면 이곳에 “Excel” 라고 치면 나옵니다.

아니면 1)에서 [시작]을 누르면 3)과 같이 화면이 쭉 보입니다.

이때 A~ 에서 Z 까지 순서대로 나오는 데
4)와 같이 E 순서에 엑셀이 보이거나
5)와 같이 M의 순서에 Microsoft Office 도구에서 찾아 봅니다.

이 모든 곳에서 안보이면 엑셀 깔아야 합니다.

1-2. 엑셀 시작

엑셀을 찾았으면 로고를 누르면 엑셀이 시작됩니다.

저와 같이 엑셀을 많이 사용하시면 아래 작업 표시 줄이나 바탕 화면에
엑셀 로고를 가져다 놓으면 편합니다.

로고 가져다 놓는 방법은 위의 1-1 엑셀 찾기에서 찾은 로고
(2,3,4,5 어느 것이라도 같음)를 마우스로 찍어서 바탕 화면이나 작업 표시 줄에
드래그 하면 가져와 집니다.

이제 가져온 엑셀 로고를 찍으면 엑셀 화면이 열립니다.

시작은 머리 메뉴 중 [홈]에서 시작됩니다.
그리고 이 [홈]에는 여기서 이야기하는 엑셀의 모든 기능이 들어 있습니다.
이 화면만 아시면 엑셀은 끝이라 해도 과언이 아닙니다.

2. 파일 : 만들기/저장/출력

빈 엑셀에 무언가 치게 되면 [만들기]
다시 필요할 때 가져오기 위해 저장하고 사용 하기 위해 출력을 합니다.

지금 빈 엑셀을 일단 저장해 봅니다.
빈 엑셀 아무 곳에서나 Alt + F + A 를 차례대로 누릅니다.

그러면 1) 화면이 보입니다.
이때 2)를 누르고 원하는 곳에 지금 작업 중인 파일의 적당한 이름을 정하면 저장됩니다.​

단축키 Alt+F+A를 누르는 것은
엑셀 빈 화면에서 3) 번 그림 같이 머리 메뉴 중 [파일]을 누르고 그림 4) 같이
[다른 이름으로 저장] 은 누르는 것과 똑 같은 작동을 합니다.
그래서 단축키를 외우시면 이런 복잡한 화면 이동 없이 바로 작동을 시킬 수 있습니다.
마찬가지로 지금 작성중인 엑셀을 저장하려고 3) 4)번 같이 가서 [저장]을 누르지 말고
Ctrl +S 만으로 되고, 출력도 Ctrl+P로 끝납니다.

그래서 단축키를 외우는 것은 문서를 빨리 만드는 것뿐 아니라
복잡한 단계를 거치지 않아도 되게 끔 만들어 줍니다.

3. 단축키

수많은 단축키가 있지만 저는 아래 보이는 단축키만 알고 사용합니다.
좋은 점은 이 단축키는 엑셀 뿐 아니라 워드나 아래아 한글, 인터넷, 이메일 등등
거의 모든 컴퓨터에서도 거의 같은 작동을 합니다.
그러니 가능한 필수적으로 알아 두시면 좋습니다.

​

4. 홈에 다 있다

엑셀에서 알아 두어야 할 각종 기능은 처음 엑셀을 열 때 나오는
머리 보조 [홈]에 거의 다 있습니다.

이중에서도 꼭 알아두면 좋은 것을 나름대로 모아서 이야기합니다.

4-1. 클립보드 : 서식 복사

제일 처음 [클립보드] 에서 알아두면 좋은 건 [서식 복사] 입니다.

예제로 아래 그림 과 같이 [2. 파일… 3. 단축키 3. 홈에 다 있다] 라는 글도
[1. 엑셀의 시작]과 같이 큰 글씨 이면서 바탕색도 붉은 색으로 하고 싶으면…

1) A1의 칸을 마우스로 찍고
2) 클립보드의 [서식복사 : 브러쉬 같이 생긴 것] 찍고
3) A2 ~A4 까지 (똑 같은 서식을 만들고 싶은 곳 다 선택) 마우스로 드래그 선택하면
4) 와 같이 다 같은 크기 바탕색이 만들어 진 것을 볼 수 있습니다.

예제는 글씨 크기와 바탕색만 보이지만
만일 A1 원본에 [테두리]가 있거나 [가운데 맞춤]이나 끌꼴 모양이 다르더라도
모두 다른 곳으로 가져가 줍니다.

단 A1원본에 계산식이 있다면 그건 가져가 주지 않습니다.

​

4-2. 글꼴

​서류를 만들다 보면 제목은 큰 글씨이고 내용은 작은 글씨이고
어떤 글씨는 굵게 쓰거나 빨간색 글씨를 쓸 일이 있습니다.
이 모든 내용이 [홈] 두번째 [글꼴]에 다 있습니다.

여기 적힌 내용은 설명이 필요 없습니다.
엑셀에 아무 글씨나 하나 쳐 놓고 하나하나 눌러보면 다 무슨 역할을 하는지
금방 알 수 있습니다. 시간 내서 직접 시행해 보세요
참고로 제가 베트남 회사들이 많이 요구하는 Cert. of Quality 서류 만들어 놓은 샘플이
아래와 같습니다.

[글꼴] 의 내용을 적절히 이용하시면 여러분도 이런 기본 모양을 만들어 사용이 가능합니다.

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4-3. 맞춤

4-3-1. 글자 위치

[홈] 화면 3번째 [맞춤]에선

파란색 칸 안의 내용은 쉽게 무엇인지 알아집니다.
엑셀 칸 안에 아무 글씨나 치고 각각 다 눌러 보시면 알 수 있습니다..

4-3-2. 들여쓰기 / 내어 쓰기

빨간색 사각 1) 은 [들여쓰기] [내어 쓰기] 라고 합니다.
보통 표를 만들 때 테두리와 글자의 사이가 너무 좁습니다.

이때 [CODE] 칸의 211452 에서 내어 쓰기를 누르면
테두리와 글자 사이가 약간 늘어 납니다.

4-6-1. 글자 위치와 다른 점은 셀의 크기를 좌우, 위아래 로 늘려도 간격이 일정합니다.

표를 예쁘게 보이려고 많이 쓰는 기능입니다.

4-3-3. 자동 줄 바꿈

자동 줄 바꿈은 셀 한 칸에 많은 내용을 타자 쳤을 때 보기 좋게 만들어 주는 기능입니다.

4-3-4. 병합하고 가운데 맞춤

이것도 표에서 주로 사용합니다.
비슷한 목록을 서로 묶어 줄 때 사용합니다.

4-4. 표시형식

표시 형식은 숫자에서 사용하는 곳입니다.
그림 그대로 표현을 바꾸어 줄 때 사용합니다.

4-5. 편집 / 데이터

[스타일] [셀] 란은 저는 40년 일하는 동안 거의 쓸 일이 없었습니다.
필요해 보이시면 공부하세요.

4-5-1. 정렬

[정렬] 이란 데이터를 가나다 순 으로 순서를 바꾸는 겁니다.
정렬할 데이터가 한 줄 일수도 있고 여러 줄 일 수도 있습니다.

일단 한줄이라면…

1) 원본을
2) 같이 범위를 정하고
3) 4)번을 누르면
5)와 같이 됩니다.

여러 내용을 정렬 하려면…

1)2)3)까지는 한 줄일때와 같은 요령입니다.
다만 이번엔 머리글이 있는 여러 줄이므로 4)번에서 [사용자 지정 정렬]을 선택 합니다.
그러면 5)와 같은 화면이 나옵니다.

원본에는 종류를 구별한 머리글이 있습니다.
그러니 1) 같이 [내 데이터 머리글 표시] 를 누릅니다.
그러면 2) 와 같이 자동으로 머리글 중 제일 처음 것이 보입니다.
우리는 같은 [종류]를 모으고 다시 [이름]을 순서대로 정리 할 것이므로
3) 과 같이 [+ 기준추가]를 누릅니다. 그러면
4) 와 같이 한 줄이 더 생깁니다. 이때
5)를 누르면 머리글이 다 보입니다. 이때 [이름]을 선택합니다.
6) 과 같이 확인을 누르면 아래와 같이 정리 된 자료가 보입니다.

정리할 줄이 많아도 똑 같은 방법으로 하시면 됩니다.

4-5-2. 필터

필터는 수많은 데이터 중에서 원하는 것만 뽑아서 볼 때 사용하는 겁니다.

정렬과 같은 샘플이고 3번까지는 같지만 4)번을 [필터]를 선택합니다.

이제 5)와 같이 머리글 옆에 아래 화살표가 생깁니다. 이걸 누르면
6)의 사각형 선택이 나오고 이때 내가 모으고 싶은 품목을 선택하면 됩니다.
여기서는 [어류]를 모아 보겠습니다. 그러면
7) 같이 선택하면 되고 이때 [확인]을 누르면 8)과 같이 결과가 나옵니다.
만일 다른 것을 보고 싶다면 9)와 같이 아래 화살표를 누르고
6) 번의 과정을 거쳐 다른 것을 선택하면 됩니다.

예제를 2줄만 해서 이렇게 간단하지만, 데이터가 많을 때는 정말 유용한 기능입니다.
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카테고리별 제한 옵션갯수 파일을 아래 올립니다.

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5. 출력 : 페이지 레이아웃

모든 문서는 출력하기 위해서 작업을 합니다.
출력은 종이, PDF, 혹은 화면으로 출력하여 한번 보고 없어지기도 합니다.
이 출력을 어떻게 할지 정하는 것이 페이지 레이아웃 (= 출력 설정) 입니다.
[페이지 레이아웃] 은 [홈]에 없고 따로 5번째 있습니다.

이 화면에는 출력 조정을 위한 거의 모든 단추가 있습니다.
하지만 실제로 회사에선 어떤 내용 출력을 위해 많은 조종을 하지 않습니다.
즉 이 많은 단추가 저에겐 거의 필요가 없었습니다.
물론 제 기준에 그렇다는 겁니다. 다른 분들은 더 필요할 지도 모릅니다.
또 요즘엔 컴퓨터가 좋아서 컴퓨터 자체 출력 조정이 많이 되기도 합니다.
즉 Ctrl + P로 나오는 단추 만으로도 거의 원하는 출력 조정이 되더군요.
그래서 제가 필요했던 조정들과
그 조정을 위해 꼭 이곳에서 해야만 하는 작업을 이야기 합니다.​

제가 생각하는 꼭 필요한 출력 조정은

1) 출력의 범위 : 어디까지 출력할지 정하는 것
2) 종이 혹은 PDF출력
3) 용지 방향 : 가로 혹은 세로 출력
4) 여백 : 종이 끝과 출력 시작의 간격
5) 크기 : 확대 축소 출력
6) 칼라와 흑백 : 색깔 여부입니다.

5-1. 출력의 범위

4-5-2. 필터 설명을 위한 다운 받은 엑셀 파일은 엄청 데이터가 많습니다.
이중 일부분만 출력하고 싶다고 가정합니다.

그림과 같이 자기가 출력하고 싶은 부분을 마우스로 드래그 하면 회색으로 선택이 됩니다.
이때 아래 그림과 같이 1) 2) 3)을 차례로 선택합니다.

아무런 화면의 변화는 없지만 실재 출력하면 선택한 부분만 나옵니다.
이 상태에서 단축키 Ctrl + P 를 눌러 봅니다.

와 같이 엄청 큰 화면이 보입니다.
이곳을 잘 보면 제가 생각했던 출력의 조정 중 많은 것을 해결할 수 있습니다.
하나하나 살펴보기로 합니다.

1) 과 같이 미리 보기에서 내가 원하는 영역이 잘 선택된 것이 보입니다.
2) 번에서 오른쪽 아래 화살표를 누르면

와 같이 내가 출력 가능한 프린터의 종류가 나옵니다.
이중에는 PDF도 있습니다.
3) 번의 오른쪽 화살표 누르면

출력을 세로나 가로로 출력이 됩니다.
4) 번의 화살표를 누르면

와 같이 여러 종류의 여백이 나옵니다.
제 경운 99% [좁게] 를 선택합니다. 가능한 한 장에 모든 내용이 나올 수 있게 하려고.

이제 남은 출력 조정은
검은색 1) 확대/축소 검은색 2) 칼라 흑백 만 남았습니다.

이것은 빨강 5)번 [페이지 설정]을 누르면 됩니다.

빨강 5) 설정을 누르면 위 그림 [페이지 설정] 이 보이고
이곳에서 검정 1)의 확대 축소를 정할 수 있습니다.
원하는 비율로 숫자를 고치면 됩니다.​

그리고 화면 하단 [옵션]을 누르면 또 다른 보조 화면이 나오고
머리 쪽 선택 중 [그래픽]을 택하면 검정 2)번의 칼라 흑백 선택이 나옵니다.
방금 열었던 각종 사각형 옵션을 보면
인쇄 화면에서 정하는 모든 출력이 중복되어 선택 가능한 걸 알 수 있습니다.

또 요즘은 프린터들이 좋아서 이 모든 선택을 프린터 옵션에서 선택도 가능한 것이 많습니다.
저는 방금 이야기한 단추를 선택하는 것이 제일 간단해서 항상 요 방법을 씁니다.
더 편한 다른 방법이 있다면 좀 알려주세요.

6. 수식

엑셀을 사용하는 것은 이 수식을 이용한다는 것과 같습니다.
수식이 없다면 워드나 아래아 한글을 사용하는 것이 더 좋습니다.
수식은 간단한 4칙연산만 잘 알아도 회사일에는 거의 지장이 없습니다.
다만 이 4칙연산이 산수와 약간 다른데 그것만 주의하시면 됩니다.

예를 들어 아래의 내용이 엑셀에 있다고 가정을 합니다.

3)의 4개 칸에 엑셀의 수식을 이용해서 4칙연산의 결과를 집어넣으려고 합니다.
실재 계산을 한다면 C칸의 처음 A+B는 간단히 400+200 입니다.
그렇지만 C 칸 처음에 [400+200] 이라고 치면 결과는

처럼 타자 친 글씨 그때로 보입니다.
우리가 원하는 400+200 = 600 이라는 결과는 나오지 않습니다.
엑셀은 셀에 타자 치는 내용과 수식을 넣어서 결과를 얻는 방법의 차이가 있습니다.
제일 처음 할 일은 이 두가지 차이를 아는 일입니다.

6-1. 타자와 수식의 차이

우선 제일 먼저 알아야 할 것은
엑셀은 사각형 셀들이 모여 있다는 것을 알아야 합니다.
엑셀의 각 셀은 독립적으로 작동을 합니다.
그래서 각 셀의 위치가 매우 중요합니다.

그래서 위의 그림 1)의 엑셀 셀의 위치는 B3 이 됩니다.
같은 방법으로 2)의 위치는 C3이 되고 3)의 처음 칸 A+B는 E3이 됩니다.

이제 엑셀 수식의 95% 완성입니다.
C의 첫째 칸에 우리는 A+B의 결과를 원합니다.
그럼 A+B 대신 셀의 위치를 넣으면 됩니다.
즉 [400+200] 대신 [ E3=B3+C3] 이 됩니다.
다만 E3칸은 자기 자리이니까 생략이 가능하고 [=B3+C3] 만 치면 됩니다.

결과는 이렇게 보입니다

여기서 참고할 것은 B3의 색갈이 파랗게 C3의 색갈이 빨갛게 표시되고
그건 각각 원하는 셀위치의 색깔을 보여주는 겁니다.

엔터를 치고 결과 [600] 나온 E3 셀로 가면 [수식 입력 줄] 에 아래 그림 과 같이
결과 [600] 이 아니라 타자 친 수식 [=B3+C3] 이 보입니다.

단 아래 그림 1)과 같이 머리 메뉴 [보기] 에서 [수식입력줄] 이 사각형 체크 표시가 되어야 보입니다.

아래 그림을 참조하시면 [400] 이 입력된 B3와 수식이 입력된 C3의 차이점이 금방 보입니다.

자 이제 처음으로 돌아가서

우리는 3)번 나머지도 다 엑셀 입력이 가능합니다.

주의 할건
타자는 나누기가 없어서 “/” 표시를 사용하고
곱하기는 영문 X가 아니라 “*” 를 사용한다는 것만 주의 하시면 됩니다.

그럼 C항의 3번째는 [=B3*C3] 이고 4번째는 [=B3/C3] 가 됩니다.

저는 회사 생활을 하면서 4칙 연산을 제일 많이 사용하고
이 4가지면 거의 모든 계산이 끝입니다.
그래서 이렇게 자세히 설명한 겁니다.

그럼 실제 일에 사용하는 예를 들어 봅니다.
아래 그림은 제가 실재로 사용하는 엑셀의 INVOICE (한글은 거래 명세서) 폼입니다.

(상단에 엑셀 파일 다운로드 되게 했습니다.)

​

계산식은 1) 과 2) 번입니다.
이제 다 아실 겁니다.
1)번의 처음 23.19는 수식이 [=D8*F8] 이 됩니다. 나머지 2개도 [=D9*F9] [=D10*F10]이 됩니다.
마지막 2)번은 [=G8+G9+G10] 이 됩니다.
이제 여러분은 견적서 거래 명세서 등의 자동 계산이 되는 엑셀 폼을 다 가질 수 있게 된 겁니다.​

6-2. 똑똑한 엑셀

엑셀은 무지하게 똑똑합니다.
우리는 위의 예제에서 몇 가지 불편한 것을 느낍니다.

1) 하나는 수식을 일일이 [=D8*F8] 쳐야 하는 불편과 (셀 위치 마우스 지정)
2) 그 밑의 똑 같은 [=D9*F9] [=D10*F10] 을 다 타자 쳐야 한다는 것과 (계산식 복사)
3) 수량 x 단가 =합계를 다 합친 전체 합계를 [=G8+G9+G10] 라고 쳐야 한다는 겁니다. (수식기호)

6-2-1. 셀 위치 마우스로 지정

계산식을 칠 때 타자 칠 필요 없이 마우스로 원하는 셀위치를 지정하면 됩니다.

1) C칸에 “=” 치고 2) 마우스로 A칸 처음 지정
3) C칸에 “+” 치고 4) 마우스로 B칸 처음 지정
그리고 엔터 치면 끝

이제는 A처음 칸이 셀 번호가 무엇인지 찾을 필요가 없습니다.
마우스로 찍으면 됩니다.

6-2-2. 계산식 복사

위의 예제 거래명세서로 설명합니다.
일단 1)과 같이 6-2-1 방법 참조 마우스를 이용 계산식을 입력합니다.

2)와 같이 계산식을 복사하고 3) 처럼 복사한 계산식을 넣을 곳을 지정하고
엔터 치면 4) 와 같이 결과가 보입니다.
이때 복사 결과가 23.19가 아니라 다 다르게 나온 것이 보여 집니다.
즉 4)번 결과치 각각 항목의 [수식 입력 줄] 내용을 확인하면

결과치인 [23.19]를 복사해 간 것이 아니라 수식을 복사 해 가면서
똑똑하게 위치에 맞게 자동으로 변화해서 가져간 것을 알 수 있습니다.​

그럼 우리는 예제와 같이 똑 같은 계산식이 쭉 나열되어 있으면
복사(Ctrl+C) 붙여넣기(Ctrl+V)로 간단히 작업이 끝나는 걸 알 수 있습니다.

여기서 똑똑한 엑셀 기능하나 더.
5)번 같이 사각형 끝 까만 점에 마우스를 가져가고
6)번 같이 쭉 아래로 드래그 하면 복사 붙여넣기도 필요 없이 한방에 작업이 끝납니다.
구태여 이를 붙이자면 드래그 복사 추가 기능이라고나 할까요?

드래그 복사 추가 기능

드래그 복사는 회사 업무 중 써먹을 곳이 여러 곳 있습니다.
예로 거래명세서 번호를 쭉 입력할 때 일련번호 입력에 좋습니다.

하지만 1) 2) 와 같이 번호 1개나 알파벳 한 개 만 입력되어 있으면 그냥 셀의 복사로 인식을 합니다.
하지만 3)같이 1,2 2개를 입력하고 드래그 하면 숫자로 인식하여 쭉 일련 번호가 입력됩니다.
응용하면 4)와 같이 1,3 번을 드래그 하면 홀수라고 인식하여 1,3,5,… 가 됩니다.

문자도 드래그 복사 가능

5) 와 같이 A-1을 드래그 하거나 6) 같이 달력을 입력하거나, 7)같이 요일도 됩니다.

저는 요 경우 외에는 다른 건 필요한 것이 없었는데..
필요하신 분은 다른 것도 하나 적어 드래그 해보세요.
영어로 Sun. 하고 드래그 하시거나 Jan. 을 드래그 하셔도 됩니다.

6-2-3. 수식기호

위에서 예제 거래명세서 다시 보면

2) 번은 위의 소계 전체를 더하는 겁니다.
이걸 다 입력하려면 시간이 많이 걸리는데…
엑셀 [홈] 화면 끝에 쪽에 [편집] 에 시그마 표시가 보입니다.

다 알다시피 시그마는 합계 표시입니다.
이제 예제로 돌아가서

1)같이 합계난을 간 후
2)와 같이 시그마 표시를 찍으면
3) 같이 [=Sum(G8:G11)] 이 보입니다.

영문을 보면 간단하니 쉽게 해석이 됩니다.
처음 = 은 이곳에 수식을 넣겠다는 표시이고
Sum 은 합계를 내겠다는 표시이고
(G8:G11) 은 G8항목부터 쭉 이어서 G11까지 다 합계를 내란 말이 됩니다.​

여기서 다시 응용 또 하나…
만일 거래 명세서가 2가지로 나누어 지고 각각을 다시 합계를 내야 한다면

이제는 수식이 약간 달라졌습니다
[=Sum(G20,G12)] 가 되었습니다.

달라진 것은 가운데 기호가 [:] 점 두개 에서 [,] 쉼표 로 바뀌었습니다.
여기서 더 응용하면 이곳저곳 합계를 내는 것도 가능하다는 말이 됩니다.

6-3. 기타 수식

엑셀에서 제공하는 수식은 [홈] 화면 시그마 를 눌러보면

무지하게 많이 나오는데 ..
저는 회사일 하면서 다른 것은 거의 사용 한 적이 없습니다.
극히 드물게 사용하니까 구태여 나머지를 배워서 엑셀에 수식을 잡아 넣는 것 보다는
필요 할 때 마다 계산기로 계산해서 그냥 타자 칩니다.
자주 쓰시는 분은 여길 공부해서 사용하세요.
저는 사칙연산과 시그마 정도면 다 되더라고요.

7. 보기 : 매크로

매크로는 한마디로 반복 일을 단축키 하나로 대신해 주는 것을 말합니다.
물론 프로그램 적으론 다른 기능도 있고
매크로의 정의도 좀 더 복잡합니다.

하지만 회사 일에서 제가 사용하는 매크로는 반복 적인 업무를 단축키 하나로 하는 것이 전부였습니다.
다른 기능은 사용해 본 적이 없습니다.

매크로 키는 [홈]에 있지 않고 [보기] 제일 끝에 있습니다.

이제 예제를 하나 보입니다.
( 위에서 엑셀 다운 받은 거래명세중 계산 부분입니다.)

지금 1)의 서류와 같이 메이커가 각 항목 밑에 한 줄을 추가로 잡아먹고 있는 서류가 있다면
2)와 같이 정리해주면 좋을 겁니다.
이런 비슷한 경우는 회사일에서 엄청나게 많습니다.

이경우 일을 많이 하신 분은 작업 순서가 한 눈에 보입니다.​

아래 그림과 같이 [내용]과 [수량] 사이 한 칸을 추가로 삽입하고 제목을 [메이커] 라고 적어 줍니다.
이건 한 줄 삽입과 타자로 끝나는 너무 쉬울 일이니 설명은 따로 하지 않습니다

문제는 각 항목의 한 줄을 더 차지하는 메이커를 새로 만든 칸에
다 복사해서 붙여 넣기 하고
필요 없어진 각 항목 아랫줄을 삭제하면 됩니다.

그리고 이 작업을 쭉 해주면 됩니다.​

지금 같이 4개의 레코드라면 그냥 일일이 작업하는 것이 빠릅니다.
하지만 항목이 100개 1000개라면 일일이 하는 작업이 시간도 많이 걸리고 힘듭니다.
이때 사용하는 것이 매크로입니다.

7-1. 매크로 작동

제일 처음 할 일은

1) 같이 새로 만든 [메이커] 처음 난에 커서를 놓아 둡니다.
2) 같이 1 – [보기] 2 – [매크로] 3 – [상대 참조로 기록] 찾아서 누릅니다.
그리고 4 – [매크로 기록(R) 을 누릅니다.

3) 에 맘에 드는 알파벳이나 F1 키 등을 누르면 됩니다.
여기선 “a” 를 치기로 합니다.
이제부턴 컴퓨터 키와 마우스 누르는 순서대로 기록이 됩니다.

7-2. 원하는 작업 매크로 기록과 시행

우선 제일 간단하게 각 항목 밑에 있는 메이커 이름을 새로 만든 메이커 자리로
옮겨 오는 작업을 해 보기로 합니다.

4) 번과 같이 [=C3]를 쳐서 이 칸에 [내용] 바로 밑의 [Maker=삼성] 의 내용을 받아 오도록 합니다.
위의 설명 [6-2-2. 계산식 복사] 에서 설명했듯이 수식을 넣었지만 문자를 그대로 받아 오게 됩니다.

4) 번 수식 입력 후 엔터 를 치면
5) 번같이 첫 칸에 [Maker=삼성] 이 입력되고 그 밑의 칸으로 커서는 옮겨 집니다.

계속 같은 작업이 되어야 하니 커서는 그 밑의 칸인
2번째 항목 [내용] 옆의 새로 만든 [메이커] 칸으로 보냅니다.

이제 처음 시작했던 곳과 같은 위치가 되는 셈이 됩니다.
이제 원하는 반복 작업이 완료 되었으니
위의 그림 빨강 6) 번 같이 [기록 중지®] 를 누릅니다.

이 모든 작업이 잘 되었으면
매크로는 위의 [메이커] 칸에서 시작하여 [내용]밑에 있는 [Maker:삼성] 이라는 내용을
복사해서 가져오고
커서는 2번째 항목 [내용] 옆으로 가야 합니다.

즉 검정 5)번에서 매크로 저장 시작했고
검정 6)번에서 매크로 저장 중지를 한 겁니다.
이제 검정 6)번 위치에서 매크로 시행을 하면 커서는 검정 7) 번으로 가게 됩니다.
물론 메이커를 각각의 빈 곳에 복사해서 가져오면서
검정 6)에서 매크로 시행은 위의 순서에서 “Ctrl+a” 로 정했습니다.

그러니 검정 6)에서 매크로 시행하려면 [Ctrl+ a] 를 누르면 됩니다.
설명대로 잘했으면 아래 그림 빨강 7)번 처럼 됩니다.

이제 매크로 설명을 다 된 겁니다.
나머지는 이 설명을 참조로 응용해서 적용하시면 됩니다.

7-3. 매크로 복습과 응용

복습 겸해서
매크로 하나 추가 해 봅시다 [Ctrl + b] 로 필요 없어진 아래 그림 빨간색 칸을 없애 볼까요??

이 작업을 하기 전
불러온 메이커의 셀 내용은 [Maker: 삼성] 이 아니라 [=C3] 상태 입니다.

그러니 이 줄을 지우면 기껏 가져온 내용이 없어지거나 에러로 표시됩니다.
그러니 메이커 난을 [복사 : Ctrl + C] 후 [선택하여 붙여 넣기 / 값] 의 절차를 거쳐야 합니다.​

아니면 처음 매크로 작업 [Ctrl + a] 때 수식 입력을 하지 말고
짤라 내기 [Ctrl x X] 하여 붙여 넣기 [Ctrl + V] 해버려도 됩니다.

이제 메이커난의 내용은 수식이 아닌 글씨가 각각 입력되어 있다고 보았을 때
필요 없는 줄을 없애는 매크로를 합니다.

1) 번과 같이 메이커를 복사하여 선택하여 붙여 넣기 / 값을 하여
수식이 아닌 글씨 상태가 되게 한다.
2) 번과 같이 없애줄 메이커 칸으로 커서를 이동한다. [Maker:삼성] 바로 밑의 셀
3) 번과 같이 매크로 열고 [Ctrl + b] 후 [확인] 하여 매크로 입력 시작한다.

4) 번과 같이 [삭제할 가로줄 선택] ( = 단축키 [Shift + 스페이스 바]) 한다.
줄 선택 이 되면 5) 번과 같이 한 줄 삭제 ( 단축키 = Ctrl – : 컨트롤 마이너스) 한다.

6) 번 같이 아래레코드 삭제할 줄로 커서가 가는 것이 확인되면
7) 번 같이 매크로 [기록 중지] 한다.
이제 매크로 등록한 대로 Ctrl + b 하면 순서대로 같은 작업이 반복 됩니다.

7-4. 매크로 응용

크게 응용 이랄 것도 없습니다.
방금 했던 매크로 1번 [Ctrl +a] 와 [Ctrl + b] 는 나누어 작업할 필요가 없습니다.
조금 복잡하더라도 두개를 하나로 만들 수 있습니다.​

또한 매크로는
마우스의 모든 기능과 타자기 기판의 모든 내용을 순서대로 기억을 하므로

얼마든지 응용해서 반복되는 작업을 시킬 수 있습니다.
회사의 엑셀 업무 중에 똑 같은 내용의 일을 반복 가공하는 일은 수없이 많습니다.
매크로를 잘 연구하시어 자기 것으로 만든다면 엑셀 업무에 관해선 획기적으로 시간을 줄일 수 있습니다.

8. 도움말

지금까지 설명 드린 모든 내용은 도움말에 다 있습니다.
또한 네이버에 검색하시면 수없이 많은 비슷한 내용이 나옵니다.
도서관에 가시면 엑셀 관련 책자는 책장을 채울 정도로 많습니다.

그런데 제가 보기엔 너무 어렵습니다.

왜 그렇게 어려운 말을 쓰고 평생 가야 쓰지도 않는 기능 설명을 많이 하는지..
사실 마지막 매크로는 초창기에는 F7, F8, F9로 간단했습니다.
[ F7 – 기록 시작 F8 – 기록 중지 F9 – 작동 ]
물론 한 개의 매크로만 사용이 가능했지만, 필요할 때 마다 작동시키니 정말 편했습니다.

그래도 좀더 고급 기능을 알아야 하거나 응용을 하시려면 엑셀 자체의 도움말

이나 네이버 검색, 도서관 책자를 참조하세요.
한 가지 장담할 수 있는 것은
엑셀에는 컴퓨터로 할 수 있는 모든 기능이 다 있습니다.
데이터 베이스 프로그램까지 내장이 되어 있어서
견적관리, 경리, 회계, 인사 등 모든 일을 다 할 수 있습니다.

​다만 어떻게 하는 지 모를 뿐이고
다른 프로그램을 사용하는 것이 좀 더 편해서 그걸 사용하는 것 뿐 입니다.
혹시 엑셀에서도 이 작업이 가능한가 의문이 들면 찾아보세요
어딘가 방법은 있습니다.

​긴 글을 읽어 주셔서 감사했습니다.

선용품 회사에 사용하는 회사의 서류는 다른 회사의 서류와 크게 다르진 않습니다.
하지만 아무래도 선박을 상대하는 회사이니 약간 다른 점이 있긴 합니다.
다른 점은 크게 2가지 인데,
1) 하나는 제품번호를 중시한다는 것과
2) 외국용 서류가 추가 된다는 겁니다.

사용하는 품목이 많다 보니 제품의 고유 번호로 분류를 많이 해 놓아서 제품 번호를 사용하고, (ISSA, IMPA 코드나 기관 부품코드)
선박이나 외국에 물건을 보내려니 외국 수출서류가 생깁니다.
이 외는 일반 회사와 크게 다르진 않습니다.

다만 선용품 회사는
서류 구분을 각 회사별로 만 구분하는 것이 아니라,
각 회사 안의 선박별로 다시 분류해 놓을 필요가 있습니다.
모든 선박회사들도 배 별로 구별하여 처리하니
자연히 따라서 그렇게 모든 업무가 처리 됩니다.
그 결과 회사별 안에 다시 배 별로 파일이 분류되니 분류가 복잡해 집니다.
그래서 특히 프로그램의 사용이 필요한 분야가 선용품 회사 분야 입니다.
분류가 많고 이전 서류를 찾을 일도 많고, 제품명으로 찾을 일도 많아서 입니다.

그래서 이전 말씀 드린 적 있는 선용품 회사 만들기 13단계 이메일과 컴퓨터 정리 에서
파일 분류를 강조한 것입니다.
20~30년전 일반 회사나 장사를 하시는 분들은 장부와 수기 서류로 일을 하셨습니다.

즉 견적서도 손으로 적어 보내고 상대 회사별로 철을 해 놓고 장부에 매출 매입을 정리 했습니다.

하지만 요새는 수기로 견적서 거래명세서를 정리하는 사람은 거의 없습니다.
여유가 있는 분들은 “얼마에요” 같은 경리 프로그램을 사서 장부 정리와 견적서 정리 등을 다 처리합니다.

하지만 처음 시작하는 분들은 대부분 엑셀로 견적서 만들고 매출장 매입장은 수기로 하시는 분들이 많을 겁니다.
그러다 거래가 늘어나면 그때서야 “얼마에요”같은 경리 프로그램을 생각합니다.

하지만 선용품 회사 중에는 “얼마에요” 같은 경리 프로그램에서 제공하는 견적서를 사용하는 곳은 거의 없습니다.
선용품 도매상에서는 일부 사용하지만,
선박에 납품하는 선용품 도매상에선 100% 없다고 해도 과언이 아닙니다.
위에 말한 선용품 코드와 국내, 외국거래를 “얼마에요”같은 프로그램은 만존 시키지 못하기 때문입니다.

그래서 선박 회사나 선용품 회사용 전문 견적서관리 프로그램이 따로 만들어지고 사용되고 있습니다.
그 중 대표적인 것이 해양대 출신 분이 만드신 삼X컴퓨터에서 만든 프로그램과
세관 면세품 관리 프로그램으로 회사를 시작한 (주)이XX 의 프로그램입니다.

상대적으로 규모가 작은 회사는 삼X 컴퓨터 프로그램을 주로 사용하고,
약간 규모가 큰 회사는 거의 대부분 이XX 프로그램을 사용하고 있습니다.

문제는 둘 다 가격이 만만치가 않습니다.
그리고 더 큰 문제는 둘 다 수정이나 보완이 거의 안됩니다.

특별 주문하여 아예 주문회사 전용으로 만들지 않으면 일반 품으로는 각 회사별 사용환경에 맞춘 약간의 수정도 안됩니다.

이렇게 시중에 나와 있는 프로그램을 구입하지 못하는 가난(?)한 회사는
손으로 서류 만들거나 엑셀로 만들어 사용했습니다.
그러다가 조금 형편이 좋아 지거나 서류의 양이 워낙 많아서 도저히 엑셀로 안되면 이 두 회사의 제품을 구입하여 사용했습니다.

이 글을 읽는 분들도 거의 똑 같은 고민을 하셨거나, 하시고 있거나,
이도 저도 선택이 안되어 오늘내일 미루고 있는 분들도 있을 겁니다.

이곳에선 회사를 처음 시작하시는 분들이나, 아직 돈을 들여 견적 관리 프로그램을 구입하기 전의 분들
그래서 엑셀로 회사 서류를 작성하시고 계시는 분들을 위해 조그만 참조를 드리려고 합니다.

가장 간단한 엑셀로 회사 서류를 만들어 사용하는 방법을 이야기 하려 합니다.

이 단계를 지나 돈을 주고 견적 관리 프로그램을 구매 사용하시는 분들은 다음 편에 이야기 하겠습니다.

주요 서류는 4단계로 끝이 나고 5단계는 보조장부 중 효용성이 큰 재고장과 현금출납부에 대해 이야기 합니다.

현금이 들어오고 나가고를 적은 현금출납부는 일종의 가계부로서 회사의 가계부라고 생각하시면 됩니다.
이 장부는 회사의 세금을 결정하는데 필요한 경비를 뽑아내는 데 꼭 필요한 장부 입니다. 그래서 잘 기록해서 분기별로 회계사무소에 영수증과 함께 가져다 줘야 합니다. 또한 모든 경비를 적어 두는 습관은 절약을 위해서라도 꼭 필요합니다.

또 재고의 관리를 하려면 재고장이 필요합니다. 재고를 두지 않으면 필요 없는 장부이지만, 회사 운영하다 보면 재고 관리는 항상 생길 수 있으니 알아두시는 것이 좋습니다.

회사 서류 만들기 5단계 – 재고장, 현금출납부 에선 이 두 가지 장부에 대해 이야기합니다.

 1. 현금출납부

현금출납부는 매일 매일 현금이 들어오고 나가고 와, 은행 통장의 입출금 내역을 정리한 문서입니다.
각 가정의 가계부와 같은 회사용 가계부 입니다.
각 내용별로 영수증을 첨부해서 정리해야 합니다.

가정의 가계부와 다른점은
가정의 가계부는 참고용이지만, 현금 출납부는 법정 서류인 점이 다릅니다.

현금출납부의 모든 내용과 영수증은 분기별 정리되어 회계사무소로 전달되고 이중 일부는 경비 처리가 됩니다.
즉 이 증빙으로 1년에 한번 내는 세금의 금액이 달라집니다.
여기서 세금이라고 하면 주식회사인 법인이라면 “법인세”를 말하고 개인이라면 “종합소득세” 입니다.

간단히 말해서 “[총 매출금] – [경비] = [회사 이득금]” 이 되고
이 이득금 합계의 15~35% 정도가 “법인세 혹은 종합소득세” 가 됩니다.

물건사오는 매입금 외의 급여나 보나스부터 사무실임대료, 자동차 기름값까지 이 모든 돈이 다 “경비”입니다.

물론 모아놓은 모든 영수증이 다 경비로 처리되는 건 아니고,
일차로 회계사무소가 걸러서 신고를 하고 최종 세무서의 심사들 받게 됩니다.

경비처리가 많이 되면 세금을 적게 낼수 있으니,
사용한 모든 비용은 다 영수증을 받아 꼼꼼히 모아서 회계사무소로 보내야 합니다.
모든 증빙 영수증을 다 모아서 보내도 경비처리가 다 안되는 판에
누락되어 경비처리가 못받는다면 매우 안타까울 겁니다.

남들은 법을 어기며 절세하는 판에, 누락되어 세금 감면 못받는다면 억을 하지요.

 1-1. 입출금, 일시

현금 출납부의 기록은 워낙 간단하여 그냥 가계부 적듯 기록하면 됩니다.

제일 처음 “입출금” 항목은 말그대로 돈이 들어오는 “입금” 돈이 나가는 “출금” 정하는 곳 입니다.
나중에 입금만 모아서 보거나 출금만 모아서 보기위해 구별한 곳입니다. 

입금과 출금이 나누어 져 금액이 적히니 필요 없을 수도 있지만, 이전 설명한 회사 서류 만들기 1단계
4-3-2 고급필터 사용법 을 이용해서 필요한 내용 뽑아 볼 때 필요해서 집어 넣은 항목입니다.

그 다음 일시는 말 그대로 돈이 움직인 날자를 표현합니다.
이전 설명한 단축키 “Ctrl + 콜론(;)” 키를 누르면 오늘 날짜가 자동으로 들어옵니다.

 1-2. 계정과목

첨부 샘플 엑셀파일 현금출납부 2번째 파일이 “계정과목”입니다.
이 계정과목이 가정의 가계부와 구별되는 가장 큰 내용입니다.

계정과목은 경리 부기에서 사용하는 말인데, 돈이 왜 나가고 들어왔는지를 구분하는 경리 용어 입니다.
이 계정과목은 무조건 찾아서 적어 넣으셔야 합니다.
왜냐하면 계정과목에 따라 세무서에 신고가 되어 경비가 정해지고 세금이 정해지기 때문입니다. 

그래서 돈이 들어오고 나가면 계정과목에서 찾아서 같이 기록해야 나중에 정리하기 편합니다.
그리고 이렇게 구별하는 것은 법으로 정해진 경리 부기입니다.
필히 잘 읽어보고 외우고 사용해야 하는 이유입니다.

계정과목을 찾는 방법은 첨부파일의 계정과목 파일을 열고,
아무곳에서나 “Ctrl + F  문서찾기“ 하셔서 내용을 찾고
그 계정과목을 적으시면 됩니다.

한 예로 아침에 까페에서 사먹은 “커피”를 찾아 볼까요?
제일 첫칸에서 “Ctrl + F  찾기“ 후 “커피”라고 치니
일반관리비 / 복리후생비가 찾아 집니다.
즉 커피사먹은 돈은 “복리후생비”라고 적어야 한다는 말 입니다.

같은 방법으로 여러가지 생각나는 경비를 찾아보세요.
찾다 보면 일반 상식과 다른 점을 발견하는 경우도 종종 있습니다.

저는 거래처에서 돈 미리 받은 “선수금”이 “유동부채” 로 “부채” 항목에 구별되어 놀랐습니다.
내 주머니에 돈 들어 왔는데, “빚” 인 “부채”라고 해서요.
꼼꼼히 살펴보시면 여러가지 상식하고 다른거 찾아 집니다. (아닌가? 나만 몰랐던건가?)

 1-3. 외화 수금처리

외국에서 $를 받지 않는다면 이 내용은 그냥 한번 훓어 보시면 충분합니다.
하지만 외화통장을 가지고 계시면서 $수금을 하시면, 내용을 한번 검토하시고 넘어가시는 것이 필요할 겁니다.

$로 견적을 내서 오다를 받고 납품후 장부에 적은 금액과,
수금해서 $를 원화로 바꾼후 나온 금액은 여러가지 이유로 달라집니다.
왜냐하면 당장 환율의 차이도 생기고 은행에서 수수료도 생깁니다.
심지어 돈주면서 깍아서 주기도 합니다.

이렇게 금액이 달라지는 모든 이유는 장부에 적을 때 다 다른 계정과목이 사용됩니다.
그래서 계정과목을 잘 찾아서 기록할 필요가 있습니다.

외화 수금시 현금 출납부에 적어서 “경비”로 처리되는데
필요한 항목은 2가지 입니다. (물론 직접 금액을 깍아준 할인은 별도입니다)

하나는 환율의 변동으로 손해 본 “환찬손” 이고
(환율로 본 이득은 세금 더내고 싶지 않은 이상 가능한 숨기는 것이 좋겠지요??)
그 다음은 송금시 생기는 상대방 은행과 한국의 은행에서 발생하는 송금 수수료 입니다.

우선 번저 환율부터 이야기 합니다.

1-3-1. 환율

$로 수금하면 필수로 환율의 변동이 생깁니다.
즉 견적을 낼때의 환율과 수금했을 때의 환율이 같지가 않습니다.

그리고 현금 출납부는 원화로 적습니다. $로 직접 적지는 않습니다.

결국 판매가 완료되어 외화거래명세서인 인보이스(Invoice) 가 생겨서 장부에 적을때와
수금해서 원화로 바꾼후 장부에 적을 때
날자가 다르니 당연히 환율이 달라지고 원화 금액은 무조건 달라 집니다.  

이때 달리진 금액이 + 이면 “환차익”이 되고 손해를 보면 “환차손”이 생깁니다.
참고로 환차익의 계정과목은 “영업외수익” 이며 “환차손”은 “영업외이익”이 됩니다.

문제는 이 환율이 2가지로 간단히 끝나지 않는 다는 겁니다.
실예로 제가 거래하는 기업은행에서 받은 외화 수금 거래 계산서를 봅니다.

당장 이곳에만 2가지 환율이 적혀 있습니다.
문제는 만일 이 계산서 받자마자 원화로 바꾸어도
저기 적힌 대로 외대)송금금액의 적용 환율 @1129.00 적용하여 879,491이 내 통장에 찍히지 않는 다는 점 입니다.
왜냐하면 저는 기업은행이 우대 환율을 적용해 주어서 @1129 보다 5원더해서 @1134을 적용 받았습니다.
그리고 환율은 매 시간 변합니다.
그러니 제가 $를 원화로 바꿀 때 적용하는 환율은 결국 바꾸고 나서야 얼마인지 알수 있습니다.
그래서 저는 $를 바꾸어 원화로 찍힌 통장의 금액을 역산해서 나온 환율로 최종 환율이 얼마로 했다고 확인합니다.

만일 저 은행 발급 계산서도 장부에 적는 다면 저는 장부에 적을 것이 너무 많아 져서 나름대로 간단히 정리합니다.
인보이스 나올 때 $ 금액과 환율로 매출장에만 기록하고 현금출납부는 기록하지 않습니다.
그리고 $는 수금되어 기업은행 외국환 거래 계산서 왔을 때는 현금 출납부 기록하지 않다가,
$를 원화로 바꾸고 최종 환율이 나오면 그때서야 현금 출납부 기록해서 환차익이나 환차손을 한번만 발생 시킵니다.

여러분도 각자의 상황에 맞추어 여러분만의 방식으로 기록하시면 됩니다.

 1-3-2. 송금수수료

외화를 은행에서 보내려면 송금수수료가 생깁니다.
그래서 외국에서 $800.00 짜리 인보이스를 송금했다고 연락 해줘서 알고 있지만,
수금된 외국환 거래 계산서에는 $779.00 라고 적제 적히는 경우가 많습니다.

즉 돈을 보낼 때 송금수수료를 보내는 사람이 물고 송금하면 $가 그대로 저에게 도착하는데,
따로 송금수수료를 주지 않으면 이렇게 적은 금액을 받게 됩니다.
(미국,캐나다에서 오는 돈은 대부분 다 들어오는데, 중국,베트남등은 거의 대부분 적게 들어 옵니다)

즉 $800 – $779 =$21 이 결국 상대방 나라의 은행이 떼어간 수수료가 됩니다.

그리고 이 송금수수료는 우리나라도 생깁니다.
위의 외대)송금수수료 $8.85 (10,000원)이 저의 주거래은행 기업은행이 가져가 수수료 입니다.
(그것도 10,879원중 879원은 깍아 주었다고하네요)

도대체 돈을 받는데 왜 송금수수료를 떼는지 이해는 안갑니다.
차라리 “수금 수수료” 라고 하면 이해가 가겠는데… 힘없는 우리로선 따져봐야 어쩔수 없습니다.

송금수수료는 계정과목에서 찾아보면 “일반관리비/ 지급수수료”입니다.

미리 말했듯이 저는 외국거래명서인 Invoice 와 $ 수금했을 때는 현금출납부에 기록하지 않고
최종 $를 팔아서 원화로 통장에 찍히면 그때서야 기록합니다.

왜냐하면 수금이 되어도 환율이 오를때를 기다렸다가 한꺼번에 $를 파는 경우가 많기 때문입니다.
이렇게 $파는 날 모든 판매와 $수금도 같이 적어 버립니다.
왜냐하면 지급수수료는 은행 외국환 계산서에 적혀서 경비로 인정해 주지만,
환차손이나 환차익은 경비 인정이 잘 안되기 때문입니다.

그래서 매번 기록 하지 않고 마지막 최종만 기록합니다. 경비 인정 해주면 좋고 아니면 말고.
아마 100% 주식회사라면 이것도 인정해 줄지 모르지만, 지금은 개인회사이니 생략했습니다.
여러분도 자신 회사에 따라 참조하시면 됩니다.

 2. 재고장

재고장은 회사에서 보관중인 물품의 재고 관리를 위해 만드는 장부 입니다.

재고장은 재고를 가진 모든 회사가 다 사용하지만 소규모 회사에선 재고장을 100% 잘 사용하는 회사는 드믑니다.
그건 입출고 때마다 일일이 기록하는 것이 매우 귀찮은 일이기 때문입니다.
매년말이나 분기말 재고와 장부를 맞추는 것은 어느 회사나 아부 번잡한 행사입니다.
장부와 재고가 딱딱 맞는 경우는 정말 잘 없습니다.

그래서 맞지 않으면 강제로 책임을 지우거나,
모든 출고는 전표로 처리하고 전표없이 입출고가 안되도록 강제하기도 합니다.
최근에는 바코드로 정리해서 재고 관리를 하기도 하지만,
그래도 딱딱 재고와 장부는 맞아 지지 않습니다.
기록 누락도 있지만, 자연 파손도 있고 분실도 생기기 때문입니다.
이것을 맞추는 것은 모든 회사의 숙제일 겁니다.

각설하고,
재고의 관리 장부에는 보통2가지가 있습니다.
하나는 한가지 품목의 한가지 사이즈 재고 관리인 경우와
다른 것은 여러가지 사이즈를 가진 품의 재고 관리인 경우입니다.

 2-1. 한가지 품목 재고장

가장 간단히 관리하는 방법은 현금 출납부 식으로 기록하여 보관하는 방법입니다.
(첨부 엑셀파일 재고장 제일 마지막 “풍향기 재고장” 참조)

이 장부는 한가지로 독립되는 품목의 재고를 관리하시는데 편리합니다.
내용이 워낙 간단하고 첨부된 계산식도 거의 없습니다.
그냥 하나의 엑셀 파일 입니다.
참조 엑셀 파일에서 품목에 따라 관리 필요가 있는 내용을 추가하거나 빼면 가장 적당한 관리 장부가 만들어 집니다.

 2-2. 여러 사이즈 품목의 재고장

품목은 한가지인데 사이즈가 여러 개인 제품이 있습니다.
작업복인 색갈과 크기별로 구별되는 등의 경우입니다.
이런경우 품목이 하나이므로 같은 파일이나 목록으로 묶어서 관리할 필요가 생깁니다.
첨부 샘플 엑셀 파일에선 휘둘림 방지 와이어의 경우로 예를 들어 이야기 하겠습니다.

휘둘림 방지 와이어의 경우 총 5가지 사이즈의 품목으로 되어 있습니다.
물론 각각의 금액이 다릅니다.
하지만 품목이 한 종류이니 당연히 품목별 합계와 함께 전체 합계를 볼 필요는 항상 생깁니다.
그래서 총 5가지 개별 품목 장부와 전체 합계 장부가 필요합니다.

 2-2-1. 개별 품목 재고장

샘플 엑셀파일 휘둘림 방지 와이어 중 가장 작은 사이즈인 SP-350를 열어보면 머리부분에 입고된 내용이 나오고 아래 부분에 출고된 내용이 나옵니다.

사용된 계산식은 워낙 간단한 것이니 각 항목을 찍어 보시면 금방 이해가 갈 겁니다.
입력 계산식중 잔량은 “입고합 – 출고합” 이고 이윤은 “수입합-판매합” 입니다.
각 사이즈 개별 재고장은 어것으로 OK 입니다.

 2-2-2. 재고장 합계

첨부 엑셀 파일 휘둘림방지 와이어 재고장 전체표를 열어보면
각 개별품목 재고장의 합계를 보여준 집계 장부인 것이 보입니다.

전체 대장의 각 항목은 각 개별 품목 재고장의 내용을 불러온 것입니다.
파일을 넘어서 다른 내용을 불러오는 것은 회사 서류 만들기 4단계 – 매입장,매출장 의 2-1 다른 폴더 파일의 내용 불러오기 에서 이야기 했습니다.
혹시 기억이 나지 않으면 다시한번 복습해 보셔서 자기것으로 만들어 보세요.

이제 엑셀로 만드는 회사 서류 만들기는 다 설명을 했습니다.
추가 설명이 필요하신 내용이 있으면 따로 이메일 master@space-marine.com 이나 블로그에 남겨 주세요.
제가 아는 대로 설명 드리겠습니다.

이제 본격적으로 데이터 베이스 프로그램 엑세스를 이용한 회사 서류 만들기를 시작해 보겠습니다.

물건의 납품이 끝나고 세금계산서가 발급되면 그 내용을 매입장과 매출장에 정리를 해 놓습니다.
돈을 받아야 할 곳을 정리한 장부가 매출장이고
돈을 주어야 할 곳을 정리한 장부가 매입장입니다.
그래서 회사를 운영한 일의 최종결과가 보여지는 곳이 매입장, 매출장이라고 하여도 과언이 아닙니다.
이 두 장부만 보면 그 회사의 모든 실적이 다 적혀 있습니다.
회사 서류 만들기 4단계 – 매출장,매입장 에선 회사의 최종 실적을 보이는
이 두 가지 장부에 대해 이야기 해 보겠습니다.

 1. 거래처 장부

물건을 판매하여 거래명세서가 발생이 되면
회사는 그것을 거래처별로 장부를 만들어 기록해 둡니다. 그것이 거래처 장부입니다.

물론 거래처는 판매처에도 생기고 구매처에도 생깁니다.
첨부 엑셀파일의 매출장을 참조하시면 “판매1, 판매2”라고 적혀 있고
매입장에선 “구매1, 구매2”라고 적혀 있습니다.

이 모든 판매와 구매처가 다 거래처 장부 입니다.

일단 이 판매처 장부 먼저 이야기 합니다.

 1-1. 판매처 장부

오다를 받아 납품을 하면 거래명세서 (외국이라면 인보이스 Invoice) 가 만들어 집니다.
이 서류가 만들어 지면 제일 먼저 각 거래처 장부에 거래명세서 내용을 적습니다.

내가 만든 판매 거래명세서를 적은 거래처 장부는 “매출처 장부” 혹은 “판매처 장부” 가 될것이고
물건을 사고 구매처에서 받은 거래명세는 “매입처 장부” 혹은 “구매처 장부”가 될 겁니다.
기록하는 방법은 아래 그림과 같습니다.

거래명세서 (외국이면 인보이스 Invoice) 를 적으면 아무색도 아닌 무색으로 적힙니다.

외국은 이대로 금액이 확정이지만,
국내 거래처라면 “세금계산서” 발급이라는 단계를 하나더 거쳐야 합니다.
“세금계산서” 발급 했냐 아니냐가 나라에 신고와 세금과 직결되므로 세금계산서의 관리도 매우 중요합니다.
해서 거래명세서 상태인지 세금계산서 발급 생태인지 구별하기 위해
거래명세서인 “거명”은 무색으로
세금계산서 발급이 되면 “세금”으로 초록색으로 변하게 하였습니다.

색의 변환을 하여두면 구별이 확실하여 장부 읽기가 편하기 때문입니다.
세금계산서 발급을 한후 “수금”이 되고 완전히 완결이 되면 회색으로 하여 표시를 하였습니다.

이러면 거래처 장부를 한눈에 파악이 되어 편해서 저는 이렇게 처리해 놓습니다.

혹시 다른 색갈의 변환이나 다른 구별 방법이 있다면 원하시는 대로 하시면 됩니다.
제 방식대로 표시한 판매처 거래처 장부는 아래 그림과 같습니다.

다른 내용은 다 보시면 이해가 될것이지만,
마지막 “번호” 와 “참고”가 생소하실 겁니다.

 1-1-1. 세금계산서 누락방지 일련 번호용 “번호”

저는 “세금계산서”도 일일이 일련번호를 주어 관리를 합니다.
혹시 누락되는 걸 방지하려고 그랬습니다.

하지만 지금은 모든 세금계산서를 국세청 인터넷으로 발급하기 때문에
발급했는지의 여부도 이전 발급내용도 한눈에 검색이 됩니다.
그래서 “번호”난에 세금계산서 일련번호 적으며 관리해야할 이유는 많이 없어졌지만,
아직도 습관처럼 기록합니다.
각자 판단해서 없애도 큰 지장 없을거 같습니다.

 1-1-2. 월별 합계로 이용하는 “참고”난

그리고 “참고”난은 참고될 내용을 적는 난인데…
저는 월별로 합계를 주로 적어 놓습니다.
처음에는 다음에 설명할 1-1-3처럼 부기장부식 기록 처럼 적었는데,
하다보니  보기가 힘들어서 그냥 간단히 적고 월별 합계를 참고난에 적어 버렸습니다.

보통 판매처들이 거래명세서를 월별로 합계를 내어 세금계산서를 1달에 1장 발급하는 경우가 많습니다.
그리고 지급도 월별로 끊어서 지급을 많이 합니다.
그래서 월별로 합계는 꼭 필요해서 이렇게 적어 놓습니다.
여러분도 이렇게 합계를 적든지 다른 참고 사항을 적든지 하여, 자신이 필요한 사항을 적어 놓으시면 됩니다.

 1-1-3. 부기기록식 거래처 장부

혹시 경리 부기를 배우신 분들도 있으실 겁니다.
이 분들은 이전 경리부기식 기록법의 장부가 더 익숙 하실수 있습니다.
그래서 첨부 엑셀파일 “매출장” 에는 부기 기록식 엑셀 파일도 첨부해 놓았습니다.
적힌 내용은 판매처1의 내용과 똑 같습니다.

저도 처음엔 이렇게 기록했지만,
파일의 길이도 길어지고 일일이 수식도 지정해야 하고 해서 귀찮고, 한눈에 들어오지 않아
지금은 처음 소개했던 단순 기록 방식으로 사용합니다.
만일 이 방식이 편하시면 부기식 장부로 거래처 관리 하시면 됩니다.

 1-1-4. 외국 거래처 장부

만일 외국거래처가 있다면 매출장은 원화 매출장과 $가 적히는 매출장 2종류가 생깁니다.

원화 매출장과 내용은 같지만
세금계산서라는 처리가 필요 없고, 숫자가 소수점 2자리 가 다르다는 겁니다.
그리고 좀더 상세히 처리하기 위해서 환율을 항목을 더 넣어 두기도 합니다.

필요에 의해서 다르게 만드시면 됩니다.
샘플 엑셀 파일 마지막 “판매 외국” 이라고 하여 샘플을 넣어 두었습니다.

 2. 회사 서류 만들기 4단계 – 매출장,매입장

각 판매처의 거래처 매출 판매처 장부가 완성되었으면 이것을 모으는 매출장을 만들어 보겠습니다.

매출장은 간단히 말해서 각 판매처 장부의 현재 상황을 모아 놓은 집계표입니다.
보통 분기별, 월말 년말 마감시 내 실적이 궁금하여 계산기를 두드려서 만드는 분석표 입니다.
하지만 사장님은 실시간으로 회사의 실적을 보고 싶으실 겁니다. 그래서 이 장부가 필요합니다.

첨부 샘플 파일 매출장의 제일 처음 파일이 “매출장대장” 입니다.
이 “매출장대장”이 각 거래처 대장의 합계를 모아서 집계를 한눈에 보게 해주는 파일 입니다.

이제 이 매출장대장에 각 거래처 장부를 잇는 계산식만 만들면
사장님이 원하시는 실시간 집계표가 만들어 지는 것 입니다.

 2-1. 매출장대장의 계산식 넣기

우선 매출장 대장의 처음 판매처1의 매출금인 E7 의 계산식을 보겠습니다.
E7을 찍으면 위에 계산식이 보입니다.

계산식엔 “=판매1!G15”라고 적혀 있습니다.

이젠 이 계산식만 보아도 내용이 읽혀 질것이라 생각됩니다.
지정한 제일 앞의 “판매1” 은 다른 파일 이름을 이야기 하고
가운데 “!” 표시는 파일 이름과 셀을 구별하는 구분표 입니다.
“G15” 는 파일의 셀 주소 입니다.

이 해석대로라면 매출장대장 E7은 판매1파일의 G15셀이란 소리입니다.

그럼 맞는지 “판매1”  파일을 열어 G15를 찾아 봅니다.

정확히 우리가 원하는 판매1장부의 판매합계인 G15가 맞습니다.

이제 같은 요령으로 하면 매출장 대장의 모든 칸을 원하는 파일의 원하는 셀을 불러올 수가 있습니다.
내가 불러올 셀이 단순히 숫자를 친 것이든 계산된 계산식이든 상관없이 현재 보이는 결과치를 불러 옵니다.

 2-2. 다른 폴더 파일의 내용 불러오기

하기 셀 계산식을 보시고 어디서 어떤 것을 불러 왔는지 한번 생각해 보겠습니다.

“=’D:\11-인터넷판매\휘둘림방지와이어\[휘둘림방지 판매현황.xlsx]최종집계’!$I$14”

처음 부분에 매우 익숙한 모양이 보입니다.
“\” 이 모양은 문서 검색하실 때 많이 보았을 겁니다.
폴더를 지정할 때 다음으로 넘어가는 구분표시로 많이 씁니다.

제일 처음은 제 컴퓨터 “D:” 폴더를 말합니다.

그럼 “=’D:\11-인터넷판매\휘둘림방지와이어\[휘둘림방지 판매현황.xlsx]최종집계’!$I$14” 표시는

제 컴퓨터 D: 폴더의 \ “11-인터넷 판매” 폴더의 \ “휘둘림방지와이어” 폴더에 가면 \ [휘둘림방지판매현황.xlsx] 라는 엑셀 파일이 있고 \ 그 엑셀 파일중에 하나에는 “최종집계”라는 파일이 다시 있고 그중 “I14”의 셀을 가져 왔다는 말입니다. ( $i$ 와 같이 $로 묶어 놓은 것은 회사서류 만들기 3단계 – 견적서 2-1 환율에서 고정 표시라는 것이라고 설명 했습니다. )

이렇게 내 컴퓨터 안의 어디에 있는 어떤 엑셀 파일 내용도 다 가져올수 있습니다.

그리고 지금 이 컴퓨터는 네트워크 연결이 안되어서 보여 드리진 못하지만
회사 사무실의 경우처럼 다른 직원 컴퓨터 엑셀 파일 내용도 가져올수 있고,
클라우드 인터넷 자료의 엑셀 파일도 불러 올수 있습니다.

이걸 잘 응용하시어 여러가지 컴퓨터의 엑셀 파일내용을 실시간 집계를 내어 한눈에 전체 실적을 볼 수가 있습니다.

여러가지 분석이 필요한 곳에 응용하여 사용하시면 됩니다.

 3. 매입장

매입장은 매출장에서 이야기 한걸 그대로 이용하시면 무난히 만들어 지는 장부입니다.
매입 거래처에서 가져다 주는 각 구매처의 거래명세서를 내가 관리 편한 방식으로 적어 놓으시면 됩니다.

다만 매입장엔 어느회사 어느 선박에 팔았는지가 나중에 필요해지니 그 내용을 적어 놓을 필요가 있습니다.
보통 구매처에 발주를 할 때 선명을 적어 달라고 하지만, 아무것도 적지 않고 올 때 가끔있어서 그렇습니다.

판매처와 선명의 정보는 나중에 꼭 필요해지니 적어 놓는 습관을 들이는 것이 좋습니다.
특히 블로그 후반부 데이터 베이스 프로그램 만들어 놓으면 매우 잘 써먹을 수 있는 정보입니다.

 3-1. 매입장 대장

매입장 대장에서는 제일 중요한 것은 현재 줄돈이 얼마인지 집계를 내는 것 입니다.
각 구매처 별로 구매처 장부를 만들었으면 매입장 대장을 만들어
각 구매처 대장의 미지급금 합계만 대장에 모으면 됩니다.

단순 합계를 모아 놓은 “매입장대장” 도 있지만,
“매입장대장2”와 같이 월별로 집계를 따로 모아서 집계를 내기도 합니다.
매입장대장2의 경우는 지급 자금계획을 세울 때 많이 사용하는 방식입니다.

물론 매출장대장도 이렇게 월별 집계로 보이게 만들 수도 있습니다.

이상으로 매입, 매출의 거래처 장부와 그걸 모아 놓은 매입 매출 대장까지 다 이야기 했습니다.

하지만 모든 거래명세서를 대장에 기록하는 것도
대장에 각 거래처 장부의 집계 항목을 지정하는 것도 매우 귀찮고 번거로운 일입니다.
또한 약간 이라도 실수하면 엉뚱한 내용을 불러오는 수도 생깁니다.

그리고 만일 어떤 제품을 언제 어디서 사서 어느 회사로 납품했는지를 검색하는 일은
선용품 업무에서 매우 중요합니다. (물론 일반회사에서도 중요합니다.)

하지만 이렇게 수 많은 엑셀 파일로 나누어져 있다면 검색에 상당히 많은 시간이 필요해 집니다.
물론 요새는 컴퓨터 검색기능이 워낙 강력한 프로그램도 있어서 파일, 폴더를 다 검색도 해주지만,
아직 파일의 내용까지 다 검색해 주지는 않습니다.
그래서 더욱 데이터베이스 견적서 프로그램이 필요해 집니다.

이 데이터 프로그램은 후반부에서 다시 설명하겠습니다.

이제 선용품 회사의 보조 엑셀 파일인 현금 출납부와 재고장에 대해서 이야기 합니다.

회사 서류 만들기 3단계 – 견적서 에선 회사 서류 만들기 2단계 – 종합장 에 이어서 견적서에 대해 이야기 합니다.

첨부 엑셀파일은 복사해서 사용하는 방법중
한 개의 엑셀 파일에 여러 개의 파일을 같이 보관할 경우가 있습니다.
예를 들면 거래가 별로 없는 회사의 견적서를 모아 놓는 경우 같은 겁니다.
이럴때는 아래 그림과 같이 하시면 한 개의 파일에 엑셀 파일 여러 개를 모아 놓을 수 있습니다.
참조하세요

 1. 회사 서류 만들기 3단계 – 견적서

종합장이 완성되면 이제 나머지 서류는 다 만들어 진 거나 다름 없습니다.
종합장에서 필요한 것만 뽑아서 배치만 하면 견적서, 거래명세서, 인수증이 다 만들어 집니다.
그럼 회사에서 모든 업무의 시작인 견적서 작업을 시작해 보기로 합니다.  

 1-1. 견적서 만들기

지금 글을 읽는 분들은 엑셀을 자유롭게 다루지 못하신다 보고 설명합니다.
그래서 샘플로 첨부된 견적서를 그대로 만들어 보기로 합니다.
요령은 회사 서류만들기 2단계 2-1. 견적의뢰서 만들기 와 2-2. 견적의뢰서 내용 종합장에서 받기 와 똑같습니다.
빈 엑셀 파일을 부르고 “문서머리글”을 첨부하고 첨부 엑셀 파일의 “견적서”와 똑같이 타자 친 후 종합장에서 내용 다 받아 오면 끝 입니다.

다만 납기일, 지급조건, 참고사항은 각각의 품목에 따라 사장님이 정해서 적어 넣으시면 됩니다.

 1-2. 견적서 수식 넣기

 1-2-1. 합계 

G14~G18 까지의 합계는 단순 수량에 단가를 곱하는 식 입니다.
G14의 수식을 예를 들면 “G14=D10*F10” 입니다.
G14의 수식을 G15~G18 까지 [복사] [붙여 넣기]하면 됩니다.

1-2-2. 합계 (부가세별도) 

이건 회사 서류만들기 2단계  3-2-2와 3-2-3 전체구매합계 의 내용의 복습입니다.
“=SUM( 시작 : 까지 )”의 방식으로 입력하시면 됩니다.
직접 수식 입력 방법과  “자동합계” 둘 중 편리한 방법을 택하시면 됩니다.

 1-2-3. 부가세 G21

G21을 찍어 보면 “=G20*0.1 “ 라고 나옵니다.
G20에 0.1을 곱했다는 말입니다. 부가세는 합계의 10% 이니 당연히 “합계x 0.1” 입니다.
너무나 쉬운 공식이니 그냥 외우면 됩니다.

 1-2-4. 합계(부가세포함) G22 

[전체합계] = [합계] + [부가세] 입니다.
수식을 찍어 보면 “=G20+G21 “ 라고 나옵니다.
이건 변형도 없고 아주 간단한 수식입니다. 그대로 외우고 응용하면 됩니다.
그리고 이걸 약간 응용해 보면 산수 사칙연산 덧샘, 뺄셈, 곱셈, 나눗셈이 다 됩니다.

예를 들어 G22의 수식을 사칙연산으로 다 바꾸어 연습해 봅니다.

G22 =G20+G21    라면 G22은  G20 더하기 G21 결과 값  1,591,700
G22 =G20-G21    라면 G22은  G20 빼기   G21 결과 값  1,302,300
G22 =G20*G21    라면 G22은  G20 곱하기 G21 결과 값 209,380,900,000
G22 =G20/G21    라면 G22은  G20 나누기 G21 결과 값  10 이 됩니다.

즉 원하는 장소에 원하는 값들을 더한 값을 적는 것이 가능합니다.
연습이 끝났으면 “G22 =G20+G21” 로 돌려 놓으면 됩니다.

 1-2-5. 마우스로 셀 지정 수식 입력 방법 

수식은 직접 타자를 치기도 하지만 원하는 셀 번호를 찾아서 입력하기 보다
화면을 보면서 바로 선택하는 것이 편할 때가 있습니다.

만일 G23에 G20-G21 결과를 보고 싶을 경우라면

이 방식은 언 듯 보면 더 복잡해 보이지만
직접 원하는 수식을 찾아 다니면서 선택을 하는 방식이라 다른걸 선택하는 실수가 없습니다.

이렇게 한 파일에서 선택에도 사용하지만 더욱 중요한 용도는
견적서가 2장 이상일 경우에 꼭 필요합니다. 그래서 필수로 알아야 합니다.
뒤에 실재로 이야기 하겠지만.. 예를 들어 설명하자면

각각 회사의 거래명세서를 모아 놓은 거래처 장부가 각각 판매1, 판매 2가 있고
각 거래처 장부를 다 모아 놓은 매출장 대장이 있다고 가정해 봅니다.
 
각 거래처 판매가 새로 생기거나 수금이 일어나면 매출장 대장은 수정이 필요합니다.
하지만 바쁘다 보면 까먹고 수정하지 않는 경우는 많이 생깁니다.

하지만 이 방식대로 거래처 장부 합계를 매출장 대장이 받아 오게 만들어 놓으면
거래 명세서내용이 바뀌면 장부도 자동으로 바뀝니다. ( 이걸 “파일 연동” 이라고 합니다)
이렇게 해 놓으면 수시로 내용이 변해도 항상 최종 결과를 정확히 반영한 장부가 만들어 지게 됩니다.

이렇게 여러 가지 다른 이름의 엑셀 파일의 합계를 다른 문서에서 집계 낼 때는 이 방법이 절대적으로 필요합니다.
여기선 맛보기로 참조하시고 나중에 “매출장” 설명할 때 자세히 하겠습니다.

 1-2-6. 품목 삽입 

견적서를 쳐서 보냈는데, 추가로 한가지 품목을 더하거나 뺄 경우가 생깁니다.
이중 품목을 추가 할 때의 경우를 먼저 말해 봅니다.

가령 2번과 3번 품목중간에
190121 RUBBER GLOVE,  NATURAL, SHORT (고무장갑)  단가 1200원짜리 10 켤레 가 추가로 긴급 문의되어 견적서를 수정해서 보내야 한다고 가정해 봅니다.
엑셀은 문서 중간에 새로운 줄을 삽입하는 기능이 있으니 이걸 이용해서 품목을 추가하면 됩니다.

2,3번 사이 줄을 추가하는 엑셀의 방법은 2가지가 있습니다.

하나는 아무 글씨가 없는 한 줄을 새로 만드는 방법과
2번줄을 복사해서 삽입하여 2번줄을 2개로 만드는 방법입니다.

단순히 줄만 추가를 할 경우는

아래와 같이 하면 됩니다.
물론 여러 줄을 추가하려면 아래 그림의 1번에서 여러 줄을 선택하고 2,3,4 과정을 거치면 됩니다.
세로줄을 추가 하는 것도 그림의 가로줄 추가하는 것과 똑 같은 방법으로 하시면 됩니다.

줄이 추가되었으면 이제 계산식을 추가해야 합니다.

2번줄을 복사해서 삽입하여 2번줄을 2개로 만드는 방법은

단순 줄 삽입은 —> 타자 칠 때 깨끗한 상태로 글씨를 치므로 타자가 편하고
복사 후 삽입은 —> 합계 식이 복사되어 오니까 식을 복사하는 작업을 다시 하지 않아 편합니다.
둘 다 사용하면 편할 때가 있습니다. 둘 다 충분히 연습해 두길 바랍니다.  

 1-2-7. 품목 삭제 

줄 삭제는 간단합니다.
만일 견적서 2,3,4번이 발주 취소되어 삭제 한다고 가정합니다.

삭제시키면 부가세가 있는 아래쪽 합계가 자동으로 바뀌므로 계산식 수정도 필요 없습니다.

 2. Quotation 영문 견적서 

첨부 샘플 엑셀 파일에 Quotation 이 있습니다.
Quotation 은 견적서의 영어 판 입니다.  즉 외국에 견적서 보낼 때 사용하는 겁니다.
그러므로 견적서 내용을 영어로 바꾸어 주면 됩니다.

물론 한글을 영어로 바꾼다고 다 되는 것은 아니고 약간 변형할 곳도 생깁니다.

두 가지를 비교했을 때 달라진 점은 1) 머리글을 영어로 바꾼 것이 가장 큰 변화이고
2) 금액이 원화에서 $로 바뀌면서 $표시인 소수점 2자리로 바꾼 것
3) 그리고 한글에서 사용한 부가세가 영문에선 빠진 것뿐 입니다.

글씨를 영어로 바꾸는 것이야 요즘같이 잘 되어 있는 “구글 번역서비스”를 이용하면 간단히 해결됩니다.

하지만 가격의 변동은 환율을 생각해야 하니 약간 고민을 해야 합니다.
그래서 종합장으로 다시 돌아가서 작업을 먼저 해야 합니다.
첨부 샘플 엑셀 파일 [종합장]을 보시면 제일 마지막 쪽에 환율과 단가$가 나옵니다.

 2-1. 환율

[종합장] 에 있는 [환율]은 자기가 맘대로 정하면 됩니다.
물론 돈이 관계된 일이니 네이버 환율 같이 간단한 환율로 아무렇게 정하는 것은 안되겠지요.

환율을 정하는 법은 회사만들기 8단계 –외국 거래의 기본사항 환율을 참조하세요.

저는 제가 거래하는 기업은행 에서 서비스 하는 환율 변동표를 보고 결정합니다.
오늘 환율 조사해 보니 전신환 매도율 (송금받을때) 가 1285.20 이라서 30원쯤 여유를 두어 1250원으로 정했습니다.
이렇게 자기가 나름대로 정한 기준으로 정하면 됩니다.

 2-2. 판매단가$ 

이제 [종합장]의 [판매단가$]의 계산식을 공부해 봅니다.
[판매단가$] = [판매단가]/[환율] 입니다. 간단합니다.

그러므로 “P12 = J12/Q3” 이면 됩니다.
그럼 엑셀에 이렇게 쳐 넣었는지 확인해 봅니다.
하지만 쳐 놓은 식은 “=J12/$Q$3” 로 표시되어 있습니다.
즉 “Q” 대신 “$Q$” 로 Q를 $로 감싸 놓았습니다.
왜 이랬을까요??

이유는 엑셀이 너무 똑똑해서 입니다.

만일 P12 = J12/Q3 인 상태에서 P12를 P13 에 복사 붙여 넣기 하면
P13은 “#DIV/0! “ 라고 보이고 수식 확인 하면 “=K13/Q4” 라고 보입니다.
즉 한 칸 아래로 복사하면 환율도 한 칸 아래를 지정하는 것이지요.

[환율]이 들어갈 자리는 무조건 “Q3”으로 고정해야 아래 [판매단가$]가 맞게 계산됩니다.  
이렇게 변수를 고정해서 한곳에서 가져올 때 $Q$3과 같이 $를 집어넣습니다.
이제는 아무리 수식을 복사해 넣어도 $Q$3은 항상 똑 같이 따라 다닙니다.

물론 [환율] 자리에 “1250” 같이 직접 숫자를 쳐도 됩니다.
하지만 이러면 “1300” 으로 바꾸고 싶으면 다 계산식을 바꿔야 하겠지요??
환율이 변했을 때 일일이 찾아 다니면서 다시 고치지 않기 위해 이렇게 $를 사용해서 자리를 못박아 버립니다.
이렇게 $로 사용해서 수식을 만들면 [종합장] [환율] 만 바꿔 치면 나머지는 다 자동으로 변화합니다.

이걸 응용하면 이 말은 환율에 유로화로 계산도 엔화나 중국화의 변화도 다 가능하다는 말이 됩니다.  
또 이전 배웠던 [구매단가] 에서 [마진] 을 넣을 때 이 방식을 이용하면
자동 변하게도 할 수 있습니다.  
어디다 써먹을 지는 각자 고민해 보세요.

 2-3. 소수점아래 자리 변경

이제 숫자만 원화를 $로 바꾸면 됩니다. $는 소수점 2자리까지 필요합니다.
이렇게 자릿수를 변경하는 법을 알아 봅니다.

만일 아래그림 1번을 숫자가 아닌 통화로 하면 “$100.32” 나 “US$100.32” 같은 표현도 가능합니다.

“셀 서식” 창에 여러 가지 다른 것도 많이 보입니다.
시간 날 때 이것 저것 선택하여 보고 연습해 보세요.

 3. 구매 발주서

견적서가 잘 통과되면 판매처에서 오다가 나옵니다.
이때서야 최종 물품의 종류와 수량, 가격과 납기일, 지급조건 등이 결정됩니다.
그리고 이제는 납기에 맞추어 물건의 구매를 시작합니다.
따라서 물품 구매처에 발주서를 보내야 합니다.

물품구매 발주서는 회사 서류 만들기 2단계 2-1 견적의뢰서 만들기와 똑 같은 과정입니다.
다만 오다시 수량의 변동이 있으면 그것만 수정하면 됩니다.

 4. 거래명세서와 인수증

만일 오다가 견적서 내용 그대로 왔다면 거래 명세서는 견적서 내용과 똑같아 집니다.
다만 머리글이 “거래명세서” 이고 아래 “결제계좌” 적어 준 것만 다릅니다.

만일 오다 된 5가지 품목 중3번 라이프레프트가 빠지고
1,2,4,5만 오다 왔다면 엑셀에서 한 줄만 삭제 하면 되겠지요.
한 줄 삭제하는 법은 위의 견적서에서 설명했습니다.

그리고 인수증은 견적서의 단가와 수량이 빠지고 인수자 사인을 받을 곳만 더해주면 됩니다.

거래명세서와 인수증에선 거의 배울 엑셀 기법은 없습니다.

 5. INVOICE, DO

Invoice 는 거래명세서의 영문판이고 DO (Delivery Order) 는 인수증의 영문판 입니다.
거래명세서나 인수증을 영문으로 바꿔 주면 다 OK 입니다.
위에서 설명한 견적서를 Quotation 으로 바꿔 주는 것과 같은 요령으로 하시면 됩니다.

거래 명세서와 Invoice 의 수정할 곳은 아래와 같습니다.
$외화 통장의 주소와 금액 단위만 바꿔주는 것만 주의 하면 됩니다.

인수증의 경우는 한글만 다 영어로 바꿔주면 됩니다.
거래명세서처럼 통장 정보 같이 추가로 적을 것도 없습니다.

이상으로 가장 기본 되는 견적서의 이야기가 끝입니다.
다음 장에선 이제 내부 관리 서류인
매입장, 매출장, 현금출납부, 재고장에 대해 이야기 합니다.

 1. 회사 서류 만들기 2단계 종합장

구태여 선용품 회사가 아니라도 모든 회사 업무의 시작은
매출처에서 견적을 달라는 견적 문의 (Inquiry) 에서 시작됩니다.
견적문의가 접수되면 모든 업무가 시작되고 이것이 오다 까지 이어지면
다음과 같은 순서로 일이 진행됩니다.
일의 순서를 도표로 만들면 다음과 같습니다.

판매처의 견적문의에서 시작된 상품의 종류와 수량은
중간 변동이 없다면 거의 마지막 거래 명세서 까지 이어집니다.

그러므로 처음 견적문의 접수된 내용으로 종합장을 만들면
전과정의 모든 서류를 다 만들었다고 해도 과언이 아닙니다.
자 일의 시작인 종합장을 만들어 봅니다.
첨부된 견적서 파일의 제일 처음 문서가 종합장 입니다.

빈 종합장을 열어 의뢰한 거래처 이름 담당자 일시 문서 번호 등의 기본 정보와
품목 번호 등을 치면 제일처음 일을 할 준비가 끝납니다.
(샘플 파일은 참조로 하시고 엑셀 빈 문서로 연습 하는 게 좋습니다.
 컴퓨터 화면에 2가지 같이 열어서 연습 하세요. )

종합장에서 가장 주의할 점은 “내 문서번호” 입니다.

 1-1. 내 문서번호 정하는 법

회사의 문서번호는 컴퓨터 시대에는 제일 중요한 번호입니다.
이 번호만 보아도 문서의 성격과 언제 작성된 서류인지 파악되게 하는 것이 매우 중요합니다.
그래서 보통 날짜를 집어 넣는 문서번호를 많이 사용합니다.

저는 Space Marine 의 “SP + 일시 + 일련번호” 의 구성을 사용합니다.
만일 2023년 01월 01일 처음 문서라면 SP-230101-01 이라고 합니다,
하루에 99건을 넘지는 않아서 마지막 일련번호는 01로 했습니다.

이런 식으로 문서번호를 정하면 종합장의 시작은 완성입니다.

 2. 견적 의뢰서

발주 회사 (선사)에서 견적 문의가 되면
제일 처음 할 일은 물건의 가격과 납기를 확인하는 일입니다.
자기가 다 재고를 가지고 있다면 바로 적으면 되지만
자기도 공장이나 도매상에서 물건을 사와서 납품한다면 납기와 가격을 확인 해야 합니다.
그럼 제일 처음 할 일은 종합장에 각 물품의 가격을 물어볼 구매처를 확정하는 일입니다.

구매처는 같은 물건을 파는 곳도 있을 것이니 사장님이나 담당자가 알아서 기록해야 합니다.
직원이 있는 경우 구매처를 정해주면 직원이 알아서 각 구매처에 견적의뢰서를 보낼 겁니다.
이제 이 구메처를 기준으로 견적의뢰서를 작성합니다.

첨부 엑셀 파일 “견적서”에 “견적의뢰서” 샘플 파일도 만들어 놓았습니다.
이대로 따라서 만드셔도 되고 각 회사의 취향에 맞게 고치셔도 됩니다.
일단 연습이니 첨부 샘플 파일의 방식을 따라 해 보겠습니다.

 2-1. 견적 의뢰서 만들기

우선 빈 엑셀 파일을 하나 새로 엽니다.

그리고 회사 서류 만들기 1단계 에서 만들어둔 “문서헤드 가져오는 작업을 합니다.

검색창이 나오면 회사 서류 만들기 1단계 에서 만들어둔 “문서헤드”를 선택합니다. 

우선 연습으로 첨부된 엑셀파일 “견적서” 에서 “견적의뢰서” 와 똑같이 글씨를 쳐서 작업해 봅니다.

 2-1-1. 글씨의 종류와 크기  

글씨 종류나 크기 등은 첨부 견적서를 참조하시면 됩니다.
다른 글씨체나 크기를 쓰셔도 상관 없습니다.

 2-1-2. 회사 도장과 사인

서류 아래 부분에 보시면 저의 회사와 사인 도장이 있습니다.

만일 도장이 없으면 회사도장과 “COPY” “ORIGINAL” 도장 하나씩 파두길 권합니다.

회사 도장은 가운데 사인이 없는 것으로 만들어서 나중에 사인하고 스캔 받은 것입니다.
사인 있는 채로 만드는 것도 있지만 없는 것으로 만드세요.
흑백 문서에 이 도장을 찍으면 바로 원본처럼 보입니다.
그래서 여러 모로 사용이 되니 하나씩 파 두시는 것이 좋습니다.
물론 자기 회사의 이름으로 만들어야 합니다.

도장을 만들었으면 회사 서류 만들기 1단계 2. 사진 찍어 명함에서 로고 뽑아 내는 법을 참조하시어
도장을 그림을 뽑아서 “문서헤드” 보관한 폴더에 같이 보관해서 필요할 때 마다 사용하시면 됩니다.

이제 빈 “견적의뢰서”가 완성 되었습니다.

 2-2. 견적 의뢰서의 내용 종합장에서 받기

이 빈 “견적의뢰서”의 내용을 “종합장” 에서 받아와서 채웁니다.
일단 예제로 “거래처1”로 보낼 “견적의뢰서” 를 만들어 보기로 하겠습니다.

견적의뢰서 빈 문서를 불러와서 머리글의 내용 중 구매처, 선명, 문서번호와 견적 보낼 일시만 적으면
머리 부분은 다 되었고
이제 내용은 “구매 1” 거래처에 보낼 내용만 뽑아서 불러오면 됩니다.
다 불러와서 “구매1”외의 거래처 내용을 없애거나
“구매1”만 뽑아서 복사해 붙여 넣기 하면 될 것 같습니다. 

이 작업이 끝나면 저는 보통 “문서번호+구매처이름” 이라고 저장합니다.
이 경우는 “SP-231120-01-구매처1” 이 되겠네요

 2-3. 엑셀 단축키

이 과정에서 필요한 엑셀의 기법은 복사, 붙여 넣기만 알면 됩니다.
아래 단축키로 표현되는 이 엑셀의 문서 가공방법은
엑셀만 아니라 컴퓨터의 모든 프로그램에서 다 사용됩니다.
기초중의 가장 기초이니 무조건 외워야 하는 것 입니다.
당연히 다 아실 것이라 생각되고 혹시 모르신다면 무조건 외워서 몸에 익혀 두어야 합니다.

Ctrl + C : Ctrl 키와 C키를 동시에 치는 것 : 지정한 내용을 복사하기
Ctrl + X : Ctrl 키와 X키를 동시에 치는 것 : 지정한 내용을 짤라 내기
Ctrl + V : Ctrl 키와 V키를 동시에 치는 것 : 복사 짤라 낸 내용 붙여 넣기
Ctrl + Z : Ctrl 키와 Z키를 동시에 치는 것 : 방금한 내용 취소하기
Ctrl + S : Ctrl 키와 S키를 동시에 치는 것 : 여태 작업한 것 저장하기
Ctrl + P : Ctrl 키와 P키를 동시에 치는 것 : 작업내용 프린트 하기
Ctrl + ;  : Ctrl 키와 ; 키를 동시에 치는 것 : 오늘 날짜 자동 받기
Ctrl + Home : Ctrl 키와 Home 키를 동시에 치는 것:문서의 제일 처음으로 가기
Ctrl + End : Ctrl 키와 End 키를 동시에 치는 것 : 문서의 마지막으로 가기

물론 이외에도 단축키는 더 있습니다.
하지만 여기 소개된 이것들은 필수로 다 외우시길 바랍니다.

 3. 종합장 완성

구매처에 견적의뢰서를 보내서 회신을 받았으면 종합장에 구매단가를 쳐 넣습니다.
이제 마진만 쳐 넣으면 손으로 직접 쳐 넣어야 하는 부분은 끝이 났습니다.

마진은 사장님이 원하는 대로 숫자를 치시면 됩니다.
나머지 숫자로 된 빈칸은 다 계산식을 넣어 자동으로 채워 지게 하면 됩니다.

 3-1. 마진

마진은 %로 되어있습니다.
만일 30% 의 이윤을 보시고 싶으면 30이라고 치면 됩니다.
품목마다 몇% 마진을 보실지는 알아서 하시면 됩니다.
사장님 맘대로 입니다.

 3-2. 계산식 넣기

 3-2-1. 구매합 H12 ~ H16

구매합이 있는 난은 H12 ~ H16 난 까지 입니다

이중 [구매합] = [수량] x [단가] 입니다.
말로 표현하면 H12 = D12 x G12 입니다.
이걸 실재 엑셀에서 어떻게 표현 했느냐를 보면 쉽게 알 수 있습니다.
H12를 찍으면 화면 위쪽에 수식이 보입니다.

생각한 수식과 거의 같고 중간 x대신 * 표시만 다릅니다.
즉 “D12*G12” 라고 쓰면 됩니다.
H12~H16 까지 다 같은 방식입니다.

엑셀은 머리 좋은 사람이 만들어서 수식을 적힌 곳을 복사해서 붙여 넣기 하면
수식을 다 자기 위치에 맞게 변형해서 복사해 줍니다.

즉 H12를 H13~G16까지 복사해서 붙여 넣으면 수식들이 다 위치에 맞게 변형되어 복사 됩니다.
생각한대로 합계를 받아 온다는 겁니다 . 진짜인지 해 볼까요?

그럼 H13~H16까지 선택 후 Del 키를 눌러 내용을 다 지웁니다.
이제 H12를 복사 [Ctrl+C] 해서 H13~H16까지 [Ctrl+V]하여 붙여넣기 해 봅니다. 
이 과정을 그림으로 표현하면

이렇게 [구매합]이 끝났고 K12~K16 까지 [판매합]도 같은 방법으로 수식을 넣고 복사해 줍니다.

그럼 가로 쪽 합계 계산식은 완료 되었습니다.

 3-2-2. 전체구매합계 수식으로 입력하기   

구매합계 는 [구매합]을 다 더한 값 입니다.
즉 H12~H16까지 합계를 다 더하면 됩니다.
H18을 찍어 이미 적혀있는 수식을 보면 “=SUM(H12:H17)” 라고 보입니다.
( H17까지 더한 이유는 혹시 품목이 추가 할 때를 대비해서 식에 포함한 겁니다 )
이것이 H12~H17까지 다 더해라 라는 엑셀의 명령 식 입니다.
이 수식을 잘 기억해서 응용하면 됩니다.
즉 “=SUM(  시작 : 까지 )” 형식입니다.
이대로 복사하고 시작과 까지만 찾아서 넣으면 됩니다.

 3-2-3. 전체구매합계 자동합계로 입력하기

이 수식을 외우기 싫으면 한가지 방법이 더 있습니다.
엑셀 머리부분에 오른쪽 끝부분에 있는 “자동 합계” 를 이용합니다.

이 방법을 응용하면 마우스로 드래그를 하는 모든 곳의 합계를 낼 수 있게 됩니다.
예를 들어 만일 견적서 1~10 이 아니라 2~5번까지 합계를 계산할 일이 있으면
자동합계 하고 마우스로 2~5번 합계를 드래그하여 긁으면 답이 나온다는 말 입니다.

같은 방식으로 세로 [전체 판매합계] [전체 이윤합계]도 수식을 넣으면 됩니다.
자동합계 수식을 직접 넣어도 되고,
[전체구매합계] 난을 복사해서 [전체 판매합계] [전체 이윤합계] 에 붙여 넣기 해도 됩니다.

물론 이윤% 합계 난의 수식은 이런 더하는 수식이 아니라
이윤 계산하는 수식을 넣어야 합니다.

물론 이유야 아시겠지요?
이윤은 다 더해서 나오는 것이 아니므로 다 더하는 합계는 의미가 없기 때문입니다.
그래서 계산식을 넣어야 합니다.
간단히 M18 N18은 각각 M16과 N16을 복사하여 붙여 넣기 하면 됩니다.

 3-2-4. 판매단가 J12

[판매단가] = [구매단가] + [이윤] 으로 계산하면 됩니다.

그럼 [이윤]만 계산하면 됩니다.

만일 30% 이윤을 보고 싶으면 [마진] 칸에 30 이라고 칩니다.
예를 들어 구매단가 200원 짜리 물건을 팔아 30% 붙이면
[200 x 0.3 = 60] 으로 60원의 이윤이 생기는 것입니다.
30% =( 30 나누기 100) = (30/100) = 0.3 라고 수식이 됩니다.
결국 [이윤] = [구매단가] x [마진]/100 이 됩니다.

이제 [이윤] 을 구하는 수식이 완성 되었으니 [판매단가]가 구해집니다.

[판매단가] = [구매단가] + [이윤] 입니다.  
그러므로 계산식은 [판매단가] = [구매단가] +([구매단가] x [마진]/100 )
그러므로 [판매단가] = [구매단가] x (1+ [마진]/100 ) 이 됩니다.
이렇게 하면 결국 [판매단가] = [구매단가] x [1.3] 이라고 계산됩니다.

복잡하게 말했지만 실생활에선 30% 마진이면 [구매단가] x 1.3 이고
15% 마진이면 [구매단가] x 1.15 가 되겠지요.
하지만 엑셀에선 산수 계산식으로 표현해야 하니 이렇게 복잡합니다.
그럼 이걸 엑셀로 표현을 해 봅니다.

판매단가 제일 처음 식인 [J20] 칸으로 이야기 합니다.

위에서 얻은 수식 [판매단가] = [구매단가] x (1+ [마진]/100 ) 에 일일이 대입합니다.
[판매단가] = J12 , [구매단가]=G12 ,  [마진]=I12  이므로
J12 =G12 x ( 1+I12/100) 입니다 곱하기는 *로 바꾸어야 하니…
J12 =G12 *( 1+I12/100) 입니다.

진짜 그런지 샘플 엑셀의 J12를 찍어 수식을 확인해 봅니다.

예 잘 대입되었습니다.
이제 아래번호의 판매단가들은 다 J12를 복사해서 붙여 넣기 하면 다 완성됩니다.
수식이 다 넣어 졌으니 마진만 자기가 원하는 대로 치면 판매단가는 다 자동으로 계산 되게 만들어 졌습니다.

 3-2-5. 이윤 L12  

이윤은 판매대금 계산식에서 설명한 대로 산정해도 되지만
[판매단가]-[구매단가] 로 간단히 생각해도 됩니다.
결론은 같으니까요.
샘플 파일에서 보면 L12=[K12]-[H12] 입니다.
아래쪽도 (L13~L16) 다 [L12] 를 [복사]해서 [붙여 넣기] 하면 됩니다.

 3-2-6. 이윤 % 표시방법

제일 먼저 이윤의 표시 방법에 대해 이야기 합니다.

이윤의 % 계산법은 [이윤금액] 을 [판매단가]로 나눈 백분율 입니다.
백분율이니 단순 금액을 나누면 소수점으로 표현 됩니다.
해서 나온 결과를 100을 곱해야 보기 좋게 마진처럼 숫자로 나옵니다.

100을 곱하지 않고 백분율로 표시하는 방법도 있는데
그건 아래 그림설명 처럼 [셀서식] 을 이용하여 셀의 서식을 변경하면 됩니다.
저는 맘에 안 들어서 그냥 숫자로 표현합니다. 취향대로 하시면 됩니다.

 3-2-7. 마진이 있는데 이윤% 다시 구하는 이유

일단 샘플 엑셀 [종합장]을 보시면 [마진] 과 [이윤%1] 이 같습니다.
똑 같은걸 왜 다시 표시하는 이유는 판매단가를 수정하는 경우가 생기기 때문입니다.
즉 일원 단위를 없애거나 십원 단위를 백원 단위로 올리는 등의 경우에 이 [이윤%]를 사용합니다.

하지만 [구매단가]를 “2345” 원이라고 치고 [마진] “30”을 치면 판매가는 “3,049” 원이 됩니다. 
보통 이 경우 우리는 “3,000” 원이나 “3,050” 원으로 견적서 내지 “3,049”라고 보내지 않습니다.
그럼 [판매단가]를 “3000”원으로 고쳐 봅니다.

이제 [마진]과 [이윤%1] 이 달라졌습니다. 판매 금액이 달라졌으니 당연하지요.

일단 [판매단가]를 강제로 숫자로 치면 이제부터는 [마진] 금액을 바꾸어도 [판매금액]이 바뀌지는 않습니다.
왜냐하면 [판매단가]의 수식이 정수로 바뀌었기 때문입니다. 수식이 지워진 것이지요.
즉 [마진]을 바꾸어서 [판매금액]을 수정 하는 게 안됩니다.
하지만 [판매금액]을 바꾸면 [마진]이 변하는 것이 보여집니다.
즉 [판매금액] 변동에 따라 내 이윤 [마진]을 자동 계산해 볼 수는 있습니다.

이 두 가지를 잘 이용하면 일단 [마진]으로 [판매단가]를 대충 정하고
다시 [판매단가]를 미세 조정하여 견적서를 완성하고 조정된 최종 이윤을 실시간 확인할 수가 있습니다.

말로는 이해가 안 될 수 있습니다.
임의로 [판매금액] 혹은 [마진] 을 바꿔 쳐서 둘의 자동계산을 확인해 보세요.
눈으로 직접 확인하는 것이 제일 빨리 배우는 방법입니다.

다시 원상태로 돌리고 싶으면 바로 밑의 [판매금액]을 셀을 복사해서 붙이면 도로 수식이 회복됩니다.
아니면 첨부 엑셀 샘플 다시 받아 연습하면 되니 여러 가지로 시험해서 이해하시면 됩니다.

이것이 [마진] 이 있는데도 [이윤%] 를 구태여 만든 이유 입니다.

 3-2-8. 이윤%가 2가지인 이유

그 다음 [이윤%] 가 2가지인 이유는

[이유] 금액을 [판매가격]으로 나눈 방식도 있지만 [구매가격]으로 나누어도 이윤은 계산 됩니다.
즉
[판매가격]으로 생각해 매출이 얼마일 때 내 이윤을 계산하는 것과
[구매가격]으로 생각해 내가 얼마의 금액을 집어 넣으면 이윤이 얼마 남는지 계산하는 차이가 됩니다.

조금 어려운 말로 “매출대비 이윤”과 “투자대비 이윤” 이라고 생각하면 되겠지요.

그래서 2가지 이윤을 계산하게 만든 겁니다.

“회사 서류 만들기 1단계 – 문서헤드와 거래처 명단 엑셀로 만들기” 에선
필요한 프로그램과 로고, 문서헤드를 그림판으로 만들고 거래처의 명단 엑셀로 만들기 를 이야기 해 봅니다.

회사를 운영할 때 필요한 서류는 많이 있습니다.
꼭 필요한 서류를 꼽아 볼 때 꼴 필요한 서류는

1. 거래처 명단
2. 견적서, 거래명세서,인수증
3. 발주서
4. 매입장, 매출장
5. 현금출납부
6. 재고장 라고 봅니다.
이것만 있으면 일단 당장 급한 업무는 다 처리가 가능합니다.
그리고 일단 회사를 시작하셨으면
수기든, 엑셀이든, 한글이든 아니면 돈 주고 산 프로그램이든 이 서류는 가지고 있으리라 생각 합니다.

하지만 여기서는 아무것도 없는 회사라고 가정하고 이야기 하겠습니다.
이미 가지고 있는 분은 이 장은 넘어 가거나 혹시 내가 모르는 방법이 있나 참고 하시면 됩니다.

 1. 필요한 컴퓨터 프로그램들

제일먼저 선박회사용 서류를 만들기 위해서 프로그램이 컴퓨터에 깔려 있어야 합니다.
가능한 구하기 쉽고 컴퓨터 사면 거의 기본적으로 깔려 있는 프로그램들로 모든 것을 설명하려고 합니다.

그래서 필수로 컴퓨터에 깔려 있어야 하는 기본은
1) MS 윈도우 10으로 하고 (그림판은 당연히 깔립니다)
2) MS 오피스 2010이상 (엑셀만 있는거 말고 엑세스(ACCESS)가 있는것)
3) 카카오톡
이상 3가지 입니다.

그리고 가능한 있으면 좋은 것은
1) 아크로바트 (Adobe Acrobat. 아무 버젼, 읽기 전용 아님)
2) 포토샵 (제건 CS6 64Bit 입니다. )
3) 애니데스크 AnyDesk (나중에 원격으로 조정해 드릴 필요가 있을까봐)
이렇게 3가지 입니다.

상위 버전을 가지고 계셔도 제가 설명하는 거 따라 하시는 데는 전혀 지장 없을 겁니다.
예제 파일도 하위 버전으로 만들어 놓았으니 상위 버전으로 열면 아무 상관 없이 열릴 겁니다.

이상 프로그램이 없으시면 사무실 컴퓨터 수리하시는 분에게 말하시면 금방 처리해 줄 겁니다.

 2. 사진 찍어 명함에서 로고 뽑아 내는 법

모든 문서 머리글은 글씨로만 해도 관계없지만
아무래도 로고와 예쁜 머리글이 있으면 보기가 좋습니다.

그러므로 로고와 글씨를 배열하여 문서의 머리글을 만드는 법을 먼저 이야기 합니다.
회사 로고는 각자 만드시고, 그 로고는 명함에 있다고 가정하고 이야기 합니다.

혹시 로고가 없으신 분은 따로 만드시길 바라고 없으면 글씨부분만 하시면 됩니다.
참고로 스페이스 마린 문서헤드(문서머리)는 이렇습니다.

나머지 글씨는 타자치는 것이라 문제가 없지만, 로고는 그림이니 따로 작업해야 합니다.

대부분의 경우 로고를 그림으로 따로 보관하시는 분들이 잘 없습니다.
대부분 명함에 있는 경우가 많습니다.

명함 만들어준 곳에 연결하여 달라고 해서 받을 수 있으면 좋지만
안되면 직접 로고를 명함에서 뽑아 내서 파일로 보관해야 합니다.
로고는 써먹을 곳이 많으니 꼭 문서로 보관하세요.

명함의 로고 부분을 뽑아 내려면 명함을 스캐너로 스캔을 받거나
핸드폰 사진으로 찍은 후 뽑아 내야 합니다.
사진보단 스캐너가 좋지만 스캐너가 없으면 사진으로 찍어서 작업합니다.

참고로 제 명함은 이렇습니다.

이 명함을 사진 찍어 카톡으로 받아서 컴퓨터로 가져오는 방법은 아래 그림과 같습니다.

공짜 배경 지우기 프로그램으로 이미지 작업하는 것이 편하고 간단합니다.
물론 이런 프로그램은 remove.bg 한가지만 있는 건 아닙니다.
많은 다른 것도 있으니 아무거나 사용하면 됩니다.

같은 작업을 포토샵으로 해도 됩니다.
포토샵이 공짜 배경 지우기 프로그램보다 더 복잡하고 어렵지만,
이런 간단한 배경 지우기 작업 외에도 모든 그림의 가공 작업을 할 수 있으니
이 기회에 맛보는 것도 좋습니다.

아래 가공은 포토샵 기능 중 제일 간단한 초보 기법입니다.
다른 기능 사용하시면 훨씬 죽이는 로고 뽑아 집니다.
참고하세요.

이제 가공된 결과물은 내 컴퓨터 C: 폴더 “다운로드” 안에 있습니다.

3. 문서헤드 그림판으로 만들기

이제 그림판을 새로 엽니다.

(그림판은 많이 쓰는 것이니 바탕화면이나 컴퓨터 화면 아래 배치하는 게 좋습니다)
그림판을 열고 위에서 작업한 로고를 먼저 c: 다운로드에서 불러 옵니다.

불러온 그림판의 배경 크기를 늘리고 이미지를 가운데로 이동합니다.

이제 글씨를 칩니다.

이 작업을 반복하여

요런 모양을 만듭니다

물론 내용은 글을 읽는 분들의 회사 내용으로 채우셔야 합니다.
참고로 회사이름 SPACE-MARINE는 제 딸이 만들어준 그림입니다.
로고와 마찬가지 그림입니다.
(아무리 찾아도 이런 글씨체는 없습니다. 찾으려고 애쓰지 마세요)

이렇게 그림판에서 머리글을 만들면
자기가 아는 폴더를 만들어 원하는 이름을 주고 저장합니다.
선택 장애 있는 분은
D폴더 에 “엑셀서류” 폴더 만들고 “파일머리” 쯤으로 저장하시면 됩니다.
그림 파일이니 “JPG, PNG” 아무거나 상관 없습니다.
어떤 것이든 엑셀에 삽입하는데 문제 없습니다.  

잘 보관된 로고와 머리글은 견적서, 거래명세서, 인수증 등에서 많이 사용할 것입니다.

 4. 엑셀로 거래처명단 만들기

이제는 머리글 만큼이나 많이 사용하는 회사 서류의 가장 기본인 거래처 명단을 만들어 봅니다.

거래처 명단은 핸드폰 “연락처”와 똑같이 모든 문서에 자동으로 따라다니는 문서입니다.
모든 서류는 거래처 이름으로 구분되고 만들어 집니다.
그러므로 거래처 파일은 가장 기본이고 제일먼저 만들어 관리 해야 하는 문서 입니다.

중요성에 비해 거래처 파일의 만드는 방법은 정말 간단합니다.
사용되는 필요한 엑셀의 기법은 거의 기초 단계 방법입니다.

무슨 내용을 적어 거래처 파일을 만들면 좋은가는
제 경험상 비추어 제목을 만들어 두었고 첨부된 샘플 파일대로 만들었습니다.

그리고 이 내용들은 나중에 이야기할 엑세스 관리 프로그램에도 그대로 사용할 예정입니다.
제가 만든 내용 외에 추가로 관리가 필요한 정보의 내용은 얼마든지 새로 만드셔서 더하여 적으시면 됩니다.

단. 프로그램에 적용할 때 꼭 필요하니 “구분”과 “상호”는 아래 주의 사항을
따라 작성해 주세요.

 4-1. 구분 처리법

“구분”은 “구매/판매/아무것도 없는” 3가지 입니다.
말 그대로 “구매”는 구매처이고 “판매”는 판매처이고
아무것도 적지 않은 것은 아직 실재 거래관계는 없지만 알아둔 업체이름입니다

“구매”의 회사들은 “매입장”을 작성하고 “판매”라고 적힌 거래처는 “매출장”이 만들어 집니다.
그러니 중요 거래처는 꼭 적어주시고 거래가 없으면 비워두세요

만일 글씨를 잘못 타자 치면 매입장, 매출장부터 견적서 등의 모든 서류에서 에러가 납니다.
꼭 타자 틀리지 마세요
(나중 견적 프로그램 제작 때는 자동 입력이라서 상관없지만 엑셀은 직접 치는 것이니 주의하셔야 합니다)

문제가 되는 업체가 생기는데…. 판매와 구매가 같이 일어나는 경우 입니다.
저는 판매/구매 2번 쳐 놓습니다. 즉 같은 회사가 2줄 다 있는 겁니다.
다른 내용은 다 똑같은데, 구분과 상호만 다른 거래처명단이 생깁니다.

그냥 하나만 치면,
나중에 어떤 이유로 판매처만 모을 때나 구매처만 모을 때 누락되어서 이렇게 합니다.
누락돼도 상관 없으면 하나만 기록해도 됩니다.

 4-2. 상호/ 상호 전체 명

다음 “상호”는 주민등록 번호와 마찬가지 고유 번호 입니다.
중복되면 절대 안됩니다.

중복 되지 않게 가능한 짧게 쓰는 게 편 합니다.
상호의 용도는 중복 방지와 긴 이름의 회사를 일일이 타자 치기 힘든 이유에서 입니다.
어떤 회사는 많이 쓰는 회사의 상호를 숫자로 주기도 합니다.
그게 프로그램 견적 칠 때 빠르다고 그렇게 하더군요. 물론 가능합니다.
하지만 다 외워야 하는 단점도 있어서 대부분 회사이름을 줄여서 씁니다.
가령 “마린테크니컬 엔지니어링” 이라는 회사가 있다면 “마엔”같이 줄여 쓰는 것이 보통입니다.
편리하신 대로 정해서 사용하시면 됩니다.

 4-3. 사용 엑셀 기법

사실 거래처는 특별한 엑셀 기법은 거의 없습니다.
구매/판매 구별하려고 색깔 넣은 것과
구매/판매 모아 보기 위한 고급필터가 전부 입니다.

 4-3-1. 색깔 넣기 

글씨 색과 바탕색은 아래 아이콘으로 바꾸시면 됩니다.

너무 기초라서 따로 설명 하지 않겠습니다.
또 가로줄, 세로줄, 혹은 원하는 지역만 선택하여 글씨 색만 바꾸시던지 바탕색을 바꾸시면 됩니다.
샘플에선 구매는 붉은색으로 판매는 파란색으로 칠했습니다.
색은 원하시는 대로 다른 색으로 바꾸셔도 됩니다.

 4-3-2. 고급 필터 사용법

필터는 걸러 낸다는 말뜻과 같이
많은 자료 중 필요한 자료만 골라서 뽑아내는 방법을 말 합니다.

의외로 필터의 사용 방법을 잘 모르시는 분들이 계시더군요.
필요자료를 뽑아 내는 것이니 데이터가 많을수록 굉장히 많이 써먹는 중요한 방법입니다.
엑셀의 필터를 자유자재로 사용하셔야 나중에 프로그램 데이터처리 (엑세스) 배우 실 때 빨리 이해 됩니다.

엑세스로 서류를 만드는 이유도 서류가 너무 많아 잘 정리하자는 이유이니
결국 필터를 사용하려고 다 배운다고 해도 과언이 아닙니다.
“어떤 회사의 매년 매출 변동”,
“부산에 있는 업체 중 년 매출 1억 이상의 회사”등 같이
원하는 모든 내용을 즉시 즉시 뽑아 보게 해 주는 것이 데이터 처리 엑세스 사용 이유입니다.

거래처 엑셀파일에 지금은 샘플 업체만 있지만
만일 1000개 이상의 업체가 있다면 필터가 정말 도움이 많이 됩니다.

그래서 “필터”에 대해 특히 “고급필터”에 대해 간략히 설명합니다.
(물론 다 알고 계시겠지만 모르시는 분들을 위해서…)

거래처는 “구분”을 “구매/판매/아무것도 없는” 3가지로 적었다고 했습니다.
이걸 필터 해 보겠습니다.
쉽게 말해 “구매”만 혹은 “판매”만 모아 본다는 말 입니다.

일단 첨부된 거래처 엑셀 파일을 엽니다.  

이제 구분에서 역삼각형을 누르면 아래와 같이 보이고
요기서 보이는 선택에 따라 구매/판매/ 아무것도 없음(필드 값 없음)만 볼 수 있습니다.  

일단 “고급필터”상대가 되면 역삼각형이 전체 제목에 다 생기면
엑셀 파일 전체를 다 원하는 글씨로 모아 볼 수 있습니다.
예를 들어 머리 제목 12번째 “담당자 직책” 에서 “사장”만 모아 볼 수도 있습니다. 

선용품 회사에서 사용하는 서류가 일반회사와 다른 점은 크게 2가지 인데,
1) 하나는 제품번호를 중시한다는 것과
2) 외국용 서류가 추가 된다는 겁니다.

사용하는 품목이 많다 보니 제품의 고유 번호로 분류를 많이 해 놓아서 제품 번호를 사용하고,
(ISSA, IMPA 코드나 기관 부품코드)
선박이나 외국에 물건을 보내려니 외국 수출서류가 생깁니다.
이 외는 일반 회사와 크게 다르진 않습니다.

다만 선용품 회사는
서류 구분을 각 회사별로 만 구분하는 것이 아니라,
각 회사 안의 선박별로 다시 분류해 놓을 필요가 있습니다.
모든 선박회사들도 배 별로 구별하여 처리하니
자연히 따라서 그렇게 모든 업무가 처리 됩니다.
그 결과 회사별 안에 다시 배 별로 파일이 분류되니 분류가 복잡해 집니다.
그래서 특히 프로그램의 사용이 필요한 분야가 선용품 회사 분야 입니다.
분류가 많고 이전 서류를 찾을 일도 많고, 제품명으로 찾을 일도 많아서 입니다.

그래서 이전 말씀 드린 적 있는 선용품 회사 만들기 13단계 이메일과 컴퓨터 정리 에서
파일 분류를 강조한 것입니다.
20~30년전 일반 회사나 장사를 하시는 분들은 장부와 수기 서류로 일을 하셨습니다.

즉 견적서도 손으로 적어 보내고 상대 회사별로 철을 해 놓고 장부에 매출 매입을 정리 했습니다.
하지만 요새는 수기로 견적서 거래명세서를 정리하는 사람은 거의 없습니다.

여유가 있는 분들은 “얼마에요” 같은 경리 프로그램을 사서 장부 정리와 견적서 정리 등을 다 처리합니다.
하지만 처음 시작하는 분들은 대부분 엑셀로 견적서 만들고 매출장 매입장은 수기로 하시는 분들이 많을 겁니다.
그러다 거래가 늘어나면 그때서야 “얼마에요”같은 경리 프로그램을 생각합니다.

하지만 선용품 회사 중에는 “얼마에요” 같은 경리 프로그램에서 제공하는 견적서를 사용하는 곳은 거의 없습니다.
선용품 도매상에서는 일부 사용하지만,
선박에 납품하는 선용품 도매상에선 100% 없다고 해도 과언이 아닙니다.
위에 말한 선용품 코드와 국내, 외국거래를 “얼마에요”같은 프로그램은 만존 시키지 못하기 때문입니다.

그래서 선박 회사나 선용품 회사용 전문 견적서관리 프로그램이 따로 만들어지고 사용되고 있습니다.
그 중 대표적인 것이 해양대 출신분이 만드신 삼X컴퓨터에서 만든 프로그램과
세관 면세품 관리 프로그램으로 회사를 시작한 (주)이XX 의 프로그램입니다.

상대적으로 규모가 작은 회사는 삼X 컴퓨터 프로그램을 주로 사용하고,
약간 규모가 큰 회사는 거의 대부분 이XX 프로그램을 사용하고 있습니다.

문제는 둘 다 가격이 만만치가 않습니다.
그리고 더 큰 문제는 둘 다 수정이나 보완이 거의 안됩니다.
특별 주문하여 아예 주문회사 전용으로 만들지 않으면
일반 품으로는 각 회사별 사용환경에 맞춘 약간의 수정도 안됩니다.

이렇게 시중에 나와 있는 프로그램을 구입하지 못하는 가난(?)한 회사는
손으로 서류 만들거나 엑셀로 만들어 사용했습니다.
그러다가 조금 형편이 좋아 지거나 서류의 양이 워낙 많아서 도저히 엑셀로 안되면
이 두 회사의 제품을 구입하여 사용했습니다.

저도 선용품 회사 근무 때 이 두 회사가 만든 프로그램을 알게 되어
두 가지 프로그램을 다 사용해 보았습니다.
하지만 저에겐 이 두 회사가 주는 프로그램을 수정해주지 않는 점이 너무 아쉬웠습니다.
그래서 결국 제가 만들기로 했습니다.

어떤 프로그램으로 이 견적프로그램을 만들까 고민하다가
어느 회사이든 다 사용하는 프로그램으로 만드는 것이 제일 좋을 것 같아
선택한 것이 마이크로 소프트 오피스 (Microsoft Office) 프로그램이었습니다.

윈도우는 전세계 모든 컴퓨터에 다 사용하고 있고, 엑셀로 다 사용하고 있으니,
엑셀 사면 같이 주는 오피스( MS-Office) 라는 프로그램을 사용하기로 했습니다.
오피스 중에 하나인 데이터베이스 프로그램인 엑세스 (Access) 입니다.

그 엑세스로 견적서 프로그램을 직접 만들고 사용하면서 수정사항 고치고 하다 보니
이제는 완성이 되었습니다.

지금은 제가 사용하는 모든 서류는 다 엑세스로 직접 만든 것으로 사용합니다.
제가 사용하는 것을 보고 자기 회사도 만들어 달라는 분들이 있으면,
아주 친한 사람만 수고비 받고 만들어 주기도 했습니다.

저야 저 혼자 스스로 만들었으니 모든 프로그램 수정사항에 대해서도 가능합니다.
당연히 자기 회사에 딱 맞는 수정사항도 다 감안해 프로그램 제작을 해 주는 것이 가능합니다.
그렇게 몇 곳 프로그램 만들어 주다 보니 지금은 제 프로그램 사용하시는 분들 꽤 되는 걸로 알고 있습니다.
찾아 보니 한 30여곳은 됩니다. (아마 지금은 사용 하지 않는 분들도 있겠지요)

이 “선용품 회사 사류 만들기” 에서는 저의 경험을 바탕으로 선용품 회사에서 사용하는
모든 서류를 만들고 관리하는 노하우를 소개 하려고 합니다.
엑셀로 당장 필요한 서류를 만들어 사용하는 방법부터,
엑세스로 만들어 서류 관리하고 자기 회사에 맞게 수정하는 법도 이야기 해 보려고 합니다.

일반 회사에서도 당연히 다 사용 가능하니 조금이라도 회사 운영이 도움이 되면 좋겠습니다.